Ведение деловых переговоров

Первый  принцип - привлечь внимание собеседника. Если вы не в состоянии сделать это, если партнер вас не слушает, зачем вам вообще что-то говорить? (Начало беседы).

Второй  принцип - пробудить в вашем собеседнике заинтересованность. Когда партнер проявит желание к беседе, потому что уверен, что ваши предложения будут ему полезны, это означает, что он вас будет с удовольствием слушать (Передача информации).

Третий  принцип - принцип детального обоснования. На основе вызванного интереса надо убедить партнера в том, что он поступит разумно, согласившись с вашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ему и его предприятию пользу (Аргументация).

Четвертый принцип - выявить интересы и устранить сомнения вашего партнера. Если партнер ведет себя осторожно и не видит возможности применения ваших идей и предложений на своем предприятии, хотя и понимает их целесообразность, вы должны выяснить и разграничить его желания (нейтрализация, опровержение замечаний).

Пятый принцип - основной - заключается в преобразовании интересов партнера в окончательное решение (Принятие решения).

Наряду с этими  пятью принципами нужно запомнить  несколько следующих рекомендаций по ведению деловых бесед. Их универсальный характер основывается на таком простом факте, что в любой беседе вы должны искусно приспособиться к своему партнеру в данный момент, независимо от того, о каких деловых или личных отношениях идет речь. Рекомендации эти следующие:

1. Заранее напишите план беседы, обработайте наиболее важные формулировки.

2. Применяйте положения  психологии о периодическом воздействии  на партнера в ходе беседы, а именно: 
- неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными; 
- начало и конец - только положительные фразы.

3. Помните постоянно  о движущих мотивах партнера: 
- его ожиданиях; 
- преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы; 
- его позиции; 
- его желании самоутвердиться; 
- его чувстве справедливости; 
- его самолюбии.

4. Избегайте задавать вопросы, на которые собеседник может ответить "Нет", облегчайте ему "Да - ответ".

5. Повторяйте в  ходе беседы, переговоров основные  мысли вашего партнера, следите  за своими мыслями и высказываниями, не повторяйтесь.

6. Избегайте отклонений  от предмета переговоров и превосходной степени сравнения.

7. Внимательно выслушивайте  собеседника до конца, ведь  слушать с должным вниманием  то, что вам хочет сообщить  собеседник, - это не только знак  внимания к нему, но и профессиональная  необходимость.

8. Никогда не пренебрегайте значением предубеждений вашего партнера. Вспомним свой собственный опыт: часто ваше мнение складывается до того, как вы тщательно взвесили все факты. И для вас, и для вашего партнера будет лучше, если вы вместе осознаете это.

9. Избегайте недоразумений и неверных толкований! Ваше изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным. При любой неясности сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у партнера, что он все же подразумевает?

10. Уважайте своего партнера! Ведь техника ведения бесед и переговоров - это общения с людьми. Будьте внимательны и предупредительны к собеседнику, цените его аргументы, даже если они слабы.

11. Всегда, когда  возможно, будьте вежливы, дружески  настроены, дипломатичны и тактичны. Помните, что вежливость не снижает определенности просьбы или предложения, но во многом препятствует появлению у партнера внутреннего сопротивления. Вежливость должна быть в меру, без лести и подхалимажа. Дипломатичное же поведение предполагает осторожность, сообразительность и простую учтивость.

12. Если нужно,  будьте непреклонны, но сохраняйте  хладнокровие, когда температура  беседы поднимается.

13. Любым возможным  способом постарайтесь облегчить  собеседнику восприятие ваших  тезисов и предложений, учтя внутреннюю борьбу между его желаниями и реальными возможностями, чтобы он мог сохранить свое лицо. Дайте ему время, чтобы он сам постепенно убедился в правильности ваших положений.

14. Подумайте о  тактических приемах ведения  переговоров.

15. Попытайтесь в ходе беседы достичь своей цели или же найдите приемлемый компромисс.

Практика - лучший учитель  

4. Заключение 

В своей работе я  постарался осветить основные принципы и приемы ведения переговоров, вопросы  психологической подготовки и структуру  переговорного процесса в целом. Возможно, некоторые положения покажутся достаточно очевидными, другие - вызовут вопросы.

Не осознав общие  закономерности, присущие процессу переговоров, невозможно правильно, с учетом ваших  целей и задач, построить взаимодействие с партнером. На начальных этапах , приступая к ведению переговоров ,не стоит жалеть время на анализ того, что произошло и происходит на данных переговорах, как строится процесс их ведения. В дальнейшем это будет сведено до автоматизма и не понадобится столь подробного разбора. Появится то, что обычно называется опытом ведения переговоров. Однако, чтобы это действительно произошло ,придется потратить немало усилий.

Нельзя научиться  вести переговоры, не участвуя в  них. Поэтому при наличии любой  возможности, имеет смысл ее использовать. С каждыми новыми переговорами приобретается опыт, оттачиваются навыки. Но это все впереди, а сейчас в качестве первого шага на пути к новой профессии предлагается "ИНСТРУКЦИЯ УЧАСТНИКУ ПЕРЕГОВОРОВ", в которой обобщены главные рабочие моменты и предложен алгоритм проработки вопросов, связанных с переговорной практикой (ПРИЛОЖЕНИЕ 1).

Представляется, что  за переговорами - как средством  урегулирования конфликтных и кризисных  ситуаций, а также средством, обеспечивающим сотрудничество различных социальных субъектов большое будущее. Они приходят на смену силовым и командным методам, обеспечивая наиболее гармоничное развитие социальной и экономической жизни. И они требуют уже сейчас специалистов своего дела, обладающих высоким творческим потенциалом, хорошо разбирающихся в тайнах избранной профессии, умеющих принимать продуманные и тщательно взвешенные решения.

ИНСТРУКЦИЯ  УЧАСТНИКУ ПЕРЕГОВОРОВ

Внимание: последствия плохо организованных переговоров:

- материальные потери;

- потери репутации.

1. ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

1.1. Анализ проблемы

1.1.1. Определите предмет  переговоров (о чем будут переговоры).

1.1.2. Установите вашего  возможного партнера: 
- получите необходимую информацию о партнере (его надежности, опыте участия в аналогичных переговорах, финансовых делах и т.п.).

1.1.3. Выявите наличие  альтернатив данным переговорам.

1.1.4. Определите, нужны  ли вам эксперты для подготовки

нет да

- в какой области  (юристы, экономисты, специалисты по  технологии производства, какие-либо  еще?); 
- сформулируйте задачи экспертам, указав сроки.

1.1.5. Проведите содержательный анализ проблемы (при необходимости совместно с экспертами):

- каковы ваши интересы? 
- каковы возможные интересы партнера? 
- насколько ваш партнер заинтересован в переговорах с вами (есть ли у него лучшие альтернативы)? 
- определите область совпадения и расхождения интересов.  

1.2. Планирование переговоров

1.2.1. Планирование  содержательных аспектов переговоров.

1.2.1.1. Сформулируйте  общий подход к переговорам  (переговорную концепцию):

- ваши цели и  задачи (следуют из анализа проблемы) :

а) получить информацию о партнере ; 
б) дать информацию о себе; 
в) заключить соглашение; 
г) продлить имеющееся соглашение; 
д) пересмотреть ранее заключенное соглашение; 
е) внести коррективы в имеющееся соглашение;

Внимание: обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей, например, получить информацию о партнере, дать информацию о себе и заключить соглашение.

- как вы намерены  их достигать (наметьте стратегию,  исходя из анализа задач и  ваших целей).

1.2.1.2. Проведите экономические  и финансовые расчеты.

1.2.1.3. Подготовьте  необходимую техническую и справочную документацию (например, по технологии производства и строительства, по законодательству на территории страны и т.п.).

1.2.1.4. Определите возможные  варианты решения.

- выпишите для каждого  варианта положительные  и отрицательные  моменты; 

- проранжируйте варианты  решений по степени  предпочтения для  вас и для партнера;

- возможно ли улучшить  варианты для вас,  не ухудшая их для партнера:

___________I____________

I I

нет да

- какие?

- за счет  чего?

1.2.1.5. Сформулируйте ваши возможные  предложения и их аргументацию (предложения должны отвечать  тому или иному варианту решения).

Внимание: 1) старайтесь ориентироваться  на объективные критерии (например, стандартный уровень цен);

2) при подготовке  аргументации, прежде  всего, покажите  преимущества ваших  предложений для  партнера.

1.2.1.6. Сформулируйте  вашу позицию на переговорах.  Позиция является конечным итогом  подготовки к переговорам и отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации:

- сформулируйте основную  позицию на переговорах; 
- сформулируйте запасную позицию (по каким вопросам и как далеко вы можете идти на компромиссы); 
- подготовьте документы, которые вы хотели бы представить вашему партнеру (это может быть проект договора, а также юридические, финансовые и другие документы).

1.2.2. Планирование  организационных моментов.

1.2.2.1. Выберите  место проведения переговоров

дома на нейтральной  на территории 
территории партнера

- оцените все плюсы  и минусы места, учитывая, в  частности, такие параметры, как  материальные затраты, сложность  организационных моментов, необходимость  согласований с другими организациями  и руководством.

1.2.2.2. Определите  состав делегации и ее руководителя.

Внимание: 1)типичная ошибка для российских участников переговоров - слишком большой количественный состав делегаций; 
2) помните, что делегация должна работать, как единая команда.

- определите персонально,  кто будет участвовать в переговорах?

1) непосредственные  участники переговоров; 
2) эксперты, консультанты, (требования к экспертам:

а) компетентность, 
б) умение работать "в команде");

3) если необходимо-технический  состав (например, машинистки, стенографистки).

1.3. Первые контакты с партнером (предпереговоры)