Гарантии и компенсации

Условия возмещения затрат

В трудовом законодательстве понятие компенсации дано в ст. 164 ТК РФ: это денежная выплата, возмещающая работнику затраты, связанные с выполнением трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Установленные в ст. 188 ТК РФ нормы в отношении использования личного имущества работника содержат ряд условий, при которых возмещение должно быть произведено.

Первое условие  – использование работником личного  имущества.

Существует точка  зрения, что имущество должно использоваться работником самостоятельно. Однако на надомников это правило не распространяется, поскольку ч. 1 ст. 310 ТК РФ предусматривает, что надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают. 

  Какие виды личного  имущества могут  быть использованы  работником?

Специалисты уделяют  внимание вопросам возмещения затрат, связанных с использованием личных автомобилей работников, – от амортизации автомобиля до затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт, запчасти, расходы на парковку и т. д. Закон не ограничивает работодателя каким-либо конкретным перечнем; в качестве личного имущества может выступать компьютерная и иная оргтехника, инструмент, мобильный телефон.

Из практики следует, что в качестве «личного»  работник может использовать как  имущество, принадлежащее ему по праву собственности, так и имущество, используемое им на основании доверенности от собственника. Как правило, в качестве примера приводится только управление автомобилем, однако иное имущество также может быть использовано работником при соответствующем оформлении права пользования.

Второе условие  для возмещения затрат: имущество  работника используется в интересах  работодателя. Следует отметить, что  налоговые органы, проверяя экономическую  обоснованность расходов работодателя, уделяют внимание должностным инструкциям работников: связаны ли производимые затраты с должностными обязанностями работника.

Третье условие  – использование личного имущества  производится работником с согласия или ведома работодателя. При этом работодатель в соответствии со ст. 20 ТК РФ выступает как физическое лицо либо как юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

Необходимо отметить, что данное условие весьма расплывчато, поскольку ТК РФ не содержит обязанности  закреплять согласие или извещение  работодателя письменно.

Четвертое условие  – размер возмещения расходов должен быть установлен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Требование о  закреплении размера возмещения в письменном соглашении сторон защищает интересы работника, препятствует возникновению  злоупотреблений со стороны работодателя. При наличии письменного соглашения отказаться от выплаты возмещения работнику под предлогом отсутствия согласия невозможно. Кроме того, письменное закрепление обязательств сторон по данному вопросу – в интересах работодателя, поскольку способствует снижению налогооблагаемой базы.

В зависимости  от рабочего объема двигателя автомобиля нормы расходов составляют: 
- до 2000 куб. см – 1200 руб. в месяц, 
- свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц; 
- для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Данное Постановление  не распространяется на бюджетные организации.

Письмо от 21.07.92 № 57 установило: компенсация работнику может быть выплачена только в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами работника в соответствии с его должностными обязанностями.

Для того чтобы  иметь основания для применения ст. 188 ТК РФ, работодатель обязан письменно оформить соглашение с работником о размере возмещения расходов. Как правило, этот вопрос подробно фиксируется в трудовом договоре либо дополнении к нему.

Для надлежащего  экономического обоснования выплат также необходимо помнить, что ст. 188 ТК РФ определяет два вида выплат, которые производит работодатель: 
1) компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику; 
2) возмещение расходов, связанных с использованием указанного имущества.

Каким образом работодателю можно произвести расчет возмещения?

Что касается компенсации  за использование и износ (амортизацию), то применяется Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1).

В качестве примера  можно привести использование персонального  компьютера. Он включен в третью амортизационную группу, срок полезного использования – от 3 до 5 лет. Исходя из стоимости компьютера 20 000 руб. и срока полезного использования 3 года (36 мес.), можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 555 руб. 55 коп. (20 000 руб. : 36 мес.).

В отношении  возмещения расходов, связанных с  использованием имущества работника, в качестве подтверждающих расходы  могут быть приняты самые различные  документы – в зависимости  от вида имущества.

Например, если используется компьютер, то расходы можно подтвердить кассовыми, товарными чеками на расходные материалы – бумагу, тонер, счетом-фактурой, актом на выполненные ремонтные работы.

При использовании  автомобилей расходы могут быть подтверждены чеками на горюче-смазочные материалы, кассовыми и товарными чеками на запчасти, квитанциями об оплате услуг станций техобслуживания и т. д.

Оформление  расходов

 Каким образом оформить выплату работнику  компенсации за использование  личного имущества?

Трудовой кодекс РФ в ст. 188 содержит единственное требование к оформлению: указание в соглашении сторон трудового договора размера возмещения расходов.

Как уже говорилось, размер возмещения можно закрепить как в трудовом договоре, так и в дополнении к нему. Однако часто работодатель сталкивается с «претензиями» налоговой инспекции к экономической обоснованности произведенных затрат. Одного указания в трудовом договоре на размер возмещаемых затрат оказывается недостаточно.

В соглашении между  работником и работодателем желательно указать следующие сведения:

• вид используемого имущества и его характеристики (наименование, технические и регистрационные данные);
• права работника в отношении имущества (в собственности, на основании доверенности и др.);
• порядок использования имущества;
• размер возмещаемых расходов: компенсации за использование, износ (амортизацию) имущества, а также размер выплат, связанных с использованием имущества;
• порядок возмещения расходов (например, выплата производится на основании приказа работодателя при предъявлении работником документов, подтверждающих расходы);
• срок использования имущества;
• сроки возмещения расходов.

Для заключения соглашения и выплаты компенсации работник должен представить: 
- документы, подтверждающие права на используемое имущество (например, договор купли-продажи, регистрационное свидетельство и др.); 
- документы, подтверждающие характеристики имущества (например, техпаспорт, сертификат и др.); 
- документы, подтверждающие произведенные расходы (например, чеки, акты выполненных работ/услуг и др.).

В качестве дополнительных документов, которые может затребовать  налоговая инспекция, можно назвать: 
1) должностную инструкцию работника, подтверждающую взаимосвязь расходов c его служебной деятельностью; 
2) документы, подтверждающие выплату работнику сумм (расходный ордер, в случае перечисления на карточку – выписка из лицевого счета и др.); 
3) в случае, если размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника, невозможно установить в твердой сумме непосредственно в соглашении (поскольку он может изменяться в связи с повышением цен, необходимостью срочного ремонта и т.д.), в соглашении должна быть ссылка на документ, где определялся бы размер расходов работника за определенный период.

Сроки выплаты компенсации

ТК РФ не устанавливает  конкретных сроков выплаты компенсации. Данный вопрос решен в письме от 21.07.92 № 57. Пункт 5 указывает: «…компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней».

Пункт 6 письма от 21.07.92 № 57 в отношении использования автомобиля сотрудника указывает: «…за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается».

Полагаем, что  данное положение обоснованно и  применимо к возмещению расходов и в отношении другого имущества, поскольку в вышеуказанные периоды  работник имущество не использует (по крайней мере, в служебных целях) и не производит затрат на эксплуатацию, следовательно, расходы возмещению не подлежат. 

5. Компенсация педагогическим  работникам образовательных  учреждений с целью  содействия их  обеспечению книгоиздательской  продукцией  

8. Педагогическим  работникам федеральных государственных  образовательных учреждений (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере 150 рублей в федеральных государственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 100 рублей - в других федеральных государственных образовательных учреждениях.

Педагогическим  работникам государственных образовательных  учреждений, находящихся в ведении  субъектов Российской Федерации, указанная  денежная компенсация выплачивается  по решению органа государственной  власти субъекта Российской Федерации  в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных учреждений - по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.

С 1 января 2008 года в п. 8 ст. 55 Закона "Об образовании" были внесены изменения Федеральным законом N 258-ФЗ*(1), которые дополнили указанный пункт следующим: педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъекта РФ, денежная компенсация на книгоиздательскую продукцию выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом данным органом, в муниципальных образовательных учреждениях компенсация выплачивается в размере, устанавливаемом органом местного самоуправления. 
Как видно, из вышеуказанного пункта конкретный размер ежемесячной компенсации предусмотрен только для педагогических работников федеральных государственных образовательных учреждений. Для остальных этот размер должен быть определен органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления. Однако следует отметить, что размер компенсации, установленный органами государственной власти субъекта РФ и органами местного самоуправления, не может быть ниже размера, закрепленного за работниками на федеральном уровне. Это не позволит сделать ст. 153 Федерального закона N 122-ФЗ*(2), в которой указано, что при принятии нормативно-правовых актов органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления должны быть соблюдены следующие требования: 
- вновь устанавливаемые размеры и условия оплаты труда (включая надбавки и доплаты), размеры и условия выплаты пособий (в том числе единовременных) и иных видов социальных выплат, гарантии и компенсации отдельным категориям граждан в денежной форме не могут быть ниже размеров и хуже условий оплаты труда (включая надбавки и доплаты), размеров и условий выплаты пособий (в том числе единовременных) и иных видов социальных выплат, гарантий и компенсаций в денежной форме, предоставлявшихся соответствующим категориям граждан по состоянию на 31 декабря 2004 года; 
- при изменении после 31 декабря 2004 года порядка реализации льгот и выплат, предоставлявшихся отдельным категориям граждан до указанной даты в натуральной форме, совокупный объем финансирования соответствующих льгот и выплат не может быть уменьшен, а условия предоставления ухудшены. 
Таким образом, законодатели еще раз подчеркнули, что к компетенции субъектов РФ и органов местного самоуправления относится определение размера компенсационных выплат на книгоиздательскую продукцию педагогам, но при этом не должно произойти ухудшение положения граждан при реализации социального права. 
Обратите внимание: В пункте 8 ст. 55 Закона "Об образовании" не установлено каких-либо ограничений о том, кому и в какие периоды выплачивается эта компенсация. Следовательно, денежная компенсация на приобретение книгоиздательской продукции должна выплачиваться ежемесячно всем педагогическим работникам образовательных учреждений, состоящих в трудовых отношениях с этими учреждениями (в том числе во время нахождения в очередных, дополнительных и других отпусках, в период получения пособия по временной нетрудоспособности и т.д.), а также работающим по совместительству при условии, что по основному месту работу они не имеют права на получение данной компенсации. Об этом сказано в Письме Минобразования РФ от 25.11.1998 N 20-58-4046/20-4 "О выплате денежной компенсации на книгоиздательскую продукцию и периодические издания педагогическим работникам образовательных учреждений". 
Выплата денежной компенсации на книгопечатную продукцию педагогическим работникам образовательных учреждений должна производиться за счет средств соответствующих бюджетов.