Внутренняя и внешняя среда организации и их анализ

2 Внешняя среда

2.1 Характеристики внешней  среды

Многие факторы внешней  среды могут влиять на организацию. Подчеркивая диверсифицированность воздействия окружения, Штейнер и Майнер указывают: «В прошлом руководители концентрировали внимание на экономических и технических обстоятельствах. Однако в последнее время изменение установок людей, социальных ценностей, политических сил и сферы юридической ответственности заставили руководителей расширить спектр требующих учета внешних воздействий».

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора  воздействует на другие факторы. Так  же как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора  окружения может обуславливать  изменение других.

Взаимосвязанность различных  факторов внешней среды, как считают  Эмери и Трист, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются. Эмери и Трист приводят в качестве примера провал одной английской фирмы по производству пищевых консервов, которая «так и не сумела осознать, что ряд внешних событий становится настолько взаимоувязанным, что это ведет к необратимым общим изменениям». Как они указывают далее, «выживание становится решающим образом связанным с уровнем знаний организации о ее окружении».

Под сложностью внешней среды  понимается число факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также уровень вариативности  каждого фактора.

Если говорить о числе  внешних факторов, на которые организация  вынуждена реагировать, то, если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с  профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация  находится в более сложном  окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов  при отсутствии профсоюзов и замедленном  изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения  в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение  современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел  исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку  он должен отслеживать все технологические  нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся  стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. В то же время  если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может  оказаться в условиях высокоподвижной  внешней среды. Учитывая сложность  функционирования в условиях высокоподвижной  среды, организация или ее подразделения  должны опираться на более разнообразную  информацию, чтобы принимать эффективные  решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений  более трудным процессом.

Неопределенность внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает  организация по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется  адекватная информация и есть основания  считать ее высоконадежной. Поскольку  бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или  аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные  решения.

2.2 Среда прямого воздействия

При рассмотрении влияния  внешнего окружения на организацию  важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время  связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности  и неопределенности описывают факторы  как прямого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет понятнее при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных  органов, потребителей и конкурентов.

Поставщики. С точки зрения системного подхода организация - это  механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности выходов - это  материалы, оборудование, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия  среды на операции и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или  количества, но одновременно опаснее  усилением таких факторов подвижности  среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

Материалы. Некоторые организации  зависят от непрерывного притока  материалов. Примеры: машиностроительные фирмы, фирмы, распределяющие товары, и  магазины розничной торговли.

Японцев считают создателями  методов ограничения запасов. Фирмы, для которых материалы - входы, считают, что то, что необходимо для следующего этапа производственного процесса, должно доставляться по принципу «точно в срок». Такая система снабжения  требует тесного взаимодействия производителя с высшей степени  взаимосвязанными поставщиками. В других странах может понадобиться поиск  альтернативных поставщиков или  поддержание значительного объема запасов.

Капитал. Для роста и  процветания фирмы нужны поставщики не только материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных  учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцентирующие  векселя компании или покупающие ее облигации. Как правило, чем лучше  дела у компании, тем выше ее возможности  договорится с поставщиками на благоприятных  условиях и получить нужный объем средств. Небольшие, в особенности венчурные, предприятия сегодня испытывают большие трудности с получением необходимых средств.

Трудовые ресурсы. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных  с достижением поставленных целей, т. е. для эффективности организации  как таковой. Без людей, способных  эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером служит практически каждый сектор компьютерной промышленности, и особенно это относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных программистах и разработчиках систем. В некоторых отраслях глобальная конкуренция вынудила ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах.

Законы и государственные  органы. Многие законы и государственные  учреждения также влияют на организации. В преимущественно частной экономике  взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого  ресурса и каждого результирующего  продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным  владением, компанией, корпорацией  или не коммерческой корпорацией, и  именно это определяет, как организация  может вести свои дела и какие  налоги должна платить. Число и сложность  законов, непосредственно посвященных  бизнесу, в XX веке резко возросли. Как  бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды от законопослушания в форме штрафов или даже полного  прекращения бизнеса.

Государственные органы. Организации  обязаны соблюдать не только федеральные  законы, но и требования органов  государственного регулирования. Эти  органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также  имеющие силу закона. Комиссия по торговле регулирует торговую практику предприятий. Федеральная комиссия по связи регулирует порядок телефонной, телеграфной, телевизионной  и радиосвязи. Право выдавать и  отменять лицензии на радио- и телевещание  дает комиссии огромную власть над  соответствующими организациями. Комиссия по ценным бумагам и биржам определяет, как публичные акционерные компании должны вести финансовую и бухгалтерскую  отчетность. Управление по надзору  за качеством пищевых продуктов  и медикаментов регулирует сбыт и  разработку новых видов продукции  в соответствующих отраслях. Управление охраны труда устанавливает нормативы  условий работы. Агентство по охране окружающей среды регулирует деятельность с позиции сохранения природной  среды. Неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других, и в то же время за каждым стоит авторитет федерального правительства, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований.

Потребители. Многие принимают  точку зрения известного специалиста  по управлению Питера Ф. Друкера, согласно которой единственная подлинная цель бизнеса - создавать потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Однако некоммерческие и государственные организации также имеют потребителей в друкеровском смысле. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда неочевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией. Тем не менее в период выборов использование рекламы и личных встреч с избирателями служит ясным указанием на то, что кандидаты в будущие хозяева кабинетов рассматривают граждан как потребителей, которых нужно «купить».

Потребители, решая, какие  товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для  организации почти все, относящиеся  к результатам ее деятельности. Тем  самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры зачастую значительно.

Конкуренты. Конкуренты - это  внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство  каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды  потребителей так же эффективно, как  это делают конкуренты, предприятию  долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а  как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Если некогда мощное предприятие еще могло справиться с конкурентами, используя против них нечестные, грабительские методы, то сегодня руководители вынуждены реагировать на нововведения по-иному - превращая свою организацию в еще более новаторскую и эффективную, чем все прочие в данной области. [5, с. 128-140]

2.3 Среда косвенного воздействия

Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций так же заметно, как  факторы среды прямого воздействия. Тем не менее руководству необходимо учитывать их.

Среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения  о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать  последствия для организации. К  основным факторам среды косвенного воздействия относятся технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Технология. Технология является одновременно внутренней переменной и  внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить  и распределять информацию, а также  на то, какого рода услуги и новые  продукты ожидают потребители от организации.

Очевидно, что организации, имеющие дело непосредственно с  технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии  быстрого реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. Однако сегодня, чтобы сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу, по крайней мере, с теми разработками, от которых зависит  эффективность их деятельности.

Состояние экономики. Руководство  должно также уметь оценивать, как  скажутся на операциях организации  общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики  влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным  увеличение запасов поставляемых организации  ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, с  тем чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также  решить сделать заем, поскольку при  наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем  самым будут частично скомпенсированы  потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть  путь уменьшения запасов готовой  продукции, поскольку могут появиться  трудности ее сбыта, сократить часть  работников или отложить до лучших времен планы расширения производства.