Ведение делового совещания

Правило 12. Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, как правело, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Правило 13. Зафиксируйте и разошлите принятые решения. Обязательно вернитесь к этому протоколу на следующем совещании. Если результаты совещания не зафиксированы — считайте, его не было вообще.

Правило 14. Сформируйте программу действий по результатам совещания.

Чтобы результаты обсуждения не ушли в песок, необходимо наметить шаги по реализации решения. И не забудьте за каждым пунктом программы действий закрепить ответственных и сроки выполнении задания.

Характер общения при переговорах

Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Часто бывает необходимо разрядить накалившуюся атмосферу, а сделать это можно лучше всего шуткой или анекдотом. Вообще же советуем все время сохранять спокойный и дружелюбный тон, чрезмерная официальность способна засушить дискуссию.

Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию  цивилизованно.  Это предполагает   наличие   деликатности   в    отношениях    диспутантов    и, следовательно, исключает  использование  таких  средств  аргументации  своей точки зрения, как  насмешки,  прерывание  оппонентов,  резкие  выпады  в  их адрес.  Нужно  особенно  внимательно  следить,  чтобы  деловой  спор   между участниками был определенным и имел  временные  границы,  а  также  за  тем, чтобы не допускать  личных  столкновений.  Терминология  спора  должна  быть понятна всем присутствующим.

5.2. Поведение участника совещания

!!! От оратора  требуется,  чтобы  суть  дела  излагалась  по  памяти  или  с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при  свободном  изложении достигает  95%,  а  при  чтении  всего  35%.  Выступающий  должен  исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее  ритм.

!!! Большое  значение  имеет  и  правильность  самого  изложения  материала. Грамотность,  логичность,  эмоциональная  окраска  -  все  это  обязательное условие  любого   служебного   контакта.   Нужно   следить   за   правильным употреблением  слов,  их   произношением,   ударением.  

!!!  Не количество аргументов решает исход дела, а их надежность. Не следует также начинать с просьбы, надо начинать с аргументов: так как просьба без аргументов имеет наименьшие шансы на положительное решение.

!!! Убедительность аргументов в значительной степени зависит от имиджа и статуса

убеждающего. Поддержка коллектива также повышает статус.

!!! Не загоняйте в угол себя, не понижайте свой статус. Будьте корректны в  

     высказываниях.

В высказываниях будьте самим собой, не играйте роли, выбранной самостоятельно или ожидаемой от вас другими.

Неуверенное поведение принижает человека и ассоциируется с его низким статусом. Следует избегать извинений (без должных к этому причин), проявления признаков неуверенности. Приведем несколько типичных примеров «самоубийственного» начала беседы: «Извините, я не помешал?», «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать».

!!! Не принижайте статус и имидж собеседника.

Любое проявление неуважения, пренебрежения к собеседнику – это покушение на его статус и вызывает негативную реакцию. Указание на ошибку собеседника или его неправоту отрицательно влияет на имидж критикуемого. Посетитель чувствует себя менее значимым, если его кресло стоит далеко от стола хозяина кабинета.

!!! Желая переубедить собеседника, начинайте не с разделяющих вас моментов, а с 

того, в чем вы согласны с ним.

Пусть это будут даже второстепенные обстоятельства в высказывании собеседника. Каждый из нас с большим удовольствие выслушивает то, с чем он согласен и что не противоречит его взглядам. И наоборот, мы раздражаемся, когда услышанное противоречит сложившемуся у нас мнению. Первое делает говорящего приятным собеседником, второе – неприятным.

!!! Будьте хорошим слушателем.

Будучи хорошим слушателем, мы найдем аргументы, наиболее убедительные именно для данного человека. Став приятным собеседником, мы обеспечим более лояльное отношение к своим аргументам.

!!! Избегайте конфликтов.

Ни в коем случае нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов  в  адрес чьего-либо личного мнения,  нужно  следить  за  тем,  чтобы  выступающих  не прерывали и не осмеивали их мнения.

!!! Проверяйте, правильно ли вы понимаете друг друга?

!!! Следите за мимикой, жестами и позами – своими и собеседника.

Знающий язык жестов и поз «читает» собеседника, получая дополнительную информацию. Вместе с тем часто мы бываем неубедительны, если наши жесты и позы не соответствуют произносимым словам. Знание особенностей невербальной коммуникации позволяет сделать речь более убедительной.

!!! Дайте понять, что идею вы почерпнули от собеседника.

Так вы поднимаете статус собеседника. К своим идеям люди относятся более бережно, чем к чужим.

!!! Будьте по возможности кратки.

      Не стоит отнимать время у других свои многословием. К тому же многословие –

!!! Высказывайтесь прямо.

Не стоит рассчитывать на то, что окружающие догадаются о причинах вашего настроения или о наших желаниях. Скажите «я сержусь, потому что…», «я расстроен, потому что…».

!!! Сражайтесь с проблемой, а не с человеком.

Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал. Есть серьезная разница между фразами «почему ты не можешь убирать за собой?» и «пожалуйста, наведи порядок на рабочем столе». В первом случае вы осуждаете черту характера и поведение, во втором – предлагаете решение проблемы.

!!! В случае, если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение...». Главное — не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы.

!!! Важно отнестись к своей позиции не как единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения.

6. Анализ процесса технологий проведения деловых совещаний в ООО «Альянс-тур»

6.1 Анализ хозяйственной деятельности ООО «Альянс-тур»

Благополучное финансовое состояние предприятие - это важное условие его непрерывного и эффективного функционирования, для его достижения необходимо обеспечить постоянную платежеспособность субъекта, высокую ликвидность его баланса, финансовую независимость и высокую результативность хозяйствования.

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс-Тур» дочернее предприятие ОАО"Альянс-2", именуемое в дальнейшем "Предприятие", создано в соответствии с действующим законодательством и решению учредителя А. О. "Альянс-2" для насыщения потребительского рынка в целях получения прибыли. ООО "Альянс-Тур" является правопреемником АОЗТ "Альянс-Авиа".

Предметом деятельности предприятия являются:

1.       Осуществление авиатранспортных и автотранспортных перевозок юридическим лицам, гражданам РФ и др. государствам.

2.       Оказание коммерческих, консультативных, маркетинговых, лизинговых, сервисных, информационных и иных видов услуг.

3.       Услуги в развитии торгово-экономических отношений предприятий организаций с иностранными фирмами, использование возможностей для делового взаимовыгодного сотрудничества в различных сферах экономики:

       содействие предприятиям с иностранными инвестициями в осуществлении их деятельности в РФ путем предоставления комплекса сервисных услуг обеспечение административно-организационной поддержки;

       услуги в области права, бухгалтерии, финансов;

       посредническая деятельность и коммерческая деятельность с использованием собственных и привлеченных основных и оборотных средств;

       международная туристская деятельность;

       внешнеэкономическая деятельность в соответствии с действующим законодательством;

Юридический статус: предприятие по действующему законодательству РФ является юридическим лицом. Правовое положение предприятия определяется законодательством и Уставом предприятия.

Предприятие имеет фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью "Альянс-Тур" дочернее предприятие ОАО «Альянс-2».

Предприятие имеет круглую печать со своим наименованием, утвержденным учредителем.

Для достижения своей цели предприятие в своей деятельности имеет право от своего имени совершать сделки, заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности быть истцом и ответчиком в арбитражном и третейском и суде.

Уставной капитал предприятия 7,9 млн. (семь миллионов девятьсот тысяч) рублей.

Прибыль предприятия после уплаты налогов и других обязательных платежей распределяется учредителем ежеквартально.

Предприятие вносит в бюджет отчисления по налогам, в соответствующие фонды по социальному и медицинскому страхованию, на пенсионное обеспечение в порядке и по ставкам, установленным действующим законодательством.

Предприятие ведет оперативный бухгалтерский и статистический учет в соответствии с порядком, предусмотренным действующим законодательством. Предприятие ежеквартально отчитывается перед учредителем.

Контроль за деятельностью предприятия осуществляет ревизионная комиссия, назначаемая учредителем.

Предприятие реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам и тарифам, установленным самостоятельно, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, по государственным ценам.

Для осуществления своих уставных задач директор сформировал трудовой коллектив предприятия в соответствии со штатным расписанием, и утвердил его. Предприятие обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты труда, условий труда, меры социальной защиты. Социальное обеспечение и социальное страхование работников предприятия регулируется нормами действующего законодательства.

ООО «Альянс-тур» - самостоятельный хозяйственный субъект, отвечающий общим требованиям, выполняющий работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Как юридическое лицо - это предприятие, отвечающее определенным признакам, установленным законодательством страны. К числу признаков относится: наличие своего имущества, самостоятельная имущественная ответственность, право приобретать, пользоваться и распоряжаться собственностью, а также осуществлять от своего имени иные дозволенные законом действия, право от своего имени быть истцом и ответчиком в суде и арбитраже, иметь самостоятельный бухгалтерский баланс, расчетный и иные счета в банке.

ООО «Альянс-тур» эффективно функционирует, следовательно, играет важную роль в экономике государства. Оно является основой для: увеличения национального дохода, повышения материального благосостояния всех слоев граждан страны, развития медицины, образования, культуры, решения проблем занятости, решения многих социальных проблем.

Фирма ООО «Альянс-Тур» имеет организационную структуру для малого предприятия, которая определяет соотношение между функциями, выполняемыми сотрудниками организации.

На предприятии существует отдел маркетинга призванный выявлять:

       на какие отели существует наибольший спрос,

       какие туры наиболее популярны,

       какие категории людей, и в каком количественном составе пользуются услугами туристических фирм,

       в какое время года (месяцы) и куда именно люди предпочитают ездить отдыхать.

Главный менеджер, менеджер по работе с зарубежными странами, и менеджер по маркетингу занимаются данными исследованиями, на базе которых впоследствии заключаются контракты с иностранными туроператорами, следят за правильностью их заключения, согласно желанию сторон, как с иностранными турфирмами, так и с частными клиентами. Ведь от того, как оперативно они сработают с клиентом, после заключения контракта зависит успех и процветание фирмы.

Как правило, основной целью предприятия в условиях рынка является получение прибыли, и не менее важной целью ООО «Альянс-тур» является обеспечение стабильной финансовой устойчивости в его работе. Это более сложная для достижения цель, которая включает в себя не только получение прибыли, но и устойчивое ее получение, а добиться этого не так-то просто.

Дружеское отношение и общность интересов, взаимное сочувствие между работниками предприятия также в высшей степени важны. В коллективе фирмы «Альянс-Тур» существует дружеская атмосфера.

На данном предприятии среди сложившихся различного рода ритуалов, следует выделить церемонии чествования и празднования юбилеев, успехов компании, публичного поощрения. Хорошо организованные такого рода мероприятия закрепляют ценности, способствуют запоминанию работниками своих героев. А именно герои являются важным составным элементом культуры.

Находясь в фирме «Альянс-Тур» понятно, что каждый сотрудник выполняет свой круг обязанностей, согласуя свою деятельность со всеми структурными единицами предприятия, что приводит к оперативному реагированию на изменяющиеся условия рынка туристического бизнеса. В результате повышается мобильность и устойчивость всего предприятия.

Из вышесказанного о предприятии «Альянс-Тур», оценки деятельности предприятия в целом, на основе комплексного анализа конечных итогов его эффективности видно, что предприятие многопрофильное, несмотря на то, что работает всего шесть человек, включая руководство. Экономическая суть эффективности предприятия состоит в том, что на каждую единицу затрат работники добиваются существенного увеличения прибыли. Это на сегодня и выделяет малые предприятия на рабочем рынке труда.