Музичне мистецтво, його філософія і суть

 

Висновки до 1 розділу

 

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо)

 

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

 

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж.

 

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

 

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

 

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

 

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

 

Позитивним є власне побудова системи документаційного забезпечення, яка дозволяє здійснювати інформаційний обмін з іншими суб'єктами ринку у визначені строки та на визначених умовах. Негативним є неефективна побудова системи документаційного забезпечення на більшості підприємств України, що зумовлює можливість втрати важливої інформації, невчасного поінформування суб'єктів документаційного обороту, численні помилки та неточності в організації роботи системи.

 

Дані недоліки зумовлюють необхідність удосконалення системи документаційного забезпечення підприємства шляхом використання сучасних технологій організації документаційного обороту, автоматизації діяльності служби діловодства, використання сучасних технологій передачі даних тощо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2.

 

ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ

 

2.1. Сутність інформаційних технологій документаційного

 

забезпечення установи

 

Стрімкий розвиток інформаційних технологій у світовому просторі призвів до активного використання у боротьбі зі злочинністю комп'ютерних інформаційних систем.

 

Основними тенденціями розвитку інформаційних технологій є:

 

удосконалення форм та методів управління системами інформаційного забезпечення;

 

централізація та інтеграція комп'ютерних банків даних;

 

впровадження новітніх комп'ютерних інформаційних технологій для ведення обліку;

 

розбудова та широке використання ефективних та потужних комп'ютерних мереж;

 

застосування спеціалізованих засобів захисту інформації.

 

З розвитком нових інформаційних технологій визначилась тенденція до використання комп'ютерної техніки, поширилась сфера її застосування.

 

Внаслідок цього виникни певні позитивні тенденції, серед яких:

 

загальне підвищення рівня комп'ютерної грамотності працівників підприємства;

 

збільшення переліку комп'ютерних інформаційних обліків;

 

поширення "географії" використання сучасних засобів комп'ютерної техніки в діяльності усіх ланок підприємства;

 

розвиток технологій безпаперової обробки інформації.

 

Головним напрямком перебудови управління і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій. Засоби і методи прикладної інформатики використовуються в управлінні. Нові технології, що базуються на комп'ютерній техніці, потребують радикальних змін організаційних структур управління, кадрового потенціалу, системи документації, фіксування і передачі інформації.

 

Технологія -- це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах труда, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, способах їх з'єднання для створення продукту чи послуги, що відповідають певним вимогам.

 

Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого чи невиробничого, перш за все -- управлінського процесу. Управлінські технології базуються на застосуванні комп'ютерів і телекомунікаційної техніки. Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія -- це комплекс взаємопов'язаних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації труда людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим обладнанням, їх практичні додатки, а також зв'язані з всім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології потребують складної підготовки, значних початкових витрат і наукомісткої техніки. Їх впровадження повинно починатися із створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків в системах підготовки спеціалістів [40, 32].

 

Автоматизована інформаційна технологія (АІТ) -- системно організована для розв'язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основі застосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та зв'язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.

 

Сучасна інформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій. На її основі створено та створюються обчислювальні системи й мережі різних конфігурацій не тільки для нагромадження, зберігання, перероблення інформації, але й максимального зближення термінальних улаштувань до робочого місця спеціаліста та для підтримки прийняття рішення керівника. Основу нової інформаційної технології складають розподілена обчислювальна техніка, "дружнє" програмне забезпечення та сучасні засоби комунікації. Принципова відміна нової інформаційної технології полягає не тільки в автоматизації процесів зміни форми й розміщення інформації, а й у зміні її змісту.

 

Забезпечувальні ІТ -- технології оброблення інформації, які використовуються як інструмент у різних предметних сферах для розв'язання різних задач.

 

Функціональні ІТ -- це модифікація забезпечувальних ІТ, за якої реалізується, будь-яка з предметних технологій. Наприклад, в арсеналі облікового процесу можуть перебувати як забезпечувальні технології (наприклад, текстові й табличні процесори), так і спеціальні функціональні технології (табличні процесори, СУБД, експертні системи, реалізуючі предметні технології) [41,87].

 

Інформаційні технології можна класифікувати за рядом ознак:

 

за способом реалізації в АІС;

 

за ступенем охоплення задач управління;

 

за класом реалізуючих технологічних операцій;

 

за типом користувацького інтерфейсу;

 

за способом побудови мережі;

 

за обслуговуючими предметними сферами.

 

Одна з сучасних тенденцій розвитку інформаційних технологій -- напрям технології "клієнт-сервер". Цей підхід реалізується в технології зв'язування та запровадження об'єктів (ОLЕ), організації локальних мереж і мережевих операційних систем, у глобальних мережах типу Internet, в архітектурі систем керування базами даних, в архітектурі пакетів прикладних програм.

 

Архітектура системи керування базою даних (СКБД) типу "клієнт-сервер" передбачає розміщення клієнтської частини СКБД на робочій станції, а серверної -- на комп'ютері -- сервері баз даних. Робоча станція надсилає на сервер запити на одержання інформації. Ці запити обробляються на сервері серверною частиною СКБД, а результати повертаються на робочу станцію. Така технологія продуктивна через мінімізацію обсягу інформації, яка передається мережею, краще забезпечує захист інформації від несанкціонованого доступу та цілісність даних.

 

Як серверна частина СКБД найчастіше вибирається потужна СКБД класу Місrоsoft SQL Server, Oracle, Informix із розвиненими можливостями захисту даних, розвиненою мовою програмування, здатною працювати з розподіленою базою даних. Як клієнтська частина використовуються прикладні програми на FохРrо, Ассеss або інших засобах, здатні звертатися до сервера із запитами через інтерфейс ОDВС.

 

Останнім часом менеджменти в найбільш розвинутих країнах, зокрема, в США і Японії, орієнтовані на творчі інформаційні технології так званого третього (вищого) рівня. Вони охоплюють повний інформаційний цикл - вироблення інформації (нових знань), їх передачу, переробку, використання для перетворення об'єкта, досягнення нових більш високих цілей.

 

Інформаційні технології третього рівня означають вищий етап комп'ютеризації менеджменту, дозволяють задіяти ЕОМ у творчому процесі, поєднати силу людського розуму і потужність електронної техніки. Повна інтегрована автоматизація менеджменту припускає охоплення таких інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збирання, зберігання і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Основні напрямки автоматизації інформаційно-управлінської діяльності такі: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи АТС, "електронну пошту".

 

До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:

 

персональні комп'ютери, об'єднані у мережі;

 

електронні друкарські машинки;

 

системи для обробки текстів (проблемно-орієнтовані комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості);

 

копіювальні машини;

 

комунікаційні засоби та засоби зв'язку;

 

засоби для автоматизації вводу архівних документів і пошуку інформації на нетрадиційних носіях: магнітні диски, стрічки, мікрофільми, оптичні диски);

 

засоби для обміну інформацією - комп'ютерні мережі, електронна пошта;

 

відеоінформаційні системи; локальні комп'ютерні мережі;

 

інтегровані мережі установ.

 

2.2. Види інформаційних технологій

 

Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв'язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

 

На рівні операційної діяльності вирішуються такі задачі:

 

опрацювання даних про операції, які здійснює фірма;

 

створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

 

одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

 

Прикладом може послужити щоденний звіт про надходження і видачу готівки банком, який формується з метою контролю балансу готівки; або ж запит до бази даних по кадрах, який дозволить одержати дані про вимоги, що висуваються до кандидатів на певну посаду. Існує декілька особливостей, пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

 

виконання необхідних фірмі задач по опрацюванню даних. Від кожної фірми закон вимагає наявності та збереження даних про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути:

 

інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

 

вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

 

виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;