Задачи как внутренний элемент организации, их взаимосвязь с целями организации

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера – это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для  ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз  в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько  секунд. Исследователь выполняет  разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться  ни разу в течение дня, недели или  года. Для того чтобы выполнить  некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего  уровня к высшему.

Изменения в характере  и содержании задач тесно связано  с эволюцией специализации. Как  показал в своем знаменитом примере  о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить  производительность труда. В нашем  веке технологические нововведения и системное сочетание техники  и специализации труда сделали  специализацию задач углубленной  и сложной до такой степени, о  которой и думать не мог Смит.

    Взаимосвязь внутренних переменных

В предыдущей главе были рассмотрены основные внутренние переменные. Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто  не будет отрицать что задачи организации  влияют на выработку целей. Точно  так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

 

 

        Рис. 1  Взаимосвязь внутренних переменных.

 

Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения  внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно  не забывать, что организация –  открытая система. И поэтому эта  схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок  как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

 

 

2. Характеристика процессов стратегического планирования в системе менеджмента.

 

 

Функции управления - составные части  любого процесса управления, без их выполнения невозможно обеспечить эффективную  работу организации.

К общим функциям менеджмента относятся:

• планирование
• организация
• мотивация
• контроль
• координация

 

 

Планирование - начальный  этап управления

Планирование – его сущность состоит в том, что руководство фирмы определяет стратегические цели и задачи, принимает стратегические и оперативные решения по ним, определяет способы и сроки достижения запланированного, необходимые материальные, денежные и трудовые резервы и ресурсы, исполнителей и ответственных лиц и другие вопросы. 

 

Осуществляя связь между современным  состоянием организации и тем, которого она хочет достичь в будущем, процесс планирования включает принятие решений о том, что делать, когда делать и кто будет делать. 

 

Успех любой организации зависит  от того, насколько тщательно продуманы  и определены общие цели деятельности, а также средства их достижения. 

 

Аристотель писал: "благо везде и повсюду зависит от соблюдения двух условий:

правильного установления конечной цели всякого рода деятельности и

отыскания соответствующих средств, ведущих к конечной цели" 

 

 

 Ведущий американский менеджер Ли Якокка ввел систему задавать ведущим работникам на каждом уровне следующие вопросы:

• какие задачи вы ставите на ближайшие 3 месяца?
• каковы ваши планы, приоритеты, надежды?
• что вы намерены предпринять для их осуществления?

Результатом процесса планирования являются планы. 

План – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью заданий, обеспечивающих реализацию целей производственной системы.                

 

Принципы планирования    

А.Файоль определил четыре основных принципа планирования, назвав их «общие черты хорошей программы  действия»:

• единство;
• непрерывность;
• гибкость;
• точность.

Позднее, современный ученый-экономист  Р.Акофф назвал еще один принцип  – участие. 

 

Принцип единства предполагает, что планирование в организации имеет системный (комплексный) характер; это означает единство целей как для вертикальной управленческой иерархии, так и горизонтальных связей.

Принцип участия рассматривается в тесной связи с принципом единства. Он означает, что работник предприятия независимо от занимаемой и выполняемой функции становится участником планируемой деятельности.

Принцип непрерывности означает, что процесс планирования во времени должен быть непрерывным исходя из следующих предпосылок:

-изменение внешней среды может  носить непредсказуемый характер  и потребует корректировок плана;

- не всегда возможно предусмотреть  изменение во внутренней сфере.

Принцип гибкости заключается в необходимости предусматривать при составлении планов определенные производственные резервы. Величина резервов зависит от уровня профессиональной компетентности плановиков. Они должны быть достаточными для достижения поставленной цели, не завышенными или заниженными. 
Принцип точности связан с понятием «эффективности» плана и принципом гибкости, т.е. планы должны быть максимально приближены к существующим возможностям предприятия.  

 

Все менеджеры, независимо от того на каком уровне организации они  находятся, занимаются планированием. Однако характер и масштаб планирования изменяются в зависимости от полномочий, которыми располагают менеджеры. В  зависимости от цели различают стратегическое и оперативное планирование.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование - это процесс определения миссии и целей организации, нахождения конкретных стратегий для выбора и приобретения нужных экономических ресурсов, их распределения и использования с целью обеспечения эффективной деятельности организации в обозримой перспективе.  

 

Смыслом стратегического планирования является процесс моделирования  будущего, применительно к которому должны быть определены цели и сформулирована концепция долговременного развития.  

 

Этапы стратегического планирования:  

• формирование миссии и целей; 
• проведение стратегического анализа; 
• оценка и выбор стратегических альтернатив;

 

 «Стратегическое планирование имеет дело не с будущими решениями, а с будущим решений, принимаемых  сегодня». 

 

Формирование миссии фирмы

Миссия фирмы – это публичная цель деятельности компании (понимание компанией своей роли в системе бизнеса).

Формулировка миссии определяется отношением фирмы к своим покупателям, работникам, конкурентам, правительству  и т.д. Четкое понимание своей  миссии позволяет фирме выделиться среди конкурентов и завоевать  покупателей. 

 

Пример:

Миссия компании Ford

Представление людям дешевого транспорта.  

 

Миссия компании Procter & Gamble

Производить продукцию наивысшего качества и потребительской ценности, которая способствует повышению  жизненного уровня людей в разных странах 

 

Миссия компании должна быть максимально  адаптированной к рынку и основываться на том, что компания умеет делать наилучшим образом; должна быть реалистичной и учитывать мнения и желания лиц, определяющих судьбу компании.

Во всем процессе стратегического  планирования миссия наиболее статична. В идеале она разрабатывается  лишь однажды, в момент выхода фирмы  на рынок, и определяет направление  ее развития. На каждом уровне управления миссию компании нужно преобразовать  в конкретные стратегические цели. 

 

Следует различать широкое и  узкое понимание миссии. 

 

В широком понимании миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования предприятия. Философия предприятия определяет ценности, верования, принципы, в соответствии с которыми предприятие намеревается осуществлять свою деятельность. Именно предназначение определяет действия, которые предприятие намеревается осуществлять, и то, какого типа предприятием оно намеревается быть. Философия предприятия обычно редко меняется. Хотя она может меняться, например, со сменой собственника. Что касается второй части миссии, то она может меняться в зависимости от глубины изменений, которые могут происходить на предприятии и в среде его функционирования. 

 

В узком понимании миссия — сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует предприятие, т. е. миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования предприятия, в котором проявляется отличие данного предприятия от ему подобных. 

 

Миссия помогает достичь ясности  цели внутри компании, служит фундаментом  для принятия всех важных решений, вносит элемент обязательности при достижении целей предприятия, приводит к пониманию  и поддержке компании во внешней  среде в достижении ее целей. 

 

Самым трудным во всем процессе планирования является формулирование положения  о миссии, осуществляемое на первой ступени работы по созданию или совершенствованию  бизнеса. Делать это нужно до того, как процесс планирования закончится в целом. Зачастую положение о  миссии неоднократно переписывается, по мере того, как меняются знания о  конкурентах и о других элементах  внешней среды. Положение о миссии функционирует как средство коммуникации, для того чтобы помочь предприятию  добиться преимущества перед конкурентами.  

 

Положение передает намерения предприятия, цели и указания людям, вовлеченным  в данный бизнес. 

 

Оно действует как катализатор  активности каждого, кто вовлечен в  конкретный бизнес:

• владелец предприятия;
• ключевой менеджмент (люди, занимающие ключевые посты в бизнесе);
• сотрудники. Нужно помочь им понять цели и задачи предприятия и их роль в достижении этих целей;
• поставщики. Необходимо помочь им понять цели данного предприятия и возможности своего воздействия;
• потребители. Следует помочь им понять, на чем фокусируется конкретное предприятие и что именно они являются сосредоточием усилий.

Формирование миссии присуще высокоразвитому  бизнесу. Предпочтительным считается  сочетание короткого лозунга, определяющего  основное направление действий фирмы, с хорошо проработанным текстом  миссии, включающим следующие пункты:

• описание текущего положения дел на предприятии;
• описание потребителей, с которыми в настоящее время работает предприятие;
• описание предлагаемых предприятием продуктов и услуг;
• описание целей предприятия (куда оно хочет прийти?);
• описание философии компании (какие ценности и взгляды лежат в основе деловой практики компании?);
• описание общественного имиджа предприятия (как оно хочет выглядеть в глазах общественности?). 

Цели организации 

Цели - это  конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть  группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе  процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим  фактором координирования деятельности группы. Общие цели сплачивают коллектив и придают всей работе осознанность.