Неявки  можно разделить на две группы: разрешенные законом (отпуска с разрешения администрации) и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы).

      Таким образом, составляется фактический  баланс рабочего времени в человеко-часах. Распределение работ на будущее происходит на основе плановых балансов, в которых должно найти отражение снижения трудоемкости работ мероприятий по НОТ. При этом исходят из того, что все работники выполняют только свойственные им функции.

      1.3. Диагностика рабочего времени

      Резервы времени ограничены, поэтому его  нужно использовать рационально. Успех работника во многом зависит именно от этого. Следовательно, необходимо точно знать, на что нужно тратить время, на что оно тратится, и каким образом выполнять работу быстрее.

      Первым  шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража, самофотографии, фотографии. Выбор метода зависит от задач и масштабов.

      Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление операции в целом или её отдельных повторяющихся элементов для анализа приемов труда, определения причин отклонения от норм разработки или нормативов. Как правило, психологически он неприятен для работника, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого. Хронометраж используется, если необходимо изучить отдельные повторяющиеся элементы операции, важные в данный момент; если операции слишком кратковременные; если необходимо учесть все затраты времени на операцию. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объединения их в группы в разных комбинациях). При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы (действия, комплексы приемов, движения), а также устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками (резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений). Наблюдения фиксируют в специальном наблюдательном листе. После этого сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры, и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции. Непосредственным объектом хронометража является оперативное или подготовительно-заключительное время на машинно-ручных работах. В результате среднюю продолжительность той или иной операции можно рассчитать, разделив продолжительность всех операций на число операций. Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает оптимизировать затраты времени и совершенствовать ее структуру.

      Фотография  рабочего дня (групповое и индивидуальное; выборочное и сплошное) проводится с помощью измерения и наблюдения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на всем его протяжении или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии нормировщиков, мастеров и т.п. Она целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы, с охватом их всех или большей части, обычно в течение 10—15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ. Основными документами при этом являются карта фотографии, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, результаты, совмещение, примечания (толкование неясностей), с которым работника знакомят. В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения. Во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, конкретный период. Затем на их основе проводится подробный анализ, в котором определяются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь времени; продолжительность маршрутов; количество времени, необходимого для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных); а также выясняется, что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.

      Разновидностью  фотографии является самофотография, основой которой является карта самофотографии. Она содержит следующие сведения: фамилию, имя и отчество работника, должность, стаж работы по специальности, в том числе на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две графы — число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями. Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографии, подсчитываются по отдельным элементам работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по стажу, по видам работ, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, а также нерациональным использованием технических средств. Самофотография экономична, но не дает точных результатов и связана с трудностями в обработке материалов. Формой самофотографии является дневник рабочего времени руководителя или специалиста. Работы в нем записываются в той последовательности, в которой они выполняются, и соответственно записываются затраты времени на них. Существуют книжная, реестровая и карточная формы ведения такого дневника, анализ которых позволяет экономить до 50% рабочего времени.

      Что бы проанализировать отдельные виды работ часто используются опросы, которые могут проводиться как в устной форме, так и в форме анкеты.  Последнее сложнее, но, тем не менее, позволяет получить более надежные ответы. Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике, быть понятными и удобными для заполнения, краткими, целенаправленными, доступными для машинной обработки. Вопросы должны быть сформулированы четко и недвусмысленно, а в случае оценочных вопросов определяются их границы.

      Выявить виды деятельности, на которые время  тратится впустую можно с помощью  диагностики времени. В неё входит группировка работ по функциям. Затем им даётся оценка в отношении их необходимости, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа становится очевидным, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени. В итоге их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению поставленных целей и сокращению необоснованных потерь.

      1.4. Контроль за рабочим временем

      Правила текущего контроля использования рабочего времени предусматриваются действующими в настоящее время Основными положениями по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденными в 1973 году. Приведем извлечения из III раздела этих положений «Учет использования рабочего времени и контроль за состоянием трудовой дисциплины»:

      14. Контроль за своевременным началом  и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены) осуществляют руководители производственных подразделений, на которых возложено осуществление этого контроля.

      15. Учет использования рабочего  времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

      а) за своевременной явкой рабочих  и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

      б) нахождения рабочих и служащих в  рабочее время на своих рабочих  местах, а также своевременного ухода и прихода рабочих и служащих во время обеденного перерыва;

      в) своевременности ухода рабочих  и служащих с работы по окончании  рабочего дня или смены;

      г) фактически отработанного времени  рабочими и служащими, времени простоя  и других видов недоиспользования  рабочего времени по причинам.

      16. Контроль за своевременной явкой  рабочих и служащих на работу  и уходом с нее фиксируется  по одной из следующих систем:

      а) карточной с помощью контрольных часов;

      б) жетонной с применением табельных  жетонов или марок;

      в) пропускной посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;

      г) рапортно-ведомственной с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров;

      д) с помощью контрольно-пропускных устройств. Допускается использование комбинированных и других систем  учета прихода и ухода, рабочих и служащих в зависимости от условий производства.

      Для ведения учета отработанного  времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по учету заработной платы и труда. Если работник увольняется или переводится в другое подразделение, то его прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях до 12 лет. Табель представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.п.) в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке табельных номеров или алфавита. Он составляется за 2—3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по табелям определяется число отработанных дней. Табели ведутся ежемесячно по соответствующей форме лицами, которых назначил руководитель и заполняется на списочный состав работников предприятия. В списочный состав включаются фактически явившиеся на работу; не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом; находящиеся в служебных командировках; работающие на дому по договору; принятые на работу на неполный день и неполную неделю; студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением заработной платы; работники, получившие отгул за работу в праздничные дни и выходные; находящиеся в отпуске по беременности и родам; имеющие выходные дни по графику работы предприятия; другие категории работников. Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Тайм-менеджмент как система управления рабочим временем

      2.1. Тайм-менеджмент

      Управление временем (Time Management) - это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

      Основные  идеи тайм-менеджмента: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. Но самое главное без спешки и различных стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от выполняемой работы. Результатом является рост квалификации, повышение мотивации труда, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций. Поставленные цели достигаются кратчайшим путем. Но всё же основной целью изучения тайм-менеджмента является максимальное использование собственных возможностей, а также сознательное управление течением времени.

      Тайм-менеджмент – это система. Поэтому она  включает в себя определенные элементы такие как: анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

      Эта система довольно стройная, но не стоит  воспринимать её как аксиому, потому что каждый человек является уникальным и только он сам может решить собственную проблему более эффективного рационального использования времени. Поэтому будет более правильным использовать личный тайм-менеджмент. Но если рассматривать управление временем с позиции организации, то приобретение умения сотрудником укладываться в сроки, грамотно управлять рабочей нагрузкой, расставлять приоритеты является не только целью сотрудника, но также и целью руководителя и всей организации. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

      Анализ  – это процесс, позволяющий выявить  нерациональное использование рабочего времени и его причины, а также выявить основные причины, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

      Постановка  целей – важный этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо определить, зачем тайм-менеджмент нужен для человека или организации его использующие. Поставив цель, облегчается работа в дальнейшем, так как уже легче ориентироваться на то, какие метода управления временем следует применить, а какие нет.