Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов

 Инструкция по  организации архивного дела регламентирует:

 порядок передачи  документов в архив;

 сроки хранения  документов;

 порядок утверждения  номенклатуры дел;

 порядок использования архивных документов;

 положения об  экспертной комиссии. 

 В любой фирме  неизбежно возникают ситуации, когда  работники увольняются и устраиваются  в конкурирующие организации.  Запретить такую «перебежку»  в соответствии с законодательством  Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:

 основной вид  деятельности компании;

 информацию, составляющую  коммерческую тайну компании;

 наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;

 период неразглашения  информации, относящейся к коммерческой  тайне, после расторжения трудового  договора;

 ответственность  за разглашение информации;

 условия и порядок,  при которых информация подлежит  разглашению. 

 К сведениям,  составляющим коммерческую тайну,  могут относиться сведения о  Клиентах, клиентской базе, рецептуре,  ноу-хау и др. Работник должен  быть ознакомлен со списком  сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.  

Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.  

 При приеме  работника на работу с работником  подписывается Соглашение о неразглашении  коммерческой тайны, где определяется  срок ее неразглашения и ответственность  работника. Соглашение о неразглашении  коммерческой тайны является  неотъемлемой частью трудового договора (контракта).  

 Из вышесказанного  вытекает, что в организации должен  быть установлен Порядок работы  с документами, относящимися к  коммерческой тайне.

* * *  

 На начальной  стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.  

Четкое понимание  каждым работником поставленной перед  ним задачи и порядок ее решения  создает здоровую рабочую атмосферу  в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

 Юристы консалтинговой  компании "Защита Бизнеса"

 Левачева Е.К., Трофимова Н.В.