Влияние формальных и неформальных структур на эффективность деятельности организации

     Комитеты  – группы в рамках организации, которым  предоставляются полномочия для  выполнения конкретных задач или  набора обязанностей. Их называют советами, целевыми группами, комиссиями или  командами, но во всех случаях они  создаются для группового принятия решений и действий, что отличает их от других организационных структур.

     Комитеты  бывают двух типов: специальные и  постоянные.

     Специальный комитет – это временная группа, сформированная для достижения конкретной цели.

     Постоянный  комитет – это постоянно действующая  в рамках организации группа с  конкретной целью.

     Формальные  группы могут быть сформированы для  выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы  для решения определенной целевой  задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.

     В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:

1. Вертикальная (линейная) организация, объединяющая  ряд органов и подразделений  таким образом, что каждое из  них находиться между двумя  другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;

2. Функциональная  организация, в соответствии с  которой, руководство распределяется  между рядом лиц, специализирующихся  на выполнении определенных функций  и работ; 

3. Штабная  организация, характеризующаяся  наличием штаба советников, экспертов,помощников, не включенных в систему вертикальной  организации. Формальные группы  могут быть сформированы для  выполнения регулярной функции,  как, например, бухгалтерия, а  могут быть созданы для решения  определенной целевой задачи, например  комиссия по разработке какого-либо  проекта. 

     Формальная  организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она  становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и  после работы. Из социальных взаимоотношений  рождается множество дружественных  групп, неформальных групп, которые  все вместе представляют неформальную организацию.

     У неформальных организаций много общего с формальными организациями, в которые они оказываются вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации, – у них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальная организация создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности.

     Неформальные  организации осуществляют социальный контроль над своими членами, и первым шагом к этому является установление и укрепление норм – групповых  эталонов приемлемого и неприемлемого  поведения. Чтобы быть принятым группой  и сохранить в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. Вполне естественно, например, что у  неформальной организации имеются  свои четко сформулированные правила  относительно характера одежды, поведения  и приемлемых видов работы. Чтобы  укрепить соблюдение этих норм, группа может применять довольно жесткие  санкции, а тех, кто их нарушает, может  ждать отчуждение. Это – сильное  и эффективное наказание, когда  человек зависит от неформальной организации в удовлетворении своих социальных потребностей, что случается довольно часто.

     Социальный  контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать влияние  и направить к достижению целей  формальной организации. Он также может  повлиять на мнение о руководителях  и справедливости их решений. Сопротивление  переменам. Люди могут также использовать неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических  перемен, которые могут произойти  в их отделе или организации. В  неформальных организациях наблюдается  тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что  перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение  новой технологии, расширение производства и, следовательно, появление большой  группы новых сотрудников, может привести к распаду неформальной группы или организации, либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. Подчас такие изменения могут дать возможность конкретным группам добиться положения и власти.

     Поскольку люди реагируют не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их представлению, предлагаемое изменение  может показаться группе гораздо  более опасным, чем оно есть на самом деле. Например, группа управляющих  среднего уровня может сопротивляться внедрению вычислительной техники  из опасения, что эта техника отнимет  у них работу как раз в тот  момент, когда руководство собирается расширить сферу их компетенции.

     Сопротивление будет возникать всякий раз, когда  члены группы будут усматривать  в переменах угрозу дальнейшему  существованию своей группы как  таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам  или положительным эмоциям. Руководство  может ослабить это сопротивление, разрешая и поощряя подчиненных  участвовать в принятии решений.

     Так же, как и формальные организации, неформальные имеют своих лидеров. Неформальный лидер приобретает  свое положение, добиваясь власти и  применяя ее по отношению к членам группы, аналогично тому, как это  делает лидер формальной организации. По существу нет никаких серьезных  различий в средствах, применяемых  лидерами формальных и неформальных организаций, для оказания воздействия. Их существенно отличает только то, что лидер формальной организации  имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и  обычно действует в отведенной ему  конкретной функциональной области. Опора  неформального лидера – признание  его группой. В своих действиях  он делает ставку на людей и их взаимоотношения.

     Сфера влияния неформального лидера может  выходить за административные рамки  формальной организации. Несмотря на то, что неформальный лидер одновременно является одним из членов управленческого персонала формальной организации, очень часто он занимает там сравнительно невысокую ступень в организационной иерархии.

     Существенные  факторы, определяющие возможность  стать лидером неформальной организации, включают: возраст, должностное положение, профессиональную компетентность, расположение рабочего места, свободу передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики определяются принятой в группе системой ценностей. Так, например, в некоторых неформальных организациях пожилой возраст может считаться  положительной характеристикой, а  в других – наоборот. Неформальный лидер имеет две первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять  ее существование. Иногда эти функции  выполняются разными людьми. Если это так, то в неформальной группе возникают два лидера: один для  выполнения целей группы, другой –  для социального взаимодействия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Взаимодействие формальных и неформальных структур в организации. Их влияние на деятельность организации.

     Очень важно понимать, что неформальные организации динамически взаимодействуют  с формальными организациями. Поскольку  групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут  также оказывать влияние и  на эффективность деятельности формальной организации. В зависимости от характера  эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к  повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам  и другим явлениям, которые немаловажны  для оценки деятельности организации. Поэтому, даже если неформальная организация  создана не по воле руководства и  не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленных ею целей. Одна из самых больших и  распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению группами и  неформальными организациями –  это изначально невысокое мнение о них руководителей. Некоторые  руководители упрямо продолжают считать, что неформальная организация –  это результат неэффективного управления. Хотя по существу возникновение неформальных организаций явление естественное и весьма распространенное, они есть в каждой организации. Подобно многим другим факторам, действующим в области  управления, они несут в себе как  отрицательные, так и положительные  моменты. Действительно, некоторые  неформальные группы могут вести  себя непродуктивно, так, что это  будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут  распространяться ложные слухи, приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству. Принятые группой нормы могут привести к тому, что продуктивность организации  будет ниже той, что определена руководством. Тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов могут  задерживать необходимую модернизацию производства. Однако, такое контрпродуктивное поведение часто является реакцией на отношение начальства к этой группе. Члены группы считают, что к ним относятся несправедливо и отвечают так, как ответил бы любой человек на то, что ему кажется несправедливым. Такие случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Поскольку для того, чтобы быть членом группы, надо работать в данной организации, преданность группе может перейти в преданность организации. Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей в других компаниях потому, что они не хотят нарушать социальные связи, которые они приобрели в данной компании. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций. Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные выгоды. В любом случае, не зависимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству. Всякая реально существующая организация как социальная система всегда является соединением формальных и неформальных элементов, она как бы состоит из двух «половинок», соотношение между которыми очень подвижно и зависит от степени формализации или правовой регламентации в окружающей среде, возраста самой организации, ее культуры и стиля делового поведения, которого придерживается ее руководство. Обе формы организации сосуществуют на предприятии, взаимодополняют друг друга, а иногда и противоборствуют. Какова роль этих групп в процессе функционирования организации? Формальная организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию. Неформальная организация – это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования такой неформальной организации. Важно понять, что в большой организации существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в так называемую сеть. Поэтому некоторые авторы считают, что неформальная организация – это, по существу, сеть неформальных групп. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций. У неформальных организаций много общего с формальными организациями, в которые они оказываются вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации, – у них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальная организация создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. Для увеличения эффективности работы организации в целом, руководители должны использовать потенциальные выгоды неформальных организаций, стараясь одновременно уменьшить их отрицательное воздействие. Для этого в процессе функционирования организации могут применяться различные методы воздействия на неформальные группы.

Проблема  существования и взаимного влияния  формального и неформального  в социальной организации имеет  очень большое значение в современном  менеджменте. Поскольку организации  любого размера состоят из групп, менеджеру необходимо хорошо разбираться  в особенностях возникновения и  развития формальных и неформальных групп. Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен стремиться к обеспечению  тесного взаимодействия между формальными  и неформальными организациями, поскольку неформальные организации  динамично взаимодействуют с  формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и на отношение людей к труду и  к начальству. В число проблем, связанных с неформальными организациями, входят: снижение эффективности, распространение  ложных слухов и тенденция сопротивляться переменам. К потенциальным выгодам  относятся: большая преданность  организации, высокий дух коллективизма  и более высокая производительность труда наблюдаются в тех случаях, когда групповые нормы превосходят  официально установленные. Чтобы увеличить  эффективность работы всей организации, справиться с потенциальными проблемами и овладеть потенциальными выгодами неформальной организации, руководство должно признать неформальную организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению лидеров и членов неформальной группы, учитывать эффективность решений неформальных организаций, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.

Менеджера не может не интересовать состояние  взаимодействия в группе, потому что  от этого зависит эффективность  управления. Так как зачастую неформальные отношения играют большую роль, чем  формальные, менеджер должен знать  законы групповой динамики и способы  влияния на развитие неформальных взаимодействий. Это влияние должно быть целенаправленным.

Эффективная группа - это группа, в которой  взаимодействия характеризуются сплоченностью, взаимоуважением, взаимопониманием.

     Обычно  индивидуумы и группы лучше реагируют  на затрагивающие их решения, если с  ними заранее советуются. Консультации с группой вместо попытки навязать ей произвол, говорят об уважении к  достоинству группы и отдельного человека, а также ослабляют сопротивление  переменам со стороны неформальной организации.

Коллективные  обсуждения также способствуют укреплению сотрудничества и в других отношениях: