Загальна характеристика управління проектами

ЛЕКЦІЯ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА

УПРАВЛЯННЯ  ПРОЕКТАМИ

 

1. Сутність проекту,  його характеристики

2. Зв'язок між  управлінням проектами та управлінням  змінами

3. Класифікація  проектів

4. Управління  проектами як галузь менеджменту

5. Методи управління  проектами. Процеси проектного менеджменту

 

3. Класифікація  проектів

 

Проекти, що реалізуються в різних областях, різними фахівцями  мають значні відмінності між  собою. Тому для вибору того або іншого підходу до управління конкретним проектом попередньо необхідно розібратися з особливостями саме даного типу або виду проекту. Класифікація проектів може бути проведена за різними ознаками (табл. 1.2):

 

Таблиця 1.2

Класифікація  проектів

Класифікаційні  ознаки проекту	Вид проекту
1	2
1. За характером  змін	Оперативні
	Стратегічні
2. За масштабом  (розміром)	Малі - капіталовкладення до $10-15 млн.; трудовитрати 40-50 тис. людино-годин (приклади: дослідно-промислові установки, невеликі промислові підприємства, модернізація діючих виробництв)
	Середні
	Великі - цільові програми, що містять безліч взаємозалежних проектів, об'єднаних загальною метою, виділеними ресурсами і відпущеним на їх виконання часом.  Відмінні риси: капіталовкладення - від $ 1 млрд. і більше, нетрадиційні форми фінансування (акціонерні, змішані) - зазвичай консорціум фірм, трудомісткість - 2 млн. людино-годин - на проектування, 15- 20 млн. людино-годин - на будівництво, 5 -7 і більше років - термін реалізації
3. За тривалістю (строками реалізації)	Короткострокові (до 3-х років)
	Середньострокові (від 3-х до 5-ти років)
	Довгострокові (понад 5-ти років)
4. За галузевою  приналежністю	Промислові
	Будівельні
	Транспортні
	Освітні
	У сфері торгівлі
	Комплексні
5. За характером предметної області проекту	Інвестиційні - головна мета - створення або реновація основних фондів організацій, що вимагають вкладення інвестицій Інноваційні - головна мета - розробка і застосування нових технологій, ноу-хау та інших нововведень, що забезпечують розвиток організацій Науково - дослідні Навчально-освітні Змішані
6. За специфікою кінцевого продукту	Економічні (приватизація підприємства, впровадження системи фінансового планування і бюджетування, введення нової системи оподаткування і т.д.) Організаційні (реформування існуючого або створення нового підприємства, впровадження нової системи керування, проведення міжнародної-рідний конференції і т.д.) Технічні (будівництво будівлі або споруди, впровадження нової виробничої лінії, розробка програмного забезпечення і т.д.) Соціальні (реформування системи соціального забезпечення, соціальний захист незабезпечених верств населення, подолання наслідків природних і соціальних потрясінь) Змішані (проекти, реалізовані відразу в декількох областях діяльності, - наприклад, проект реформування підприємства, що включає впровадження системи фінансового планування і бюджетування, розробку і впровадження спеціального програмного забезпечення і т.д.)

Продовження табл. 1.2

1	2
7. За функціональним спрямуванням	Виробничі
	Технологічні
	Фінансові
	Дослідження і розвитку
	Маркетингові
	З управління персоналу
	Комбіновані
8. За характером залучених сторін	Міжнародні
	Національні
	Територіальні
	Місцеві
9. За ступенем складності	Прості Складні Дуже складні (комплексні)
10. За структурою	Монопроекти - окремі проекти різного типу й призначення, що мають певну мету, чітко окреслені рамки з фінансів, ресурсів, часу, якості і передбачають створення єдиної проектної групи (інвестиційні, інноваційні та інші проекти) Мультипроект - комплексний проект, що складається з ряду монопроектів і вимагає застосування багатопроектного управління (реформування існуючих і створення нових підприємств, розробка й впровадження внутрішньо фірмових систем багатопроектного управління) Мегапроект - цільові програми розвитку регіонів, галузей та ін. утворень, включають до свого складу ряд моно- і мультипроектів (наприклад, створення Загальноєвропейського ринку, розвиток Південної Кореї і т.д.)
11. За складом і структурою залучених організацій	Однофункціональні
	Багатофункціональні
12. За вимогами до якості проекту	Стандартні
	З надзвичайними вимогами

 

5. Методи  управління проектами. Процеси  проектного менеджменту

 

Існує певна кількість методів управління проектами, включаючи традиційний метод, інтерактивні, послідовні та методи розподілу на етапи, а також Еджайл (англ. Agile).

Методологія управління проектами Еджайл (англ. Agile Project Management — дослівно «швидке, рухливе», екстремальне управління проектами) -  «полегшений» метод (модель), що використовується замість класичного управління проектами у випадку, коли використання проектної моделі для «проектів», чи скоріше «завдань», що тривають декілька тижнів, на практиці призводить до непотрібних витрат та слабкої гнучкості. Цей підхід дуже сильно відрізняється від традиційного. Розробка програмного забезпечення Едажайл чи Гнучка розробка продукту розглядають проект, як послідовність невеликих завдань, які виникають та виконуються ситуативно, відповідно до вимог обставин. Ініціація та виконання є скоріше адаптивними до зовнішніх обставин, ніж завчасно повністю спланованим процесом.

Традиційно (Традиційний метод поділу на етапи), управління проектами передбачає визначення послідовності дій.

У зв’язку з цим  виділяють такі підходи, що доповнюють один одного:

― класичний;

― за циклом вирішення проблеми;

― за життєвим циклом проектного менеджменту.

1) Класичний підхід, запропонований Генрі Файолем у 1949 році, представляє п’ять основних функцій менеджменту — чотири безпосередніх і одну інтеграційну:

• планування обсягу робіт, необхідних для виконання проекту і досягнення його цілей;

• організацію ресурсів для їх виконання в межах встановленого бюджету і строків;

• впровадження розробленої програми дій;

• контроль за виконанням плану або його коригування у разі необхідності;

• керівництво командою залучених до виконання людей.

2) Управління проектом як циклом вирішення (розв’язання) проблеми. Дуже часто проект виникає як відповідь на наявні проблеми підприємства. Тоді для його реалізації треба здійснити такі кроки (рис. 1.3.).

Рис. 1.3. Кроки реалізації проекту як циклу вирішення проблеми

Перший етап — розробка альтернативних рішень (1—5-й кроки).

Другий етап — прийняття рішення (6-й крок).

Третій етап — впровадження (7—10-й кроки).

3) Часто виконання тих чи тих завдань тісно переплетене зі стадіями життєвого циклу проектного менеджменту.

Керівники проектів розглядають  питання життєвого циклу по-різному, значною мірою на це впливають  характер та особливості того чи іншого проекту, його зміст. Відповідно до одного з найпоширеніших підходів життєвий цикл розбивають на чотири великі фази:

• формулювання проекту (концепція);

• планування та розробка;

• реалізація (здійснення);

• завершення (введення в експлуатацію результату).

Ще один із можливих підходів до визначення фаз і стадій життєвого  циклу проектного менеджменту наведено у табл. 1.3.

Таблиця 1.3

Фази життєвого циклу проектного менеджменту (проекту)

Фаза  життєвого циклу	Стадія	Характеристика	Результат
Зародження	1. Концепція	Компанія, уряд або інша організація визначає потребу  у новому продукті	Загальна ідея. Приблизні витрати за проектом коливаються в межах ± 30 %
	2. Вивчення  можливостей	Концепція перевіряється у деталях з метою визначення її реалістичності, життєздатності	Приблизний  обсяг робіт, масштаб витрат, терміни  виконання. Приблизні витрати — з коливанням ±10 %
Зростання	3. Планування	Розробляється план виконання	Необхідні документи  з обсягів та якості. Затверджений бюджет (коливання ± 5 %) і календарний план, ресурсний план
	4. Конструктор-ська розробка	Розробляються і погоджуються принципова схема, детальне креслення кожного компонента
Зрілість	5. Забезпечення	Уточнюються необхідні матеріали та обладнання	Контроль:
	6. Виробництво  (монтаж)	Продукція виробляється за допомогою матеріалів, устаткування з використанням креслення	обсягів
			якості
			витрат
			використання ресурсів
			своєчасності
Завершення	7. Приймання	Кінцевий продукт  перевіряється для встановлення відповідності його вимогам проекту	Завершення  робіт, використання продукту, оцінка отриманих вигод, нагородження і розпуск команди, аудит і підсумкова звітність

На основі життєвого циклу проекту засновано Традиційний метод управління проектами. Оскільки основні цілі проекту досягаються за допомогою певних процесів управління, «Традиційний метод поділу на етапи» включає наступний перелік елементів: чотири групи процесів та систему контролю. Незалежно від методології чи термінології, що застосовується, використовуються одні й ті самі базові процеси управління проектами.

 Групи процесів проектного менеджменту зазвичай включають (етапи виконання проектів):

    1. Ініціювання (або вибір) проекту

    2. Планування та розробка

    3. Реалізація (виконання, здійснення, експлуатація)

    4. Моніторинг і контроль

    5. Завершення

Не всі проекти проходять  кожен з етапів, так як проект може бути припинений до того як буде завершений. Деякі проекти не мають етапів структурованого планування та/або моніторингу. Деякі проекти проходять стадії 2, 3 і 4 декілька разів. Багато галузей використовують варіації зазначених етапів.

 

ХАРАКТЕРИСТИКА  ПРОЦЕСІВ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

 

1. Ініціювання проекту

 

Процес  ініціювання визначає зміст та межі проекту (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Група процесів ініціювання

Проекти виникають як наслідок потреб. Увесь процес управління проектом починається тоді, коли існує потреба, яку потрібно задовольнити. На жаль, ми живемо у світі обмежених ресурсів і не можемо реалізовувати проекти для задоволення всіх наших потреб одночасно. Доводиться робити вибір. Одним проектам ми віддаємо перевагу, інші — відкидаємо. Рішення приймаються виходячи з наявності доступних ресурсів і кількості потреб, що їх треба задовольнити, а також беручи до уваги величину витрат на задоволення цих потреб і порівняльну важливість задоволення одних потреб та ігнорування інших.

Рішення щодо вибору проектів є дуже важливими, адже цим ми беремо на себе відповідальність за майбутнє. Вони зв’язують наші ресурси — іноді лише на короткий період, а іноді — на роки. В них закладено те, що економісти називають альтернативною вартістю. Іншими словами, обираючи проект «А», а не проект «Б», ми відмовляємося від тих вигод, які міг би нам дати проект «Б».

Якщо зазначений етап виконується не в повній мірі, то здебільшого проект не буде відповідати  вимогам бізнесу. Ключовими контрольними індикаторами для зазначеного етапу є розуміння бізнес-середовища та включення усіх необхідних контрольних індикаторів в проект. Усі невідповідності, проблемні питання мають бути розглянуті. Рішення щодо таких питань мають бути прийняті з метою їх усунення.

Етап ініціювання має містити план, що висвітлює такі питання:

• аналіз бізнес-потреб/вимог в вимірюваних показниках;
• огляд існуючих процесів;
• фінансовий аналіз витрат і доходів, включаючи бюджет;
• аналіз зацікавленими сторонами, включаючи користувачів, працівників підтримки проекту;
• устав проекту, включаючи витрати, завдання, результати та календарний план впровадження.