Отчет по практике в магазине

Дата

Задание

Выполнение  задания

Время

5.04.

Характеристика организации. Выявление  неформальных организаций. Причины  их возникновения. Должностная инструкция руководителя структурного подразделения

Организация – Объединение 2 и более  лиц взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых  и иных условий для решения своих проблем или для достижения поставленных целей. Магазин «Обувь и К» находящийся по адресу г. Ачинск м-он 1 дом 34.  Основателем, руководителем и продавцом является ИП Балошова. 

Неформальная организация –это спонтанное объединение людей постоянно вступающих в контакт друг с другом. Основными причинами вступления в неформальную организацию являются:

-Чувство принадлежности

-Взаимопомощь

-Защита

-Общение

-Симпатия

Должностная инструкция - это руководство  к действию для самого работника (в частности, для торгового персонала) она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда. Состоит из 5 разделов: 1. Общие положения. 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность (Приложение № 1)

6ч.

6.04.

Характеристика факторов внешней  среды организации. Характеристика факторов внутренней среды организации. Разработка перечня требований, предъявляемых  к профессиональным управляющим.

Внешняя среда- совокупность факторов воздействующих на деятельность фирмы из вне. Она подразделяется на факторы косвенного (макросреда) и прямого (микросреда) воздействия. К макросреде относят:

-Экономическая среда

-Политическая среда

-Технологическая среда

-Социальная среда

К микросреде относят:

-Поставщики

-Потребители

-Конкуренты

-Посредники

-Контактная аудитория (СМИ, гос. органы власти и т.д.)

Внутренняя среда- совокупность процессов в результате которых ресурсы превращаются в товары. В составе внутренней среды выделяют 2 части.

1. Ресурсная- совокупность ресурсов которыми обладает организация.

2.Операционная часть- совокупность  процессов связанных с преобразованием  исходных ресурсов в готовый  товар.

На данную организацию («Обувь и К») влияют такие факторы внешней среды как:

1. Поставщики (Новосибирская обувная фабрика «Корс»)

2. Потребители (в лице жителей  г.Ачинска)

3. Конкуренты ( обувные магазины «Kari», «Монро», «Шпилька», «Шагом Марии», «Ионесси» и др.)

4. Контактная аудитория (гос. органы власти пожарная инспекция, налоговая инспекция, и т.д.)

Факторы внутренней среды:

1. Производство (Уровень запасов)

2. Маркетинг ( Реклама, ценообразование)

3. Финансы и учёт ( Планирование прибыли, эффективная система учёта)

Перечень требований предъявляемых  к профессиональным управляющим:

1. наличие общих знаний в области  управления предприятием;

2. компетентность в вопросах  в той отрасли, к которой  относится предприятие по виду  и характеру своей деятельности;

3. владение не только навыками  администрирования, но и предпринимательства,  умение владеть ситуацией на  рынках, проявлять инициативу и  активно перераспределять ресурсы  в наиболее выгодных сферах  применения;

4. принятие обоснованных и компетентных  решений на основе согласования  с нижестоящими менеджерами и  работниками и распределение  участия каждого в их исполнении;

5. наличие практического опыта  и знаний в области анализа  экономической ситуации на основных  рынках или их сегментах;

6. умение анализировать деятельность  предприятий-конкурентов;

7. умение предвидеть тенденции  развития хозяйственной конъюнктуры,  особенности спроса, мер государственного  регулирования экономики в своей  стране и в других странах,  на рынках которых предприятие  стремится усилить либо удержать  свои позиции. И все же важнейшим  требованием  является умение  управлять людьми. Это умение  включает:

* знание в совершенстве своих  непосредственных подчиненных, их  способностей и возможностей  выполнения конкретной поручаемой  им работы;

* знание условий, связывающих  предприятие и работников, защита  интересов тех и других на  справедливой основе;

* устранение неспособных работников  с целью удержания единства  и правильности функционирования  предприятия.

знание должностных  и функциональных обязанностей;

* умение собирать, анализировать и перерабатывать  информацию;* организаторские способности;

* творческое  мышление;

* высокие нравственные  качества;

* способность  к объективной самооценке.

*коммуникабельность,

* стрессоустойчивость,

* способность  творчески решать проблемы,

* смелость в  принятии решений.

6ч.

8.04.

Схема структурного управления в организации. Аргументация выбранного типа структуры. Определение объёма полномочий для  руководителей структурных подразделений. Определение миссии организации. Формирование целей и путей их решения.

Организационная структура предприятия  — это совокупность звеньев (структурных  подразделений) и связей между ними.

Выбор организационной структуры  зависит от таких факторов, как:

• организационно-правовая форма предприятия;
• сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);
• масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);
• рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;
• используемые технологии;
• информационные потоки внутри и вне фирмы;
• степень относительной обеспеченности ресурсами и др.

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, функциональная, дивизионная. При этом необходимо помнить, что выбор структуры управления зависит от стратегических планов организации.

Организационно-правовая форма данного  предприятия ИП, поэтому в данной организации линейная структура  управления: для нее характерна вертикаль  высший руководитель — линейный руководитель (подразделения) — исполнители. И Преимущества: простота, конкретность заданий и исполнителей. 
Недостатки: высокие требования к квалификации руководителей и высокая загрузка руководителя. Линейная структура применяется и эффективна на небольших предприятиях с несложной технологией и минимальной специализацией. Имеются только вертикальные связи.

Миссия (предназначение) магазина «Обувь и К» заключается в представлении покупателем комфортной, элегантной, качественной и недорогой обуви.

Цели краткосрочные:

1.Сохранить завоёванную долю  рынка ( Предоставление скидок постоянным клиентам, проведение различных акций)

2.Увеличение прибыли (Проведение  акций)

Цели долгосрочные:

1.Расширение предприятия и создание  сети магазинов (Накопление капитала, за счёт увеличения прибыли)

6ч.

9.04.

Характеристика планирования в организации. Рассмотрение теорий мотивации содержательных на примере работы организации. Рассмотрение процессуальных теорий мотивации на примере работы организации

Планирование- это вид управленческой деятельности который нацелен на составление планов и представляет собой формирование целей воздействия , которые заставляют весь коллектив развиваться и двигаться в едином направлении. Процесс планирования в организации начинается с ясного понимания того, что необходимо делать для ее эффективного развития и функционирования. Существует 2 основных вида планирования:

1. Оперативное

2. Стратегическое

В данной организации присутствует эти два вида планирования. Оперативные  планы включают в себя:

-Получение дохода от реализации

-Внутренняя структура предприятия,  эффективное использование имеющихся  ресурсов

Стратегические:

-Выживание предприятия в долгосрочной  перспективе при помощи установления  динамического баланса с внешней  средой

- Создание конкурентных преимуществ  и барьеров

- Быстрое реагирование на изменение  во внешней среде.

Мотивация- процесс с помощью которого менеджер побуждает других людей работать для достижения организационных целей, тем самым удовлетворяя их личные  желания и потребности.

Содержательные теории мотивации:

Изучают потребности людей и  основаны на идентификации внутренних побуждений, которые заставляют действовать  людей так, а не иначе.

Процессуальные теории мотивации:

Акцент делается на объяснение  процесса выбора поведения способного привести к желаемым результатам. Эти  теории объясняют как человек распределяет усилия. Согласно теории поведение определяется с одной стороны её потребностями, с другой восприятием ожиданий связанных с этой ситуацией и возможными последствиями.

В данной организации не возможно рассмотреть данные теории т.к. организационно- правовая форма организации ИП, в организации работает её основатель, в 1 лице.

6ч.

10.04.

Подготовка ситуационного материала  по мотивации в организации. Анализ делегирования полномочий в организации. Принципы организации контроля в  организации.

Делегирование — представляет собой процесс передачи руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия.

Обычно делегируются следующие  полномочия:

• рутинная работа;
• специализированная деятельность;
• частные и малозначимые вопросы;
• подготовительная работа.

Однако существует комплекс управленческих задач, решение которых  следует оставить за руководителем. Долг первого лица в фирме —  принять на себя выполнение задач  с высокой степенью риска, содержащих аспекты стратегической важности и  носящих конфиденциальный характер и все необычные, выходящие за рамки сложившегося регламента и  традиций операции.

Контроль – функция менеджмента представляющая собой. процесс достижения организацией своих целей.

Контроль  осуществляется в   соответствии с определенными принципами:

• Он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.

• Система контроля должна иметь  четкую стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации.

• Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом  планирования, но и с изменениями  в структуре организации и  системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособление к  происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и постоянную действенность.

• Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение, поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации.

• Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств  людей, их положения, связей в коллективе.

• Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, создание благоприятного морально-психологического климата.

6ч.

11.04.

Анализ внутреннего контроля в  организации. Анализ внешнего контроля в организации. Подборка ситуационного  контроля в организации.

Внутренний контроль (Самоконтроль)- задача состоит в том, чтобы вовремя обнаружить проблему и найти пути её решения. В этих условиях исполнители трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формировании целей своей деятельности и сами контролируют их реализацию.

Условиями внедрения самоконтроля являются:

- Преобладание групповых форм  работы

- Здоровый морально-психологический  климат в коллективе

- демократическая форма руководства

Внутренний контроль эффективен в  следующих ситуациях:

*Демократический стиль управления

*Если нет возможности получить  надёжную оценку результатов  деятельности и спросить с них за персонально полученное дело

Внешний контроль- осуществляется руководством или специальными сотрудниками-контролёрами. Для того, чтобы был эффективен внешний контроль необходимо следующие:

-Цели и задачи должны быть  трудными, но исполнимыми.

-Создание видимой активной деятельности

-По итогам обязательно должно  следовать поощрение или наказание.  Внешний контроль эффективен  в следующих ситуациях:

*При авторитарном стиле управления

*Возможность спроса с работников  результатов порученной им работы.

* Если подчиненные недобросовестны  и неаккуратны

*В условиях преобладания индивидуальной  формы системы вознаграждения  за результаты деятельности.

В магазине «Обувь и К»  присутствует сочетание внешнего и внутреннего контроля.

6ч.

12.04.

Делегирование полномочий. Подборка ситуационного  материала. Процедура принятия управленческого  решения в организации. Анализ управленческих решений принимаемых в организации. Ситуационный материал.

Делегирование — представляет собой процесс передачи руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия.

Обычно делегируются следующие  полномочия:

• рутинная работа;
• специализированная деятельность;
• частные и малозначимые вопросы;
• подготовительная работа.

Однако существует комплекс управленческих задач, решение которых  следует оставить за руководителем. Долг первого лица в фирме — принять на себя выполнение задач с высокой степенью риска, содержащих аспекты стратегической важности и носящих конфиденциальный характер и все необычные, выходящие за рамки сложившегося регламента и традиций операции.

Управленческое решение- выбор, который  должен сделать руководитель, чтобы  выполнить обязанности, обусловленные  занимаемой им должностью.

Необходимыми элементами в принятии решений являются:

-Наличие альтернатив (иначе  безысходность)

-Наличие цели ( иначе бесцельность выбора)

-Необходимость волевого акта  лица, принимающего решения как  результат борьбы различных мотивов  и мнений)

Решения могут приниматься в  процессе планирования, в процессе организации, в процессе мотивации, в процессе контроля.

Требования к процедуре принятия решения:

*Своевременность

*Обоснованность

*Директивность и адресность

*Непротиречивость

*Правомочность

*Ясность и лаконичность.

Существует несколько подходов к принятию решения:

1. Системный –предполагает решение конкретной проблемы в совокупности с решением всех проблем, стоящих перед организацией.

2.Ситуационный- применение того, или иного метода зависит и определяется ситуацией.

3.Ресурсный- основан на решении проблем посредством рационального распределения ресурсов.

Принятие решения в данной организации состоит из нескольких этапов:

Этап 1 – Диагностика проблем (формулировка и осознание проблемы, сбор и анализ информации относимой к проблеме, оценка полноты и достоверности  информации)

Этап 2 – Формулировка критериев  и ограничений

Этап 3- Определение альтернатив

Этап 4 – Оценка альтернатив

Этап 5 – Выбор наилучшей альтернативы.

По степени уникальности принимаемые в организации решения запрагромированные (заранее определяется последовательность шагов и действий)

По степени воздействия на будущее  оперативные и стратегические. По виду лица принимаемого решения -индивидуальные. По степени определенности принимаемые в условиях определенности и принимаемые в условиях риска. По сроку действия долгосрочные, краткосрочные, среднесрочные. По способам принятия решений интуитивные и рациональные.

6ч.

13.04.

Анализ стилей руководства в организации, их преимущества и недостатки. Проанализировать причины возникновения конфликтов в организации.

6ч.

15.04.

Проанализировать типы конфликтов в  организации. Подготовка ситуационного  материала по конфликтам в организации. Проанализировать наличие стрессовых ситуаций в организации.

Конфликт- отсутствие согласи между 2 и более сторонами, наличие противоречий по какому-либо вопросу.

Выделяют следующие типы конфликтов:

1.Конфликт целей – характеризуется  тем, что участвующие в ней  стороны по-разному видят желаемое  состояние объекта в будущем.

2.Конфликт взглядов – участвующие стороны расходятся во взглядах, идеях, мыслях.

3.Чувственный конфликт- у участников различны чувства и эмоции лежащие в основе их отношений друг с другом как личностей. Люди вызывают раздражение стилем своего поведения, ведения дел в их основе лежат причины связанные с психикой личности. Конфликт может быть 2-х видов:

*функциональный- направлен на повышение эффективности организации

*дисфункциональный- приводят к снижению личной удовлетворенности, группового сотрудничества.

Выделяют 5 уровней конфликтов.

1) Внутриличностный-  случается внутри индивида, когда он выбирает и пытается достичь взаимоисключающих целей.

2) Межличностный- вовлекает 2-х и более индивидов, если они воспринимают себя как находящихся в оппозиции друг к другу.

3) Межгрупповой – противостояние 2-х и более групп в организации.

4) Внутригрупповой – столкновение  между частями или всеми членами  группы, влияющий на групповую  динамику и результат работы  группы.

5) Внутриорганизационный- возникает на почве того, как распределена власть.

Стресс- психологическое состояние человека в котором он испытывает сильное напряжение, страдание и давление приводящие к состоянию эмоционального дискомфорта. Существует большое количество факторов вызывающих стресс.

В данной организации присутствуют такие факторы вызывающие стресс как: факторы изменения ( неясность в отношении поставок, расширении бизнеса, снижение доходов.) Вид стресса присутствующий в организации это – Управленческий, он связан с высокой ответственностью за принимаемые решения и действия.

6ч.

16.04.

Разработка рекомендаций по устранению стрессов. Самоменеджмент. Проанализировать средства и каналы коммуникаций применяемых в организации

 Существует 2 основных способа по устранению стресса.

1. Это устранить источник стресса,  в данной организации присутствует  управленческий стресс, поэтому  необходимо подбирать  информацию, обдумывать все пути развития событий по которым принимаются решения. Работать с проверенными поставщиками товара.

2. Попытки «индивидуально» справится со стрессом – не прибегать к чрезмерной самокритике, стараться контролировать уровень беспокойства, раздражительности, нетерпения.

Самоменеджмент — это методы, навыки и стратегии, при помощи которых человек может эффективно направлять собственную деятельность на достижение целей.

Самоменеджмент призван помочь:

• поставить цель;
• найти ресурсы для ее достижения;
• подобрать наиболее эффективные методы использования этих ресурсов;
• целенаправленно и последовательно применять эти методы на практике

самоменеджмент требует наличия ключевых навыков и качеств, которые можно и нужно в себе развивать:

• способность управлять собой, рационально использовать свои умения, энергию, время, противостоять стрессам;
• ясные, разумные и адекватные современной реальности личные ценности;
• четкие и реалистичные жизненные цели (как деловой, так и в личной жизни);
• стремление к постоянному личностному росту, восприятию новых возможностей и ситуаций;
• навык эффективного принятия решений и решения проблем;
• изобретательность, творческий подход, умение генерировать и использовать новые, инновационные идеи.

Самоменеджмент — важная составляющая успешной карьеры.

  1.Планируйте свой рабочий день заранее, расставляя приоритеты (важные и срочные дела; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не важные и не срочные).

2.Сократите до минимума непродуктивное общение, которое отвлекает вас от дел.

3.Отведите время для работы с корреспонденцией.

4.Заведите органайзер (бумажный или электронный) для более эффективного планирования.

5.Не бойтесь браться за новые дела.

6.Следите за своем здоровьем — физическим и психологическим.

Канал коммуникаций –  маршрут  или технология используемая                                    для передачи сообщения получателю.

В данной организации используются формальные горизонтальные каналы коммуникаций.

Средства коммуникаций-  способ кодирования сообщений.

В данной организации применяются  следующие средства коммуникаций:

-беседа лицом к лицу

- письмо

-электронная почта

-брошюра 

6ч.

17.04.

Разработка рекомендаций по улучшению коммуникаций в организации. Подготовка ситуационного материала по проведению совещаний, деловых бесед. Подготовка рекомендаций по общению с посетителями, проведению делового интервью.

В данной организации, хорошо налажен  процесс коммуникаций и в улучшении  не нуждается.

Рекомендации по общению с посетителями:

Принимая посетителей, постарайтесь прежде всего выяснить цель их визита и сразу установите его продолжительность: разговор, как правило, длится столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении.

Начав разговор с посетителем, нужно стремиться понять суть просьбы (предложения, желания). Для этого  нужного.

1.Внимательно слушать. Использовать для этого позу, контакт глаз, мимику, дистанцию, расположение по диагонали или рядом, но не строго напротив. Обязательно поддерживать говорящего эмоционально («Да, да», «Я вас слушаю», «Продолжайте»). Спрашивайте, уточняйте, перефразируйте смысл сказанного («Вы имеете в виду...», «Вы хотите этим сказать, что...», «Если я вас понял правильно, то...»).

2.Попытаться уяснить проблему и получить информацию, отражающую ее многоаспектно.

3.Уточнить факторы, влияющие на выбор решения («Кто бы мог решить это?», «В чем заключается решение?»), и разработать вариант решения. Лучше это делать вместе с посетителем, иначе любой самый хороший ваш вариант он может отвергнуть, так как все, что «изобретено не мной», кажется нам с изъяном. Обязательно предложите ему высказать свои соображения о том, каким он видит решение своего вопроса.

4.Всеми возможными способами стремиться снять агрессию или психическую напряженность. Помните, что агрессия — это выход отрицательных эмоций, которые накопились у посетителя. Значит, попробуйте нейтрализовать его отрицательные эмоции и заменить их положительными. Для этого необходимо проявлять уважение, признание, доброжелательность, чувство социальной справедливости.

Если беседа с посетителем  затягивается свыше всякой меры, попробуйте использовать следующие более или  менее вежливые приемы:

1. Во время дискуссии говорите несколько энергичнее и поспешнее.
2. Выскажите обобщающее или завершающее замечание.
3. Закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне.
4. Покажите, что вам скучно.
5. Посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал.
6. Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.
7. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил об очередном посетителе.
8. Встаньте.
9. Проведите посетителя к двери.
10. Сообщайте посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие дела и ваше время ограниченно.

 Рекомендации по проведению делового интервью:

Готовясь к предстоящей  беседе, нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности  в своём умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный  разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально  продумать все этапы будущей  встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования  пауз и жестов.

Именно от первых фраз каждого участника  встречи зависит их дальнейшее отношение  к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Существует ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы: 1) метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником; 2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа; 3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы; 4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

На этапе завершения беседы необходимо кратко сформулировать основные выводы.

6ч.

18.04.

Подготовка презентаций по любому виду делового общения. Ознакомление с  документальным оформлением расчетов по заработной плате. Ознакомление с  премированием в организации.

В коммерческих организациях фонд средств, предназначенных на цели премирования и материального стимулирования, определяется финансовыми возможностями организации. 
 Целями премирования является усиление материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышении эффективности производства и качества работы. Организация «Обувь и К» является коммерческой организацией. Круг поощряемых работников заранее не определяется, а премирование осуществляется администрацией.

Выплата разовых премий в качестве поощрения может осуществляться за:

Разовые (единовременные) премии могут также выплачиваться к  определенным датам (рождения, юбилеям, праздникам и др.). В таких случаях  они также выплачиваются вне  рамок системы оплаты труда.

Заработная плата — основной источник дохода персонала организации, с ее помощью осуществляется контроль за мерой труда и потребления.

Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. 
В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику. 
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты  против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в  графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа. 
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

(Приложение 2)

6ч.