Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов

Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов 

Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компании, элементы которой функционируют и развиваются  как единое целое. При распределении  задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.  

Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.  

Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого  работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок  действия в той или иной ситуации.  

 

Основные внутренние документы. 

 По мере развития  компании неизбежно возникает  потребность в создании внутренних  документов, перечень которых определяет  сама организация.  

Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

   

 При всем многообразии  внутренних документов можно  выделить несколько основных  групп:

 Распорядительные  документы (приказы, распоряжения, решения);

 Организационные  документы (структура компании, штатное  расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты  и т.п.);

 Информационные  документы (акты, письма, докладные  и служебные записки, протоколы  производственных совещаний, телефонограммы и т.д.) 

 

Распорядительные  документы. 

Приказ – это  нормативный документ, издаваемый руководителем  компании для решения каких-либо задач.  

Приказы делятся  на два вида:

 приказы по  основной деятельности;

 приказы по  личному составу.  

 К приказам  по основной деятельности относятся  приказы, касающиеся производственного  процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции,  ценообразования и т.п.  

К приказам по личному  составу относятся приказы, о  приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п. 

 Приказами по  основной деятельности утверждаются  организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты  и т.п.).  

Распоряжение –  это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам. 

Решение – это  документ, отражающий решения производственных совещаний. 

 Распоряжения  и решения оформляются аналогично  приказам, меняется лишь реквизит  «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ». 

 

Организационные документы. 

Должностная инструкция - это документ, определяющий права  и обязанности работника компании.  

 Должностная инструкция  включает в себя:

 общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);

 должностные обязанности  работника;

 права;

 ответственность. 

 Должностная инструкция  не включает в себя порядок  действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником. 

 На основании  должностной инструкции разрабатывается  трудовой договор (контракт) с  работником. Можно не создавать  должностную инструкцию, а необходимые  положения включить в трудовой  контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор. 

 Работник должен  знать свои обязанности, поэтому  необходимо их правильно и  четко прописывать в должностной  инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.  

Положение (порядок), инструкция и регламент – это  документы, регламентирующие порядок  и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.  

Эти документы могут  распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе. 

 Положения, инструкции  и регламенты могут включать  в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).  

 Рассмотрим это  на примере «Положения о коммерческой  тайне»:

 

 

Информационные документы. 

 Информационными  документами являются документы,  используемые компанией для внешней  переписки (письма, телефонограммы  и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.). 

Служебная записка  – это документ, используемый для  оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании. 

Докладная записка  – документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями. 

 

Структура внутренних документов и цель их создания. 

 Количество и  многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.  

 Когда в фирме  существуют структурные подразделения,  возникает потребность в регламентации  взаимодействия работников как  внутри структурного подразделения,  так и между структурными подразделениями.  

 Взаимодействие  работников внутри структурного  подразделения должно регламентироваться  Положением об отделе. 

Положение об отделе включает в себя:

 общие положения  (состав структурного подразделения,  наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);

 основные направления  деятельности структурного подразделения;

 круг вопросов  по взаимодействию со структурными  подразделениями компании (наименование  структурных подразделений, круг  вопросов взаимодействия);

 ответственность. 

 Мы рассмотрели,  какие документы необходимы работнику  для уяснения своих должностных  обязанностей (должностная инструкция) и какой внутренний документ  объединяет работников в структурное  подразделение (Положение об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании. 

 Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы – процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.  

 Процесс взаимодействия  структурных подразделений в  отдельных ситуациях, возникающих  в ходе деятельности организации,  регламентируется организационными  документами компании.  

Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений  производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту. 

В данном случае будут  задействованы: коммерческий отдел, отдел  производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.  

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:

   

Такая схема взаимодействия структурных подразделений может  быть описана в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность. 

 Если структурные  подразделения не взаимодействуют  друг с другом, это приводит  к потере клиентской базы и  как следствие к нерентабельной  деятельности компании. 

 Часто возникают  ситуации, когда Клиент не платит  за выполненную работу (оказанные  услуги). В этом случае у компании  возникает дебиторская задолженность,  которая остается отраженной  в балансе «мертвым грузом».  

 Во избежание  подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию дебиторской задолженности», который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего Клиента от начала до конца проекта по вопросам:

 направления претензии  к Клиенту, 

 доведения информации  до сведения руководства;

 порядка ведения  переписки с Клиентом;

 ответственности. 

 Вы видите, какое  разнообразие документов, регламентирующих  различные ситуации, существует  в компании. Теперь возникает  необходимость в построении порядка  прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству. 

Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними. 

 Инструкция по  делопроизводству должна включать в себя следующие положения:

 перечень внутренних  документов, действующих в компании;

 порядок создания  внутренних документов;

 перечень организационных  документов компании;

 порядок заполнения  типовых форм документов;

 порядок создания  документа в обществе;

 ответственные  лица;

 порядок оформления  и регистрации исходящей корреспонденции;

 порядок регистрации  входящей корреспонденции;

 порядок заключения  договоров с клиентами;

 документооборот  внутри общества (порядок прохождения  служебных, докладных и объяснительных записок);

ответственность;

 предоставление  документов на подпись руководителю  и т.д. 

 Инструкция по  делопроизводству это основной  документ в компании и, в  зависимости от количества действующих  документов, этот документ может  состоять из нескольких частей.  

Например: Одной из частей Инструкции по делопроизводству может быть Порядок согласования договоров. 

Порядок подписания договора на изготовление товара по заказу КлиентаНомер действия

 по порядку   Наименование действия Ответственные лица

1 Составление договора  Менеджер коммерческого отдела

2 Регистрация договора Делопроизводитель (секретарь, зав.канцелярией)

3 Согласование договора  Коммерческий директор

 Директор по  производству

 Главный бухгалтер

4 Подписание договора  Руководитель компании 
 

В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы  используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для  долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.