Материалы:складской учет

"Налоги" (газета), 2010, N 20 

МАТЕРИАЛЫ: СКЛАДСКОЙ УЧЕТ 

    Практически каждая организация в процессе осуществления  своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов материальных ценностей. Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей, в каждой организации должны быть оборудованы склады и кладовые. Склады должны своевременно обеспечивать производство материальными ценностями, а также своевременно представлять информацию о наличии и движении таких ценностей.

    В данной статье рассмотрим: виды складских помещений, организацию складского учета на предприятии, основные методы учета материальных ценностей на складе. 

    В крупных производственных и торговых организациях, в организациях, выполняющих  работы и оказывающих услуги, для хранения материальных ценностей создаются центральные (базисные) склады, находящиеся в ведении непосредственно руководителя организации или отделов снабжения и сбыта.

    Нередко хранящиеся на складах материальные ценности требуют различных условий  хранения, поэтому центральные склады, как правило, создаются специализированными. На этих складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения, позволяющие исключить порчу материальных ценностей и потерю их свойств.

    Помимо  центральных (базисных) складов в  организациях создаются склады и кладовые в цехах, филиалах и других подразделениях.

    Складские помещения можно подразделить на следующие виды:

    - складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей. Зону склада, в которой выполняются логистические операции, связанные с подготовкой укомплектованной продукции к выдаче и отгрузке, а также упаковывание, нанесение маркировки, оформление перевозочных документов, иначе называют экспедицией;

    - складское помещение подсобного назначения - это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

    Складское хозяйство следует организовать таким образом, чтобы избежать создания излишних промежуточных складов и кладовых. Не должно допускаться перемещение материальных ценностей с одних складов в другие.

    Целесообразно склады разделять на отдельные секции, внутри которых размещать запасы по группам, типам, сортам, укладывая  их в штабели, на стеллажи, полки, в закрома, мешки, ящики и другую тару. Такое размещение запасов позволит обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки их наличия.

    В местах хранения каждого вида запасов  необходимо прикреплять ярлыки, на которых следует указывать данные о находящемся на хранении запасе: его наименовании, номенклатурном номере, единице измерения, цене и отличительных признаках, таких как марка, артикул, размер, сорт и другие.

    Места хранения, склады и кладовые должны быть оснащены необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами, мерной тарой для обеспечения точного измерения количества запасов, их переосвидетельствования и клеймения.

    Немаловажное  значение имеет внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов  в подразделения организации по заранее согласованным графикам.

    Для контроля за сохранностью запасов большое  значение имеет определение в  организации круга лиц, ответственных  за приемку и отпуск запасов по каждому складу, за правильное и  своевременное документальное оформление операций по движению запасов, а также за сохранностью запасов.

    С заведующими складами, кладовщиками, экспедиторами и другими работниками  должны быть заключены в установленном  порядке договоры о материальной ответственности. Если в штате организации не предусмотрена должность заведующего складом, его обязанности могут возлагаться на другого работника с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.

    Следует учесть, что увольнение или перемещение  материально ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером организации.

    Освобождению  материально ответственных лиц  от занимаемых должностей должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними материальных ценностей.

    Передача  материальных ценностей другому материально ответственному лицу осуществляется по акту, который подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

    В организациях должен быть определен  перечень должностных лиц, имеющих  право подписывать первичные документы на получение и отпуск со складов материально-производственных запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов из мест хранения.

    Данный  перечень должен быть согласован с  главным бухгалтером и утвержден  руководителем организации, в нем  должны быть указаны должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, а также виды операций, по которым данное лицо имеет право принятия решений.

    Итак, из вышесказанного можно сделать  вывод, что контроль за движением  и сохранностью материальных ценностей  в организации осуществляется путем составления и утверждения:

    - схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе разработанные в организации), указываются должностные лица (утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой);

    - реестра мест хранения. Выше было отмечено, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;

    - единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;

    - рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному);

    - порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

    Все материальные ценности, поступающие  в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

    В некоторых случаях в интересах  производства материальные ценности целесообразно  направлять непосредственно в соответствующие  подразделения организации, минуя склады. Тем не менее такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок.

    В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, т.е. без завоза на склад или в кладовую.

    Следует учесть, что перечень материалов, которые  могут транзитом направляться в  подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

    Материальные  ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

    Материалы должны приниматься к учету в  соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

    На  практике нередки случаи, когда материалы  поступают в одной единице  измерения, например в тоннах, а отпускаются  со склада в другой единице измерения, например в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

    Если  в документах поставщика указана  более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято  в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

    В п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина  России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н), сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода.

    В акте перевода в другую единицу измерения  следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

    Одновременно  определяется учетная цена материала  в новой единице измерения. В  карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

    Пунктом 49 Методических указаний N 119н установлено, что приемка и принятие к учету  поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма N М-4).

    Вместо  оформления приходного ордера допускается  проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

    Помимо  Методических указаний N 119н на это указывает и Письмо Минфина России от 29 октября 2002 г. N 16-00-14/414 "Об оформлении документов по приемке и оприходованию материалов".

    Приходный ордер (форма N М-4) применяется для  учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших  материальных ценностей материально  ответственным лицом в одном  экземпляре в день поступления ценностей на склад. В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа "Номер паспорта".

    На  массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и  другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходного ордера в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

    На  практике нередки случаи, когда при  приеме материальных ценностей материально  ответственным лицом выявляется несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика. В такой ситуации приходный ордер формы N М-4 не составляется, а составляется Акт о приемке материалов (форма N М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

    Данный  акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.