Етапи економічного аналізу і його організація.

     Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі найкваліфікованіших робітників. Інша частина робіт -безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі в них добре підготовлених теоретично і практично фахівців.

Розробка  програми і вибір методики аналізу - один з важливих етапів підготовчого періоду, що значною мірою визначає кількість та ефективність всієї  аналітичної роботи. У програмі потрібно відобразити мету, об'єкти й основні  напрямки аналізу, період, який він охопить, ступінь деталізації і глибину вивчення окремих сторін діяльності, використані приклади аналізу, його інформаційне і технічне забезпечення. Відображення у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від того, який аналіз проводять - повний (комплексний) чи тематичний (цільовий), за який період часу (місяць, квартал, рік, п'ятирічка), на якому рівні управління (виробниче об'єднання чи його підрозділ, ВПО, міністерство), хто є суб'єктом аналізу (відділи і служби об'єднання, контролюючі органи) і т. ін. У ряді випадків програма передбачає заходи щодо поповнення додатковою інформацією.

     Можливості  використання при аналізі обчислювальної техніки знаходять відображення у програмі залежно від того, хто  і якою технічною базою володіє. В усіх випадках потрібно передбачити максимальне використання техніки для аналітичної обробки інформації, оскільки це не лише полегшує працю фахівців, звільняє їх від рутинної роботи, а й дає змогу поглибити, пришвидшити аналіз.

     Програма аналізу передбачає розробку макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення, методичних вказівок виконавцям щодо використання конкретних джерел даних, технічних прийомів аналізу й оформлення результатів проведеної роботи.

     Планування  аналітичної роботи містить два аспекти: складання комплексного плану організації і проведення всієї аналітичної роботи в госпорганах та складання планів для різних тематичних аналізів, передбачених комплексним планом. Незважаючи на те, що в обох випадках основні елементи плану (мета, об'єкти, терміни, виконавці, програма, інформаційне і технічне забезпечення аналізу) однакові, зміст їх значно відрізняється.

     У першому випадку мова йде про  планування на рік (квартал) постійно діючої розгалуженої системи комплексного аналізу (з визначеною метою, об'єктами, системою аналітичних показників, суб'єктами аналізу, інформацією і т. д., що відображають специфіку окремих структурних підрозділів і функціональних служб). При цьому необхідно забезпечити осіб, які приймають рішення (ОПР) у встановлені терміни, у достатньому обсязі потрібною аналітичною інформацією для господарського керівництва.

     У такому комплексному плані доречно  використати сіткові графіки  для зв'язку черговості, термінів і  виконавців окремих аналітичних  робіт за підрозділами і службами об'єднання, а також для фіксування того, хто коли і куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу. Щоб уникнути паралелізму в проведенні аналізу, потрібно скласти комплексний план, що охоплює також участь у цій роботі громадського бюро економічного аналізу (ГБЕА), про яке мова піде нижче.

     У плані-описі організації і проведення аналізу в цілому по об'єднанню  повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним керівництвом аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівниками й інструктивними матеріалами) і з контролем за її ефективністю (систематичні наради з обговорення виконання плану аналізу, використання в управлінні виробництвом його результатів).

     Плани тематичних (цільових) аналізів складають  відповідно до можливостей з метою глибокого вивчення окремих сторін діяльності об'єднання (підприємства).

     Другий - власне аналітичний - етап роботи включає  в себе збір і перевірку достовірності  використаної в аналізі інформації, а також систематизацію накопичених матеріалів; обробку отриманих даних і заповнення аналітичних таблиць; вивчення напрямків і причин відхилення фактичних показників від планових; визначення факторів на зміни показників діяльності, виявлення резервів збільшення ефективності виробництва і т. ін.

Достатня  і достовірна інформація - головна  умова успішності аналітичної роботи, тому даний етап починається з  підбирання, перевірки повноти і  якості використовуваної в аналізі  інформації. Впевнившись в останньому, починають обробляти зібрані  дані, що полягає у: зіставленні показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.), статистичній обробці (вираховування середніх, відносних величин групування показників і т. ін.), складанні аналітичних розрахунків і заповненні таблиць. Аналітичні розрахунки можна виконувати окремо і в самих таблицях. Взагалі роль складених аналітичних таблиць буває різною. Вони можуть служити ілюстративним матеріалом для написання різних аналітичних записок, відображати всі необхідні дані за відсутності текстового оформлення результатів проведеного аналізу.

     Вивчення  оброблених і розміщених у таблицях цифрових даних потрібно для оцінювання досягнутого рівня показників порівняно  з планом, минулими періодами, передовими підприємствами і середньогалузевими даними; для встановлення взаємної дії показників, виявлення факторів, що впливають на їх зміни і т. д. Для обробки і вивчення показників діяльності об'єднань (підприємств) використовують весь арсенал технічних прийомів аналізу.

     По  закінченні етапу на основі проведеного аналізу дають оцінку ефективності роботи колективу об'єднання, узагальнюють досягнення і недоліки його господарської діяльності (з визначенням причин і винуватців мінусових відхилень від встановлених планових завдань), виявляють наявні резерви для ліпшого використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

     На  третьому (підсумковому) етапі проводять  глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів виробництва, визначають заходи з реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у наказах по об'єднанню. Обов'язковим елементом даного етапу є систематичний контроль за виконанням рішень, прийнятих за результатами аналізу. 

2.2. Оформлення результатів  проведеного аналізу. 

     Варто конкретніше зупинитися на оформленні результатів проведеного аналізу. Реалізацію цієї частини підсумкового етапу аналізу здійснюють по-різному - залежно від суб'єктів аналізу, його мети і призначення вихідних документів.

     Так, за результатами аналізу діяльності виробничого об'єднання вищестояща організація і контролюючі органи (заклади банку, фінансові і т. ін.) складають висновок про його роботу. Саме об'єднання подає в контролюючі організації звітність з додаванням аналітичної записки, що має назву "пояснювальної." Про результати тематичного (цільового) аналізу для керівництва об'єднання може бути складена доповідна записка.

     Всі названі варіанти аналітичних записок  є прикладом текстового способу  оформлення результатів аналізу, і  їх зміст повинен відповідати  встановленим загальним вимогам.

     Якомога більший обсяг аналітичних записок  сприяє вичерпному, всебічному висвітленню  результатів аналізу, надає конкретності, лаконічності, наочності і переконливості викладеному матеріалові. Починати записку потрібно із загальної кінцевої оцінки діяльності об'єкта, який вивчають, і лише потім переходити до поглиблення, деталізації висловлених пропозицій. Висновки, подані у записці, мають бути добре обґрунтовані, переконливо викладені, підкріплені відповідними цифрами і, перш за все, відносними показниками. Для наочності можна використовувати у тексті короткі аналітичні таблиці, графіки, схеми. Громіздкі таблиці у дуже обмеженій кількості додаються у вигляді додатків до записки. Зрозуміло, що вся цифрова ілюстрація має випливати з раніше виконаних аналітичних розрахунків.

     Якість  та ефективність аналізу визначаються конкретністю, дієвістю сформульованих на його основі висновків і пропозицій, які (з необхідними поясненнями) є невід'ємною і важливою частиною будь-якої аналітичної записки. Аналітичну записку потрібно складати літературною мовою.

     Масового  поширення набув безтекстовний (табличний) спосіб оформлення результатів аналізу. При його застосуванні особи, які  приймають рішення, у відведені  терміни й у встановленому  обсязі отримують аналітично оброблену  інформацію у вигляді збірників техніко-економічних показників (або інформаційно-аналітичних збірників, бюлетенів) про роботу об'єднання за визначений період з вітчизняними, а також закордонними партнерами. Безтекстова форма подання результатів аналізу характерна, перш за все, для оперативного аналізу.

     Вище  були розглянуті етапи робіт, виконуваних  при здійсненні аналізу господарської  діяльності на будь-якому рівні управління виробництвом.

     Відмінна  риса всіх трьох етапів - зіставлення  різних видів робіт, у результаті чого отримують аналітично обґрунтовану інформацію, що є основою для прийняття керівниками відповідно рішень.

     Доволі  складне поєднання різних робіт, з яких складається аналіз, велика кількість його об'єктів і високі вимоги до глибини та якості аналізу потребують серйозної уваги до питань організаційного забезпечення аналізу. Ці питання виходять далеко за межі організаційної підготовки проведення окремих тематичних аналізів і навіть епізодично виконуваного повного (комплексного) аналізу, про що йшлося при характеристиці першого (підготовчого) етапу аналітичної роботи. 

2.3. Організація аналізу  господарської діяльності  на підприємстві 

     Організація аналізу господарської діяльності на підприємстві, у галузі і в  господарстві загалом - питання першочергової важливості в умовах досконалості господарського механізму, всеосяжної інтенсифікації виробництва і підвищення його ефективності.

     Один  із фахівців з аналізу господарської  діяльності характеризує поняття організації  аналізу; як організацію економічного аналізу розуміють як систему раціональних, скоординованих дій для вивчення об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. У межах галузі організаційне забезпечення аналізу пропонує вирішення таких основних питань:

а)визначення органів і посадових осіб, які здійснюють загальне керівництво аналізом, тобто органів і осіб, відповідальних за планування, координацію, методологічне забезпечення і проведення аналітичної роботи, а також за підвищення її ефективності;

б) визначення функцій окремих ланок єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності, а також кола виконавців, які відповідають за проведення попереднього, оперативного і послідовного аналізів, а також здійснення тематичних (цільових) аналізів;

в)встановлення форм зв'язку між ланками єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності та іншими органами управління;

г)визначення переліку необхідної вхідної і вихідної інформації;

д) регламентація  аналітичної роботи.

     На  всіх рівнях управління виробництвом потрібна посадова особа, відповідальна не лише за планування, координацію і проведення аналізу на даному рівні управління, а й за повне і вчасне забезпечення необхідною інформацією осіб, які приймають рішення, і зацікавлених служб аналітичної інформації, що випливає з результатів проведеного аналізу. Як така відповідальна особа, на рівні міністерства і ВПО повинен виступати один із заступників начальника планово-економічного управління (планового відділу), у виробничому об'єднанні (на підприємстві) - заступник директора з економічних питань (головний економіст).

     Робочим органом з методичного керівництва  аналізом, узагальнення на рівні галузі і підгалузі можуть бути лабораторії (сектори) аналізу галузевих і  підгалузевих НДІ, а на рівні об'єднання (підприємства) - бюро (група) економічного аналізу. Кожен з перелічених робочих підрозділів здійснює свою діяльність з аналізу під методичним керівництвом відповідного підрозділу вищого рівня і, перш за все, галузевої лабораторії з аналізу господарської діяльності.

     Галузева  лабораторія аналізу здійснює наукове і методичне керівництво проведенням попереднього, оперативного і подальшого (як комплексного, так і тематичного) аналізів на всіх рівнях управління. З цією метою розробляють макети аналітичних таблиць, які потрібно обов'язково заповнити на тому чи іншому рівні управління; пропонують єдину методику виконання аналітичних розрахунків і загальні принципи оцінювання результатів господарської діяльності, виявлення і узагальнення запасів виробництва; визначають обсяги, зміст і форми подання результатів аналізу ЛПР на кожному рівні управління. Для реалізації останнього лабораторія систематично вивчає вимоги ЛПР щодо аналітичної інформації, коригує перелік і зміст вирішальних аналітичних завдань, визначає шляхи досягнення досконалості аналізу в галузі.