Исследование фандрайзинга организаций сферы культуры

  В последнее время для проведения фандрайзинговой кампании все чаще привлекаются специальные профессионалы  или даже организации (некоммерческие общественные организации, фонды) на договорной основе.

  Техническое обеспечение включает в себя оборудование приемного офиса, в котором можно  было бы осуществлять необходимые контакты, а также необходимую оргтехнику – слишком многое в успехе дела зависит от оформления и внешнего вида документов и информационных материалов, оперативной связи. Поэтому в фандрайзинговой кампании (а значит, собственно и всей деятельности некоммерческой организации) наличие компьютера, приличного принтера, минимум двух телефонных номеров ("на вход" и "на выход"), факса, и прочей оргтехники должно приниматься за необходимую техническую основу.

  Особенно  следует подчеркнуть роль компьютера и сети итернет, наличие которых  – без преувеличения – можно  назвать главным техническим условием осуществления фандрайзинга. Только на базе современного персонального компьютера можно обеспечить единое обеспечение следующих важнейших разнородных технологических условий и задач фандрайзинга:

  - порождение  и редактирование большого количества текстов: обращений, переписки, организационных документов и т.д. Современные цифровые технологии позволяют легко и быстро получать на основе базовых макетов всех этих материалов их различные модификации;

  - использование  новейших информационных технологий и средств связи, таких как электронная почта, мультимедиа, которое предполагает наличие хорошей компьютерной базы;

  - современная  полиграфия, построение различных  оригинал-макетов документов и  материалов, с использованием различных  шрифтов, таблиц, схем и другого иллюстративного материала также возможны только при использовании компьютеров;

  - создание  и ведение информационных баз  данных о реальных и потенциальных  донорах, степени и эффективности  их втягивания в благотворительную  или спонсорскую деятельность, разумеется, можно вести и вручную (в тетрадях, блокнотах, на карточках), но и наглядность, и оперативность работы с ними возрастают на порядки с использованием компьютерной технологии;

  - учет  и контроль хода сбора средств,  архивирование необходимых сведений (особенно - в едином формате и сети с бухгалтерией), анализ результативности и экономичности фандрайзинга - оперативность и эффективность этих операций, с очевидностью, возрастают при использовании персонального компьютера.

  2.2 Осуществление информационного обеспечения фандрайзинга

  Информационное  обеспечение фандрайзинговой деятельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с  которыми будет вестись работа), необходимых информационных и рекламных  материалов, а также задание системы учета.

  Сведения  о донорах (информационная база данных) должны содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах  и жертвователях, отобранных для  работы по основным четырем группам (государственные организации, коммерческие организации, некоммерческие организации и частные лица).

  По  каждой из четырех групп (категорий) необходимо составить перечни адресатов. А по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения:

  - полное  и сокращенное название организации;

  - ее  адрес;

  - телефон,  если имеются - факс, e-mail, Skype;

  - фамилии,  имена, отчества, социальный статус (должности, звания, степени и  проч.) первых должностных лиц,  а также лиц, принимающих решения  по вопросам спонсорства, благотворительности,  патронажа;

  - их  личные пристрастия в сфере  культуры, хобби и т.д.

  - сфера  (виды) деятельности фирмы, ее  потребители, клиенты, товары, партнеры;

  - экономическое  состояние фирмы;

  - географическая  зона деятельности фирмы;

  - какие  сферы и виды деятельности  являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки;

  - В  каких формах и объемах традиционно  оказывается поддержка.

  "Глубина"  информационной базы данных может  быть и большей, что зависит  от целей, опыта, имеющихся  контактов и т.п.

  Обычно  база данных по каждой категории составляется по территориальному (географическому) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формируется ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь существенным.

  Источники сведений о потенциальных донорах  могут быть самые различные:

  1. Всевозможные справочники (телефонные  справочники, издания типа "Кто  есть кто" и т.п.). Они необходимы  как при работе "с нуля", так  и на всю последующую фандрайзинговую деятельность.

  2. Списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы  меценатов, Ротари - клубы, промышленные  и банковские союзы, ассоциации  и т.д.), объединяющих деловой мир  – помимо прочего, сами эти  организации могут стать донорами  и жертвователями;

  3. Интернет – практически все  крупные фирмы, благотворительные  фонды имеют сейчас свои сайты,  серверы, на которых обязательно  содержится информация об их  спонсорстве, благотворительной  деятельности, а также об условиях  их оказания.

  4. Информация СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке культурной деятельности (кто и как оказывает поддержку);

  5. Круг общения учредителей организации  - фандрайзера или членов комитета  поддержки, личный круг общения  фандрайзеров;

  6. Информация, которой располагают  конкуренты – другие организации  - фандрейзеры, и которая может  быть предоставлена на паритетных, договорных началах (обмен списками, сотрудничество, распределение сфер  деятельности по времени или  различным программам).

  К информационным и рекламным материалам фандрайзинга относятся все те документы и материалы, которые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:

  - уставные  документы организации (устав,  положение), ведущей фандрайзинговую кампанию;

  - краткое  описание организации (ее предыстория,  история создания, деятельность, цели, достижения), оформленная в виде  буклета или релиза. Оно может  дополняться кратким описанием  жизненного пути и деятельности  первых лиц организации (или  организаторов кампании);

  - подборка  откликов, оценок в прессе и  других СМИ, выражающих общественное  мнение об организации-фандрайзере  и ее деятельности;

  - визитные  карточки, бейджи фандрайзеров и  добровольцев;

  - документы  и материалы, характеризующие  конкретные проекты и программы (описания, тексты предложений, сметы и т.п.). Об этих материалах будет сказано подробнее чуть позже.

  Применительно к проведению каждой фандрайзинговой  кампании, то есть применительно к  каждому конкретному проекту  или программе потенциальных доноров следует разделить на две части: так называемые "горячий" и "холодный" списки.

  В первом случае речь идет о потенциальных  донорах, работа с которыми является первоочередной: то ли отдача от них  наиболее вероятна и наиболее масштабна, то ли с ними уже установились прочные  отношения. "Холодный" список включает менее вероятных доноров и  отдача от которых не так существенна.

  Сделать такое разбиение необходимо для  оптимального распределения сил  и времени. Иногда отдачи от одного донора оказывается достаточно, чтобы  решить проблему обеспечения проекта.

  В любом проекте всегда оказывается  некая основная группа доноров. Кроме того, уже имея существенную поддержку, намного легче добирать другие средства, работать с другими донорами.

  Главные первоначальные усилия должны быть сосредоточены  на работе по "горячему" списку. "Горячий" и "холодный" списки могут меняться в зависимости от проектов и программ: кому-то из доноров интересны одни проекты, а другие - менее интересны.

  Важным  моментом информационного обеспечения  является подготовка так называемой "лифтовой речи".

  Лицо, занимающееся фандрайзингом (фандрайзер или первое лицо учреждения культуры) должны быть в состоянии в любой ситуации (например, оказавшись с потенциальным донором в кабине лифта и располагая только временем этого общения) кратко и внятно рассказать о сути своего проекта. Такой спич надо буквально выучить наизусть, чтобы потом не сожалеть, что было что-то забыто и недосказано. Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрайзинговой кампании:

  - перечень (картотека) доноров-вкладчиков –  фактически, основная база данных;

  - постоянная  переписка – копии всех предложений,  писем, ответов (по категориям  доноров);

  - данные  оперативного анализа – копии  текущих сведений о встречах, звонках и т.д. После получения  средств или отказа эти сведения  переходят в основную базу данных;

  - сведения  о фандрайзинговых действиях  – обычно в табличной форме  характеризующие ход работы с  каждым потенциальным донором  (даты и результаты контактов,  переписки, содержание обещаний  и т.п.);

  - сведения  о полученных средствах – номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма.

  Каждый  из указанных блоков данных учета  может представлять содержание отдельного директория (файла) в единой компьютерной базе данных фандрайзинга конкретной кампании или организации в целом. Всё это играет важнейшую роль в построении эффективной кампании фандрайзинга.

  2.3 Планирование фандрайзинговой деятельности

  Планирование  фандрайзинга организации должно опираться  на общую стратегию развития данной фирмы. Это может быть общая маркетинговая стратегия, но может быть и специальная стратегия фандрейзинга.

  В качестве эффективно применяемого способа  планирования можно привести "Модель стратегии работы со спонсорами", разработанная в Пермском театре оперы и балета. Она включает в себя следующие позиции:

  1. Разработка стратегии работы  со спонсорами;

  1.1 Разработка Титульного списка  мероприятий, требующих внебюджетного  финансирования;

  1.2 Разработка и реализация функционирования  Книги меценатов;

  1.3 Создание и утверждение графика переговоров с потенциальными спонсорами;

  1.4 Принятие решения о работе  с Фондами;

  1.5 Подготовка предложений в ЗС  области о налоговых льготах  меценатам;

  1.6 Разработка программы контактов  со спонсорами. (Юбилеи, Дни рождения  руководителей, и т.п.);

  1.7 Создание системы "меценатских  спектаклей" с дорогими билетами, встречами с артистами и т.  д.;

  Для этого необходимо осуществлять планомерную  работу в области фандрайзинга:

  2. Контакты с меценатами;

  2.1 Переговоры со спонсорами;

  2.2 Работа с депутатами по плану;

  2.3 Постановка и проведение выездных  поздравлений;

  2.4 Постановка и проведение эксклюзив  - спектаклей.

  Общие этапы проведения фандрейзинга могут  быть представлены в следующей таблице:

  Таблица Содержание этапов планирования фандрайзинговой деятельности