Проблема конфликта

1. Является ли ситуация конфликтной?

Конфликты свойственны любой сфере  человеческой деятельности. Актуальность данной темы обусловлена тем, что конфликты не всегда играют отрицательную роль в развитии организации, зачастую они указывают на недостатки в ее деятельности. Конструктивно разрешенный конфликт (когда правильно определены причины конфликта, мотивы сторон, пути разрешения) может в значительной степени повысить эффективность работы как отдельного сотрудника, так и структурного подразделения или организации в целом. Конфликт – несогласие между двумя или более сторонами (лицами или группами), когда каждая сторона старается сделать так, чтобы были приняты именно ее взгляды или цели, и помешать другой стороне сделать то же самое.

2. Определение структуры  конфликта.

Исполнитель одного из отделов Генеральной  дирекции организации принес документ на подпись заместителю генерального директора. Секретарь отказался  передать документ на подпись, так как  документ был оформлен с отступлениями  от требований Инструкции по делопроизводству. Исполнитель решил действовать напрямик и передать документ непосредственно заместителю генерального директора Документ был подписан и передан в Отдел документационного обеспечения управления для отправки, где он попал в руки к старшему инспектору. Старший инспектор отказался отправить документ, вызвал исполнителя и предложил внести в документ соответствующие изменения. Исполнитель отказался, мотивировав это тем, что "раз документ подписал заместитель генерального директора, то его вполне можно отправить и так". В спор вмешался начальник отдела Документационного обеспечения управлением и поддержал старшего инспектора. Связавшись с секретарем и выяснив, каким образом документ попал на подпись к руководителю, начальник отдела ДОУ попросил исполнителя внести изменения в документ, что и было сделано. После этого исполнитель вновь пытался передать документы заместителю генерального директора, минуя секретаря, объясняя это тем, что тот "придирается к мелочам и задерживает продвижение важных документов". Исполнитель передавал их руководителю лично в руки на совещаниях, в коридоре и т.п. Руководитель брал эти документы, но так как они зачастую попадали к нему на стол со множеством документов по другой теме, это приводило к утере. Вскоре от  филиалов и организаций, сотрудничающих с отделом, где работал исполнитель, стали приходить жалобы на то, что не присылаются ответы на их запросы, предложения, письма и т.д. Секретарь не мог дать никакой информации по этому поводу, так как ничего не знал об утерянных документах. Начальник отдела ДОУ был вынужден обратиться к генеральному директору. После того, как была выяснена ситуация, исполнителю был объявлен строгий выговор, и генеральный директор был вынужден перевести его в один из филиалов. Заместителю был также объявлен строгий выговор.

3. Определение вида конфликта.

Изначально конфликт носил межличностный  характер. Субъектами данного конфликта стали секретарь заместителя генерального директора и исполнитель, оба они являются субъектами нулевого ранга. Затем межличностный конфликт перерастает в конфликт между личностью и группой. Позицию секретаря поддерживают старший инспектор и начальник отдела документационного обеспечения управления. При этом начальник ДОУ находится в первом, то есть в более высоком ранге, чем исполнитель, поскольку он курирует деятельность всех секретарей генерального директора. Наконец, конфликт становится межорганизационным, поскольку в него втягиваются организации и филиалы, которые сотрудничали с отделом, где работает исполнитель. Второстепенными участниками конфликта являются заместитель генерального директора и генеральный директор. Заместитель генерального директора становится пособником, способствуя своими действиями развитию конфликтной ситуации. Арбитром становится генеральный директор, который принимает окончательное решение о переводе исполнителя в один из филиалов фирмы, а так же объявлении строгих выговоров исполнителю и заместителю. 

4. Причина конфликта.

Главной причиной стало разное отношение  субъектов к оформлению документа. В обязанности секретаря, старшего инспектора и начальника отдела ДОУ  входит осуществление контроля за правильным оформлением документов в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Исполнителю же необходимо исполнить документы в срок, возможно, поэтому он не считает обязательным выполнять все требования Инструкции, поскольку это может занимать достаточно много времени. Таким образом, обнаруживается несовершенство существующей инструкции, а так же правил ее применения сотрудниками организации.  Другой причиной конфликта стало нарушение исполнителем правил документооборота в организации, который передавал неверно оформленные документы на подпись руководителю, минуя секретаря. Именно это привело к утере важной информации.  Причиной возникшего межорганизационного конфликта стал факт утери, а так же несвоевременной передачи информации филиалам и организациям-партнерам в ответ на их запросы. 

5. Динамика конфликта.

На данной стадии конфликт не осознается сторонами, однако возникают уже  все основные элементы, образующие структуру конфликта, его причины  и главные участники. Во-первых, есть две стороны, между которыми могут  возникнуть противоречия. В данном случае одна сторона представлена исполнителем, в обязанности которого входит оформление документов; другая сторона – секретарем заместителя генерального директора, старшим инспектором и начальником  отдела ДОУ, кто осуществляет за контроль над соблюдением правил инструкции. Во-вторых, причина конфликта так  же существовала еще до начала конфликта. Ею стало создание Инструкции по делопроизводству, требования которой могли оказаться  излишне трудоемкими, на их соблюдение у исполнителя могло уходить слишком много времени.  Инцидентом в конфликтной ситуации стал отказ секретаря принять от исполнителя неправильно оформленный документ. Это обратимый инцидент, поскольку конфликт мог разрешиться, если бы исполнитель внес необходимые изменения. Однако этого не произошло.

6. Имеющиеся и недостающие  ресурсы, потребности и опасения.

Объектом конфликтной ситуации является соблюдение правил оформления документов. Данный объект физически неделим, поскольку в организации не может существовать нескольких инструкций, содержащих правила оформления документов. Соблюдение данных правил важно обеим сторонам, поскольку документ, оформленный не по правилам, предписанным инструкцией, не будет иметь юридической силы. Это в свою очередь будет препятствовать нормальному функционированию отдела, а также организации в целом. Объект доступен обеим сторонам: одна сторона обязана соблюдать данные правила, другая следит за их соблюдением. Объектом межорганизационного конфликта стала утерянная информация.

7. Стиль конфликтного  поведения.

Данный конфликт можно  определить как неадекватно понятый. Очевидно, что объективная конфликтная ситуация существует, и стороны воспринимают ситуацию как конфликтную, однако исполнитель подменяет реальный объект излишней требовательностью секретаря к оформлению документов, что, по его мнению, только задерживает важные документы. Со стороны секретаря, старшего инспектора и начальника ДОУ объект понят адекватно. 

8. Способ разрешения конфликта.

Конфликт урегулируется третьей  стороной – генеральным директором, путем применения административных санкций к исполнителю, а так  же к пособнику, заместителю генерального директора. Исполнитель, получив строгий  выговор, переводится в филиал организации. Заместителю так же объявляется  строгий выговор.  
Таким образом, при разрешении конфликта была использована технология медиации (посредничества), при которой медиатор был приглашен и введен в курс конфликтной ситуации одной из сторон для воздействия на вторую.  
Данное разрешение конфликта можно считать частичным, поскольку прекращается лишь внешнее конфликтное поведение сторон, истинная же причина конфликта (несовершенство Инструкции по делопроизводству) устранена не была. Таким образом, конфликт может повториться с другими действующими лицами. 

9. Функции конфликта

Конструктивная стадия. На данной стадии в конфликт вовлекается новый участник, старший инспектор. Однако конфликт остается легко разрешимым. Старший инспектор старается найти компромисс с исполнителем и предлагает ему внести в документ соответствующие изменения. Но исполнитель отказывается выполнить его рекомендацию, мотивировав это тем, что документ уже подписан заместителем генерального директора, то есть лицом старшим по должности. Таким образом, начинается деструктивная стадия конфликтной ситуации. Деструктивная стадия. Первая фаза – «трата ресурсов». В конфликт втягивается начальник отдела ДОУ, оппонент более высокого ранга, чем исполнитель. Он обязывает исполнителя внести изменения в документ. Таким образом, обе стороны используют тактику соперничества. Однако на этом конфликт не исчерпан. Вторая фаза – «окопная война». Исполнитель продолжает передавать документы заместителю генерального директора, минуя секретаря. Это приводит к началу нового конфликта между структурным подразделением, где работает исполнитель, и филиалами и организациями, сотрудничающими с ним. Данный конфликт является конструктивным, поскольку он позволил определить наличие слабых сторон организации делопроизводства в компании. В рассматриваемой ситуации разработка новой Инструкции по делопроизводству позволит не только избежать конфликтов с исполнителями, не желающими переделывать документы, но и ускорить процесс составления документов, что естественным образом приведет к более оперативной работе в организации.