4. Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

4.1 Описание технологии  ввода в базу  данных входной  информации задачи.

 

Создание  таблиц 

Создание таблиц базы данных возможно несколькими способами:

• Создание структуры таблиц в режиме конструктора,
• Создание таблицы путем ввода данных,
• Создание таблицы с помощью мастера таблиц.

  На панели объектов выбрать Таблицы, нажать Создать на панели инструментов и выбрать в окне Новая таблица строку Конструктор (можно воспользоваться ярлыком Создание таблицы в режиме конструктора).

Описание  структуры таблиц базы данных представлено в следующей таблице:

 
 
 

При создании структуры таблиц в верхней части  окна задаются имена полей, тип данных, отмечаются ключевые поля. В нижней части окна в области под названием  Свойства поля во вкладке Общие задаются свойства активного окна. В столбце Имя поля указываются имена полей таблицы, а в столбце Тип данных – тип поля (выбирается из раскрывшегося списка).

Для данной работы необходимы следующие типы данных: текстовые, числовые, денежные, дата/время.

Текстовый тип данных применяется для тех полей, которые не участвуют в расчетах; это будут почти все поля таблиц данной курсовой работы – Адрес, Единица измерения товара, Код товара, Наименование заказчика, Наименование товара, Наименование договора, ИНН заказчика, Номер ТТН.

Числовой тип задают числовым данным:  Количество товаров.

Денежный тип – денежным данным, в данном случае -  Цена за единицу измерения.

Тип дата/время – используется для формирования дат – Дата отгрузки.

Размер  поля устанавливается для каждого типа данных и определяется максимальным значением этого поля в документе. 

Число десятичных знаков – это число  цифр после запятой, устанавливается  выбором из раскрывающегося списка.

Для определения  ключевого поля надо сделать поле активным и нажать на панели инструментов  Ключевое поле.  Слева от имени ключевого поля появиться символ Ключ. Можно при нажатой кнопке Ctrl выделить несколько полей. Для сохранения таблицы закрыть ее, а затем ввести имя. 

 
 

С учетом вышеперечисленных правил, так же как и таблица  Справочник товаров, создаются все остальные таблицы. 

Пользовательские  формы 

Последовательность  действий:

•   Выбрать на панели объектов тип объектов Формы, нажать кнопку Создать формы с помощью мастера.
• В открывшемся окне Создание форм выбрать из списка таблицу Справочник товаров.
• В Доступные поля выбрать КОД ТОВ., НАИМ ТОВ.,  ЕД. ИЗМ, ЦЕНА,  , нажав кнопку >> . Эти поля будут перемещены в окно Выбранные поля. Нажать кнопку Далее.
• В следующем окне Создание форм выбрать из списка любой внешний вид формы. Нажать кнопку Далее
• Выбрать из списка любой стиль. Нажать кнопку Далее > .
• В следующем окне можно задать имя для формы. По умолчанию имя формы совпадает с именем таблицы Справочник товаров, но можно ввести другое имя. Ниже, предлагается выбрать Дальнейшие действия: открытие формы для просмотра и ввода данных или изменение макета формы. Для завершения создания формы нажать кнопку Готово.
• Закрыть форму. В списке форм окна   появится Список изделий.

 
 

 
 

Далее необходимо аналогично создать формы Справочник Заказчиков, Договора,  Количество по договорам, ТТН, Отгрузка. 

Ввод  данных 

Для ввода  данных в таблицы используются формы.

После ввода данных через формы будут  заполнены и таблицы:

 

 
 

 

 
 

 
 

 
 

 

4.2   Реализация отдельных модулей задачи

Создание  запросов

Для обработки  данных в СУБД используются запросы. Запрос можно построить на основе одной или нескольких таблиц и  запросов.

  На панели  объектов выбрать Запросы, нажать кнопку Создание запроса в режиме конструктора.

 

  На панели объектов выбрать Запросы, нажать   Создание запросы в режиме конструктора. В появившемся окне Добавление таблицы выбираем необходимые нам таблицы Справочник товаров, Справочник заказчиков, Договора, ТТН, Отгрузка, Количество по договорам. Закрываем окно Добавление таблицы. В верхней части окна запроса отображены списки полей выбранных таблиц, а в нижней находится область для формирования запроса (бланк запроса). Так как запрос создается на основе таблиц, в окне запроса отображаются связи, установленные в схеме данных.

Двойным щелчком  по любому полю таблицы его можно  поместить в бланк запроса. Помещаем в бланк запроса поле НАИМ. ЗАК. И т.д.

Чтобы выполнить  вычисление, надо установить курсор в  строку Поле и нажать кнопку Построить на панели инструментов. Откроется окно Построителя выражений.

Выражение для  вычисления формируется в верхней  части окна. Перед выражением задать имя нового поля Сумма отгрузки: . Далее в нижней части окна слева выбираем объект, входящий в выражение, то есть папку Таблицы. Из списка выбираем таблицу Справочник товаров, ищем нужное поле ЦЕНА ЗА ЕД.ИЗМ., вставляем его в выражение. Затем ставим знак умножения и по принципу, описанному выше, вставляем второй множитель.  
 

 

Теперь заполняем  строку Условие отбора для поля Наименование товара. Введем параметр [Введите товар]  .

Теперь щелкаем  по значку вывода на экран (V) (убрать значок), так как в выводе на экран поля Наименование товара мы не нуждаемся. 

 

После заполнения бланка выполняем запрос с помощью  кнопки ! (Запуск) на панели инструментов или команды Запрос/Запуск. 

Создание  отчетов 

MS Access позволяет создать макет отчета определенной структуры. В создании отчета много общего с созданием формы. Но, через отчеты нельзя вводить, удалять, добавлять и редактировать данные в таблицах. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов. Макет отчета определяет состав и расположение:

• Заголовка отчета,
• Заголовков полей отчета,
• Значений полей, входящих в отчет,
• Значений вычисляемых реквизитов.

При конструировании  макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом. Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора отчетов. Проще создать отчет с помощью Мастера отчетов, а затем доработать его в режиме Конструктора отчетов.

На основе запроса  создадим отчет, для этого необходимо:

• На панели выбрать объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.
• В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы  и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос.    В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет (кнопка >>). Для выбора отдельных полей служит кнопка >. Нажать кнопку Далее > . 
• В следующих диалоговых окнах не добавлять уровни группировки и не задавать порядок сортировки (по умолчанию принят порядок сортировки По возрастанию). Нажать кнопку Далее > .
• Установить переключатель для вида макета отчета – таблица и ориентацию книжная. Установить флажок на Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Нажать кнопку Далее>.
• Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовка. Нажать кнопку Далее>.
• В следующем окне задается имя отчета. Готово .