Аутсорсинг и Аутстаффинг

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания. 

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания. 

В российской предпринимательской  практике на аутсорсинг чаще всего  передаются такие функции, как ведение  бухгалтерского учёта, обеспечение  функционирования офиса, переводческие  услуги, транспортные услуги, поддержка  работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности. 

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является динамично развивающимся видом  оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета. Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией менеджмента, показала, что уже тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % — часть административных функций. 

Виды  аутсорсинга 

1)Производственный аутсорсинг 

При производственном (или промышленном) аутсорсинге, сторонней  организации передаются частично или  целиком производство продукции или её компонентов. 

2)ИТ-аутсорсинг (ITO) 

Предполагает  делегирование внешней специализированной компании решение вопросов, связанных  с разработкой, внедрением и сопровождением информационных систем как целиком  на уровне инфраструктуры предприятия (сопровождение оборудования или ПО), так и объёмов работ, связанных с развитием и/или поддержкой функционирования отдельных участков системы (программирование, хостинг, тестирование и т. д.) 

3)Аутсорсинг управления знаниями (KPO) 

KPO предполагает управление процессами, которые требуют глубокого изучения или серьёзной аналитической обработки данных, формирования и управления базами знаний, которые в последующем могут использоваться в том числе и для поддержки принятия решений. Аутсорсинг управления знаниями сейчас только начинает получать распространение на территории США. 
 
 
 

Что передают на аутсорсинг 

В соответствии с заявлениями многих поставщиков  услуг аутсорсинга, внешнему исполнителю  могут быть переданы практически  любые функции предприятия. На практике, наиболее распространенными формами реализации аутсорсинга в России является передача следующих функций:

-инвентаризация основных средств, товаров и материалов

-бухгалтерский учет и расчет налогов

-юридическое обеспечение деятельности

-расчет заработной платы сотрудников

-управление персоналом

-информационные системы и управление базами данных

-маркетинговые коммуникации и связи с общественностью

-управление проектами от разработки до реализации

-вопросы экономической и информационной безопасности

-управление логистикой и доставкой

-производство

-сборка и тестирование

-уборка и обслуживание

-управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, --автомобильный, железнодорожный транспорт)

-услуги офисной печати, управление офисной печатью 

Выгоды от использования  аутсорсинга 

Аутсорсинг позволяет  компании-заказчику сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных бизнес-процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные. 

Выгоды:

снижение стоимости  реализации бизнес-процесса, а именно:

сокращение и  контроль издержек (как правило дешевле, чем зарплата штатной единице)

экономия на налогах на зарплату штатной единице (иногда)

освобождение  внутренних ресурсов компании для других целей (возможен синергетический эффект)

увеличение качества получаемых продуктов или услуг:

фокусирование компании на основной деятельности (как  фирмы-заказчика, так и исполнителя  — здесь также возможен синергетический эффект)

использование специализированного оборудования, знаний, технологий

снижение рисков, связанных с реализацией бизнес-процесса

использование конкуренции на рынке исполнителя

сокращение влияния  неуправляемых факторов (нехватка комплектующих)

разделение и  частичная передача другой компании рисков

дополнительный  доступ к финансам (на фондовом рынке) — повышение инвестиционной привлекательности  фирмы 

Недостатки 

При использовании  аутсорсинга в России проявлялись  следующие его недостатки:

уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании — аутсорсера (как исполнителя, так  и его руководителя) может оказаться  недостаточным для выполнения работ  или оказания услуг на должном  уровне,

недостаточность рычагов управляющего воздействия, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание,

наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального  характера, в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям предприятия.

увеличение времени  решения проблем в аварийных  ситуациях, связанное с лишним передаточным звеном и согласованиями (особенно проявляется в телекоммуникациях 

Также существуют общие проблемы

Незнание национальной культуры (при переводе call-центров за границу)

Неработоспособность в организациях с низким уровнем  зрелости (из-за отсутствия прописанных  и понятных бизнес-процессов)

Недостаточный уровень подбора кадровыми агентствами, где HR менеджеры часто способны подбирать неквалифицированную рабочую силу, но часто не способны оценить квалификацию соискателя на место «синего воротничка»

Большая текучесть  персонала

Штатный сотрудник (за счёт рабочего общения с коллегами) способен своевременно выявлять некоторые ошибки (как ошибка в получателе корреспонденции), а иногда проинформировать клиента о новинках, при том что внештатный обычно выявляет только «шаблонные» ошибки, которые являются менее критичными. 

Наиболее распространенные формы аутсорсинга 

На сегодняшний день в мире существует множество разновидностей аутсорсинга бизнес-процессов, многие из которых успешно применяются и на российских предприятиях. В зависимости от специфики, отрасли деятельности, целей и задач в каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга. Тем не менее, существует несколько характерных примеров, реализация которых возможна для большинства предприятий независимо от их размера. 

Аутсорсинг в  сфере ИТ 

Часто под аутсорсингом информационных процессов понимается аутсорсинг ИТ-процессов организаций, не связанных с ИТ-отраслью непосредственно. В западных странах распространен  комплексный ИТ-аутсорсинг, в рамках которого подрядчику передается вся  ИТ-инфраструктура заказчика. В России такой подход используется крайне редко, компании предпочитают использовать его ограниченные варианты, такие как хостинг приложений или поддержка корпоративных сайтов. На данный момент основными поставщиками аутсорсинговых ИТ-услуг в России являются системные интеграторы, однако за последние 2-3 года появился ряд крупных российских игроков, для которых аутсорсинг является основным видом деятельности. Вместе с тем, на российский рынок активно выходят крупнейшие мировые игроки: IBM и HP. 

Обслуживание  информационных систем предприятия 

Абонентское обслуживание компьютеров — наиболее распространенный на практике вид аутсорсинга в  ИТ-сфере. При таком виде обслуживания заказчику предлагается комплексный набор услуг, позволяющий ему обойтись без собственного системного администратора или же значительно снизить его загрузку. Абонентское обслуживание компьютеров, как правило, включает в себя следующие виды услуг:

настройку и  обновление аппаратной части оборудования;

настройку и  обновление программного обеспечения;

создание защиты против взломов и проникновения  в сеть;

оперативный ремонт и замену оборудования;

профилактические  мероприятия по предотвращению поломок  и износа оборудования. 

Аутсорсинг ЦОД 

Бухгалтерский аутсорсинг — один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. В данном варианте в целях обеспечения бухгалтерского учёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется специализированная компания. Формы сотрудничества могут быть весьма разнообразны, начиная от формирования «нулевой отчётности» и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе. 

Теоретически  и практически, бухгалтерская компания может полностью выполнять все  функции бухгалтерии предприятия  вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако, это не исключает возможности построения достаточно сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности. 

Одним из очевидных  недостатков аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учета являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации, за правильность ведения и предоставления финансовой и налоговой отчетности в регулирующие органы. И хотя крупные аутсорсинговые компании обладают соответствующей компетенцией и несут ответственность перед заказчиком за правильность и своевременность предоставления информации, тем не менее, именно финансовый отдел и бухгалтерия заказчика отвечают перед государством за правильность и своевременность отчетности. Как следствие, крупные заказчики в России неохотно идут на такой аутсорсинг, предпочитая вести бухгалтерию самостоятельно. Как следствие, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке и отзывы уже состоявшихся клиентов. 

Аутсорсинг в  сфере управления персоналом 

Любая компания вынуждена решать задачи, связанные  с управлением персоналом —

Практика аутсорсинга  процессов управления персоналом широко распространена в России. Примерами  компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала являются различные кадровые агентства. Поставщиков комплексных услуг аутсорсинга в сфере управления персоналом и кадрового администрирования в России значительно меньше. 

Ещё одним распространённым примером аутсорсинга бизнес-процессов является аутсорсинг процессов в области управления взаимоотношениями с клиентами (англ. CRM) и, в частности, аутсорсинг обработки телефонных вызовов и передача на сторону колл-центров. Многие западные компании используют именно этот тип аутсорсинга, размещая колл-центры в местах с дешевой рабочей силой, зачастую, в других странах. 

Правовое и  информационное обеспечение 

Нередко компании вместо штатного юриста предпочитают пользоваться аутсорсингом. Как правило, это обходится значительно дешевле, чем содержание собственного специалиста. Юридические услуги, как и бухгалтерские, нужны любому предприятию, учреждению или общественной организации, но в большинстве случаев нагрузки просто недостаточно чтоб сделать выгодным использование штатного юриста.