Материалы:складской учет

    Акт составляется комиссией, в состав которой  в обязательном порядке входит материально  ответственное лицо, представитель  отправителя (поставщика) или представитель  незаинтересованной организации.

    Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

    Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления.

    В некоторых случаях, когда отдельные  партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного  испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу.

    Записи  в данной книге ведутся с подразделением материалов: "Материалы, ожидающие  приемки" и "Материалы, принятые на ответственное хранение". На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно, и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

    Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение.

    Такими  документами могут выступать  накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

    Учет  движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

    Методическими указаниями N 119н предусмотрено два  основных метода складского учета при  хранении материальных ценностей на складах организации: сортовой и  партионный. От выбранного метода учета  материальных ценностей зависит порядок оформления складских документов.

    Рассмотрим  подробнее каждый из них.

    Сортовой  метод учета изложен в п. п. 136 - 140 Методических указаний N 119н.

    При сортовом методе учет МПЗ ведется  на карточках сортового учета, в  которых отражается наличие и  движение ценностей.

    Сортовой  способ учета на складах применяется  в тех случаях, когда хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета  времени поступления и цены их приобретения. При этом материально  ответственные лица на каждую номенклатуру ценностей заводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке материала, но и по сорту, единице измерения, цвету и другим характеристикам.

    Карточки  складского учета открываются на год. Снабженческо-сбытовая служба, открывающая карточку, проставляет в ней номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марку, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, учетную цену и другие необходимые реквизиты.

    Следует учесть, что на каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка складского учета. Карточки регистрируются работниками бухгалтерии в специальном реестре, при этом на карточке проставляются ее номер и виза работника бухгалтерии.

    Заведующий  складом или кладовщик получает карточки складского учета под расписку в реестре и заполняет в них реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей.

    Когда первый лист карточки заполнен, для  дальнейшего отражения движения материальных ценностей открывается  второй и последующий листы этой же карточки. Листы нумеруются и скрепляются.

    При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками  материальных ценностей, вместе с тем  трудно различить материальные ценности одного сорта, поступившие по разным ценам.

    При сортовом способе хранения выбор  ценностей для реализации осуществляется произвольно. При этом для оценки материальных ценностей возможно использование  методов средней цены, цены единицы  запасов, ФИФО (по ценам первых закупок).

    Записи  в карточку складского учета делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей при большом объеме записей.

    На  складах с небольшим ассортиментом  и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и складские книги не ведутся).

    Партионный  метод учета изложен в п. 242 Методических указаний N 119н.

    При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так далее), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству, допускается считать одной партией.

    Каждую  партию регистрируют в журнале поступающих  материальных ценностей. Порядковый номер  регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается  в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

    На  каждую партию материально ответственное  лицо открывает партионную карту  в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

    Партионная  карта (форма N МХ-10) утверждена Постановлением Росстата 9 августа 1999 г. N 66 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в  местах хранения" (далее - Постановление N 66).

    Записи  в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного  документа к поступившим материальным ценностям с указанием его  номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

    В расходной части партионной карты  указывают дату отпуска и номер  документа, количество отпущенных ценностей  в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец  месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

    После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии партионная карта закрывается материально  ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от принятого на учет количества. Акт вместе с партионной картой материально ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

    Если  при проверке данной партии выявляется недостача материальных ценностей  в пределах норм естественной убыли, ее списывают за счет организации, а  недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально  ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, принимают к учету.

    Постановлением N 66 утверждены следующие документы:

    - Акт о расходе товаров по  партии (форма N МХ-11);

    - Акт о расходе товаров по  партиям (форма N МХ-12).

    Названные документы применяются при полном израсходовании каждой партии товаров и составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

    Акт по форме N МХ-11 оформляется при наличии расхождений данных по приходу и расходу по отдельной партии. В иных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт формы N МХ-12.

    Партионный  учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии).

    Данный  вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета  не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах).

    Таковы  основные методы учета материальных ценностей на складах. 

В.В.Семенихин

Подписано в печать

11.05.2010