Інформація як ресурс управління економічними системами

    НАЦІОНАЛЬНЕИЙ УНІВЕРСИТЕТ

    «ОСТРОЗЬКА  АКАДЕМІЯ» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Довгострокове завдання з курсу «Економічна  кібернетика»

    реферат на тему: 
«Інформація як ресурс управління економічними системами» 
 
 
 
 
 

                                                                                  Виконала

                                                                                   студентка групи ЕК-33

                                                                                  Каращук Ольга 
 
 
 

    ОСТРОГ,2010

    ЗМІСТ

1. Інформація в управлінні економічними системами
2. Невизначеність систем
3. Відкриті та закриті системи
4. Характеристика відкритих систем

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ВСТУП

    Відбуваються  значні зміни в управлінні організаціями, модернізуються їхні структури управління, йде перерозподіл повноважень та відповідальності. В 90-тих роках почала втілюватися, так звана концепція «управління інформаційними ресурсами», в якій інформація розглядається, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал. Будь-якому підприємству потрібна інформація про ринки збуту і заготівель – галузева чи загальноекономічна, про природні ресурси, науково-технічна, соціально-культурна, політико-правова інформація про реакцію навколишнього середовища на дії підприємства, інформація про реакцію підприємства на дії навколишнього середовища. Такий хід розвитку обумовлює зростання ролі інформатизації на всіх рівнях управління організацією. Успіх комерційної і підприємницької діяльності безпосередньо пов’язується з муніципальними, банківськими, біржовими інформаційними системами, інформатизацією оптової і роздрібної торгівлі, торгових домів, служб управління працею і зайнятістю, створенням банків даних ринку товарів і послуг, розвитком центрів довідкової та аналітико-прогнозної інформації, електронної пошти, систем електронного обміну даними і, так далі. Рух до «інформаційного суспільства» ще більше підсилює роль інформації у вирішенні будь-яких людських проблем. Однак, інформація не завжди є достовірною, повною, актуальною і зрозумілою, що значно ускладнює процес прийняття рішень, і для того, щоб управлінські рішення були  ефективними необхідно враховувати неповність інформації, та невизначеність, яка існує майже у всіх системах. 
 
 
 
 
 
 

1. ІНФОРМАЦІЯ  В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІЧНИМИ СИСТЕМАМИ

    Інформація  — одне з головних понять кібернетики, його можна трактувати як відомості про навколишній світ (об'єктах, явищах, подіях, процесах і т.д.), які зменшують наявний ступінь нeвизначеноcті, неповноту знань, що відчужена від їх творця і стали повідомленнями (вираженими на певній мові у вигляді знаків, у тому числі і записаними на матеріальному носієві), які можна відтворювати шляхом передачі усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, обчислювальних засобів і т.д.). Інформація володіє наступними властивостями: достовірність і повнота; цінність і актуальність; ясність і зрозумілість.

    Інформація  достовірна, якщо вона не спотворює  дійсне положення справ. Недостовірна інформація може привести до нeпpaвильнoго розуміння або ухвалення нeпpaвильниx рішень. Інформація повна, якщо її досить для розуміння і ухвалення рішень. Неповнота інформації стримує ухвалення рішень або може спричинити помилки. Цінність інформації залежить від того, які завдання вирішуються з її допомогою. Актуальну інформацію важливо мати при роботі в постійно змінних умовах. Якщо цінна і актуальна інформація виражена незрозумілими словами, вона може бути даремною. Інформація стає ясною і зрозумілою, якщо вона виражена мовою, на якій говорять ті, кому призначена ця інформація. Наприклад, повідомлення іноземною мовою може містити багато цінної інформації, але бути абсолютно не зрозумілим для здобувача, який не володіє цією мовою, а отже, не може оцінити викладеної нею інформації. У даному разі повідомлення містить так званий семантичний шум, вельми важливий з точки зору управління, але який не є предметом вивчення теорії інформації. В процесах переробки та передачі інформації теорія інформації дозволяє враховувати лише фізичний шум (фізичні перешкоди). Припустимо, що інформація здобута і зрозуміла, однак здобувач може не сприйняти її як інформацію, тому що не вважає її необхідною для виконання завдань, що поставлені перед ним, і може дати їй суб'єктивно неправильну оцінку. Тоді виникає так званий прагматичний шум, який повязаний з оцінкою даних щодо їх корисності і відбором тих з них, що мають особливе значення для завдань управління. Таким чином, під інформацією слід розуміти нові зведення, що сприйняті, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Щоб із даних була здобута інформація, вони повинні пройти як би тришаровий фільтр:

    1) фізичний канал із завданою  пропускною спроможністю;

    2) семантичний канал, в якому  досягається розуміння; 

    3) прагматичний канал, де оцінюється  її корисність.

    Звичайно, що інформація як сукупність будь-яких даних, фактів, свідчень, характеристик про відповідні явища, процеси, відносини, події, зібраних і систематизованих у необхідних для використання формах, складає основу управління будь-то організацією, фірмою чи установою. Адже, з точки зору кібернетики процес управління є процесом сприйняття, перетворення та передавання інформації. Центральним моментом цього процесу є акт прийняття рішення, внаслідок чого вхідна інформація перетворюється і доходить до виконавців у вигляді управляючої інформації – інструкцій, планів, нормативів. Інформація – це продукт органів управління і основний  ресурс для них. Проте, і це саме важливе, що в управлінні взагалі відбувається взаємодія не з усією інформацією, а тільки з тією, яка безпосередньо необхідна для формування управлінських впливів.

    Інформація  в управлінні може бути об’єктивною (факти, документи) і суб’єктивною (судження, думки). Одним із головних інформаційних джерел є люди, так як інформація, яку використовують в управлінні, є продуктом діяльності людини. Без наявності відповідної інформації керівник не тільки не може ефективно управляти, але й не може ефективно виконувати свої посадові обов’язки. Ключовим обмеженням використання інформації являється людина, так як саме тільки вона може сприймати цю інформацію, або ж її не сприймати зовсім. Тому керівник перш за все має потребу в інформації про все, що відбувається у зовнішньому середовищі і що має будь-яке відношення до очолюваної ним організації. В устремлінні отримати таку інформацію керівник стикається з інформаційним потоком, в контексті якого він виокремлює ті масиви інформації (блоки), які йому дійсно необхідні. Керівника цікавить положення про стан його організації в оточуючому середовищі (зовнішньому і внутрішньому) з метою вироблення стратегії розвитку організації на перспективу.

    Управлінська  інформація володіє наступними характеристиками:

• об’єм (збиткова, недостатня, достовірна),
• достовірність (правдива,гіпотетична),
• вартість,
• насиченість,
• відкритість (секретна,конфіденційна, публічна),
• цінність,
• своєчасність (вчасна, запізнена),
• структурованість (структурована, неструктурована),
• корисність(корисна, некорисна).

    У системі управління всі її органи і працівники поєднані між собою  потоками інформації, що створюють єдину комунікаційну мережу, а кожен орган управління представляє собою вузол комунікаційної мережі, в якій перехрещується безліч потоків інформації, що надходить від різних джерел і спрямовується за різними адресами. Саме тому системи управління часто називають інформаційними.

    Інформація  є повноцінним ресурсом на рівні  з капіталом, землею та людьми, адже її як і решту ресурсів можна збирати та переробляти, зберігати, купляти і продавати, вести мову про ефективність її використання і т.д. Правда, на відміну, наприклад, від природних ресурсів, запаси яких постійно зменшуються, потоки інформації зростають, причому це зростання не пропорційне зростанню виробництва, а здійснюється у більш значній мірі.

    В міру розвитку суспільства обсяг  інформації в ньому зростає з багатьох причин. Зростають одночасно і складнощі щодо переробки цієї інформації. Для нормального функціонування системи управління потрібно мінімальний обсяг інформації. Цей обсяг інформації тим більший, чим розвинутіша економіка країни, чим різноманітніші та інтенсивніші зв'язки між її виробничо-економічними осередками.

    Разом з тим не можна не враховувати, що пропускна спроможність елементів  системи управління, основним із яких є людина, обмежена. Тому в системі  управління працює велика кількість людей, між якими встановлюються певні відносини, що у сукупності створюють структуру управління. Різні структури управління можна охарактеризувати залежно від того, як у них організована переробка інформації, якою є їх пропускна спроможність.

    По  суті, будь-яка інформаційна характеристика системи управління визначається ступенем централізації структури цієї системи. Теоретично можна уявити повністю централізовану структуру управління, коли вся інформація переробляється в одному органі, а роль решти зводиться або до виконання обов'язкових інструкцій, або до збирання інформації. Однак на практиці кібернетичні системи, то просто неможливо. Для управління такими складними системами необхідна чітка диференціація функцій та органів управління.

    Існуючі структури управління являють собою комбінацію двох основних типів структур - лінійної та функціональної. Причому, чим складніша керована система, тим відмінніше виражений ієрархічний тип структури управління. На кожному її рівні здійснюється стиснення (агрегування інформації, що передається на вищестоящий рівень); деталізація (дезагрегування) управляючих команд, які спрямовані зверху вниз. Реальний ступінь централізації визначається тим, наскільки стискаються потоки інформації на шляху від нижчого рівня до вищого, і як вони зростають на зворотному шляху: від вищого рівня до нижчого. Ступінь деталізації низхідних потоків інформації вказує на ступінь централізації рішень, що приймаютьс. Ступінь стиснення вихідних потоків інформації характеризує централізацію обробки даних, необхідних для прийняття рішення. Потоки інформації набагато краще характеризують рівень централізації управління, чим, наприклад, число рівнів у ієрархічній структурі, оскільки працівники органів проміжних рівнів управління іноді можуть відхилятися від відповідальності за прийняття рішень, перетворюючись тією чи іншою мірою в передавальну ланку і перевантажуючи інформацією вищестоящі рівні.

    Далі  необхідно вказати на інформаційні проблеми, пов'язані з процесом прийняття  рішення, яке є складовою частиною процесу управління. Очевидно, що основне завдання вивчення інформаційних потоків пов'язане саме з процесом прийняття рішення. Рішення, як правило, доводиться вибирати із безлічі альтернативних варіантів. Усі варіанти рішення розробляються на основі однієї і тієї ж інформації, розрахунок кожного з них потребує значних витрат часу, а це часто-густо несумісне зі строками реалізації того чи іншого рішення. Тому раціональна організація процесу управління потребує розробки спеціальних методів, необхідних для розв'язання цих проблем.

    Отже, організація процесу управління, заснована на використанні ієрархічних  структур, дає можливість регуляризувати потоки інформації та істотно полегшувати  процес її переробки. Однак необхідно  ясно усвідомлювати, що будь-яка, сама раціональна структура управління не здатна справитися із зростаючими обсягами інформації, якщо не забезпечити автоматизацію її переробки, тобто не побудувати відповідної автоматизованої системи управління, що використовує самі сучасні технічні засоби. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. НЕВИЗНАЧЕНІСТЬ СИСТЕМ

    Однією  з головних властивостей навколишнього  світу та подій, явищ, які в ньому  відбуваються, є відсутність повної впевненості щодо їх настання.Основні причини цього:

1. Елементи економічної системи можуть мати свої власні цілі, які не збігаються з цілями системи, в цілому;
2. Елементами економічної системи є люди;
3. Моделі економічної системи не можуть відображати всіх зв’язків, наявних у системі;
4. Інформація не завжди відображає всі основні фактори, а лише ті, які можна виразити через економічні показники.

    У процесі управління економічними системами (наприклад, виробництвом) постійно існує  невизначеність щодо стану справ  у керованому об’єкті та його дій (поводження) у той чи інший момент через ряд причин:

1. Принципово–випадковий характер економічних процесів;
2. Недоступність збору всієї інформації;
3. В реальності існує повна свобода дій;
4. Існує прихована частина інформації.