Цели и правила участия в выставках и ярмарках

Содержание

Введение

1. Участие фирм  в выставках и ярмарках

1.1 Основные типы ярмарок и выставок

1.2Процесс организации  выставки

1.3 Процесс участия  фирмы в работе выставки

2. Цели участия  в выставке

3. Эффективность выставочно-ярмарочной деятельности

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Выставки и ярмарки  – это не просто форум или рынок. Они являются незаменимыми помощниками  каждого предпринимателя. Анализируя современную бизнес-действительность, можно с уверенностью сказать: за последние пять – шесть лет количество проводимых выставок и ярмарок стремительно возросло и продолжает увеличиваться с каждым последующим годом. Расширяются уже существующие выставочные центры, появляются новые, а сама выставочная индустрия приобрела совершенно иные размахи, чем когда бы то ни было.

Тема данной курсовой работы – «Цели и правила участия  в выставках и ярмарках». Эта  тема сегодня особенно интересна  и актуальна ввиду стремительного развития выставочно-ярмарочного бизнеса.

Выставочно-ярмарочные мероприятия  являются существенным звеном полноценной  рекламной кампании. Участие в  отраслевых выставках сегодня является непременной составляющей успешной деятельности фирмы.

В России ежегодно проводится немалое количество выставок и ярмарок регионального, национального и международного значения. Необходимость правильной оценки их значимости для отдельных предприятий и как отражения развития отрасли, региона, направления обуславливает практическое значение исследования выставочно-ярмарочных мероприятий как средства продвижения предприятия/продукции в бизнесе.

Итак, целью данной курсовой работы является изучение особенностей проведения выставочно-ярмарочных мероприятий, а также эффективность выставочно-ярмарочных мероприятий.

Теоретической основой  для написания данной курсовой работы является литература по маркетингу, рекламе, учебные издания как отечественных, так и зарубежных авторов, а также  периодические издания.

В ходе работы были задействованы  информационные и аналитические статьи на данную тему из Интернет-ресурсов, исследовались материалы Интернет-сайтов компаний, занимающихся выставочной, ярмарочной и туристической деятельностью и тематических Интернет-порталов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Участие фирм в выставках и ярмарках

1.1 Основные типы ярмарок и выставок

Выставка – показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

Ярмарка – международная экономическая выставка образцов, которая в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров, действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном масштабах.

В соответствии с классификацией ярмарок, предложенной Международным бюро ярмарок, в зависимости  от их специализации выделяют десять типов ярмарок: 

1. Сельское и лесное хозяйство, а также оборудование, относящееся к этим отраслям.
2. Продовольственные товары, предприятия питания, гостиницы и соответствующее оборудование.
3. Текстиль, одежда, обувь, кожевенное производство и соответствующее оборудование.
4. Общественные работы (гражданское строительство, отделочные работы) и соответствующее оборудование.
5. Жилище, быт и соответствующее оборудование.
6. Здравоохранение, гигиена, техника безопасности, охрана окружающей среды и соответствующее оборудование.
7. Транспорт и транспортное оборудование.
8. Информатика, средства связи, оргтехника, книжное дело и соответствующее оборудование.
9. Спорт, отдых, досуг.
10. Торговля и бытовые услуги и соответствующее оборудование.

Классификация выставок в зависимости от специализации, организационных особенностей и  уровня, на котором принимается решение  об их проведении, предусматривает выделение следующих основных их типов:

1. Международные отраслевые выставки, тематика которых охватывает целую отрасль науки и техники («Химия», «Лесопереработка», «Сельхозтехника» и т.п.).
2. Международные специализированные выставки (салоны), тематика которых охватывает отдельные направления, подотрасли науки и техники («Сварка», «Оборудование предприятий питания», авиасалоны в Бурже, Фарнборо и т.п.).
3. Международные выставки, проводимые в рамках конгрессов, конференций симпозиумов (например, при международном конгрессе геологов – «Геология»; в рамках симпозиума кардиологов – «Кардиология» и т.п.).
4. Национальные выставки, организуемые в соответствии с межправительственными соглашениями по научно-техническому и культурному сотрудничеству.
5. Дни (недели, декады) науки и техники конкретной страны.
6. Юбилейные выставки, приуроченные к годовщинам установления межгосударственных отношений, юбилею фирм или деятельности на определенном рынке и т.п.
7. Выставки-симпозиумы, в ходе которых организаторы обеспечивают чтение курса лекций, научных сообщений, сопровождающихся демонстрацией экспонатов по раскрываемой проблеме.
8. Выставки каталогов отдельных фирм или групп фирм. Они требуют меньших затрат и могут быть передвижными.
9. Выставки, проводимые по предложению отдельных фирм с целью увеличения сбыта на конкретном рынке.

 

   Тип выставки во  многом определяет основной контингент  ее посетителей, характер аудитории.  Это должно обязательно учитываться  фирмой-участницей выставки с  позиций ее коммуникационной  политики и маркетинговой деятельности в целом. Для того, чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством коммуникаций, необходимо изучить структуру и основные этапы организации типичной, достаточно крупной выставки. 

 

1.2 Процесс организации выставки 

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, в некоторых  случаях дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной выставки занимает 1-2 года.  

 Подготовка  и проведение выставки включает  в себя следующие основные этапы:

1. Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов решение о проведении принимается на правительственном уровне, на уровне конкретного министерства, органа местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы.
2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки и т.д.
3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.
4. Прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках он заканчивается, как правило, за 2,5-3 месяца до начала работы.
5. Комплекс подготовки организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие меры. Распределение выставочных площадей между участниками. Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента. Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей. Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).
6. Монтаж экспозиции. Обычно он заканчивается за 48 часов до открытия выставки.
7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.
8. Открытие выставки для посетителей. Обычно – это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.
9. Обеспечение рабочей программы выставки.
10. Официальное закрытие выставки.
11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования; или их обратная транспортировка.
12. Проведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т.п.).

В процессе участия  фирмы в выставке, она взаимодействует  с различными руководящими и рабочими выставочными структурами. Умелая организация  этого взаимодействия во многом определяет успех участия фирмы в выставке.

Основные руководящие  органы выставки (организационный комитет и научно-технический центр) утверждаются, как правило, одновременно с решением о проведении выставки.

Главными задачами оргкомитета являются:

• утверждение тематического содержания выставки;
• утверждение списка организаций и фирм, участвующих в выставке;
• рассмотрение и утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;
• разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки;
• утверждение регламента работы выставки, процедуры официальных открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней фирм (стран)-участниц и т.п.
• подведение итогов выставки.

Основные функции научно-технического центра выставки включают в себя:

• участие в разработке тематического плана выставки и отборе ее участников;
• сбор и изучение информации об участниках выставки;  
• анализ последних достижений НТП по тематике выставки, обеспечение ее высокого научно-технического уровня;
• консультирование фирм-участниц по отбору экспонатов для демонстрации на выставке;
• проведение научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов»), организуемых в рамках выставки.

Коммерческий  центр выставки призван координировать предпринимательскую деятельность на выставке фирм-участниц. Для этого он выполняет следующие функции:

• обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров;
• сбор информации о заключенных сделках;
• проведение работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки;
• руководство рекламным отделом. 

Рекламный отдел обеспечивает весь комплекс коммуникаций выставки. Для этого отдел:

• после принятия решения о проведении выставки совместно с оргкомитетом и НТЦ организует серию публикаций о выставке в средствах массовой информации;
• разрабатывает и издает рекламные выставочные буклеты, листовки и плакаты, организует их рассылку и расклейку;
• разрабатывает и руководит изготовлением средств наружной рекламы выставки;
• в период проведения выставки организует передачи по внутри выставочной радиосети, обеспечивает освещение хода выставки в средствах массовой информации
• по отдельным заявкам фирм-экспонентов проводит на выставке рекламные мероприятия, рассылает рекламные материалы фирм потенциальным заказчикам и посредникам.

Значительный  интерес, с точки зрения решения коммуникационных задач, для фирмы-участницы выставки представляет деятельность пресс-центра выставки. В его основные функции входит:

• подготовка и проведение пресс-конференций по случаю открытия выставки;
• подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов;
• оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки;
• оказание помощи иностранным участникам выставки в проведении

 

1.3 Процесс участия фирмы в работе выставки 

Процесс участия фирмы  в работе выставки можно условно  подразделить на следующие основные этапы:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке (ярмарке).
2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.
3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.
4. Подготовительно-организационный период.
5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.
6. Работа в ходе функционирования выставки.
7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Очень коротко  рассмотрю основные задачи фирмы на каждом их этих этапов.