Управление проектами

1.Общие понятия: проект, управление проектами. Системное представление управления проектами.

Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

"Временное"  означает, что у любого проекта  есть начало и непременно наступает  завершение, когда достигаются поставленные  цели, либо возникает понимание,  что эти цели не могут быть достигнуты.

"Уникальных" означает, что создаваемые продукты  или услуги существенно отличаются  от других аналогичных продуктов  и услуг. Примеры проектов: строительство  дома, разработка нового оборудования, бизнес реинжиниринг, разработка  или внедрение программных средств,  проведение рекламной компании, проведение выборов и т.д.

Уникальность  продуктов или услуг проекта  обуславливает необходимость последовательного  уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

Управление проектами – дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические. Исследовательские, реорганизационные и др.).

Управление проектом – это наука и искусство руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта на основе применения современных методов, техники и технологий для достижений определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости. Времени, качеству и удовлетворению участников рынка.

Основные характеристики проекта:

1. Назначение  проекта. Описываются новые продукты  или услуги. Которые получит потребитель  в результате реализации проекта

2. Стоимость  проекта. Сметные затраты, необходимые для выполнения работ проекта

3. Объемы  работ проекта. Количественные показатели работ проекта

4. Сроки  выполнения работ проекта. (даты начала, окончания, продолжительность).

5. Ресурс  проекта. Ресурсы требующиеся для осуществления проекта (оборудование, материалы, персонал, программное обеспечение, производственные площади)

6. Исполнители  проекта. Специалисты и организации,  привлеченные к выполнению работ  проекта, их количественные характеристики, состав и квалификация

7. Риск  проекта. Определение рискованных  событий в проекте, вероятности  их свершения и ущерба от их воздействия на проект.

Характеристики  проекта, перечень и требования к  которым формулируются в техническом  задании используются для обоснования  целесообразности и осуществимости проекта, анализа хода его реализации и для заключительной оценки степени  достижения поставленных целей проекта  и сравнения фактических результатов  с запланированными. К важнейшим из них относятся технико-экономические показатели: объем работ, сроки выполнения, себестоимость, прибыль, качество, конкурентоспособность, социальная и общественная значимость проекта.

Методы управления проектами позволяют:

1.   Определить цели проекта и провести его обоснование

2.   Выявить структуру проекта (подцели,  основные этапы работы, которые предстоит выполнить)

3.   Подобрать исполнителей (через процедуры торгов и конкурсов)

4.   Определить необходимые объемы и источники финансирования

5.   Подготовить и заключить контракты

6.   Определить сроки выполнения  проекта, составить график его  реализации, рассчитать необходимые ресурсы

7.   Рассчитать смету и бюджет проекта

8.   Планировать и учитывать риски

9.   Обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое.

 

Правление проектами - методология организации, планирования, руководства, координации  трудовых, финансовых и материально-технических  ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных  методов, техники и технологии управления для достижения в проекте резльтатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Принципиальная методологическая системная модель управления проектом состоит из трех основных блоков:

субъекты  управления;

объекты управления;

процесс управления осуществлением проекта.

 

Субъектами управления являются активные участники проекта (программы), взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений в процессе его осуществления.

К основным субъектам управления проектом относятся:

1. Ключевые участники проекта:

инвестор, заказчик, генконтрактор, генподрядчик, исполнители.

2. Команда управления проектом:

менеджер  проекта, функциональные менеджеры проекта – члены команды проекта.

Объекты управления

Объектами системы управления могут быть:

программы, проекты, контракты (проекты), реализуемые в организациях или предприятиях, фазы жизненного цикла объекта управления: концепция, разработка, реализация, завершение.

 

Процесс управления осуществлением проекта реализуется посредством прямой и обратной связей между субъектами и объектами управления и содержат:

Уровни  управления, рассматриваемые с точки  зрения временного разреза управления проектом, который, как правило, сопоставляется с соответствующими субъектами управления:

стратегический  уровень охватывает весь жизненный  цикл проекта и соответствует  организационно-экономическому уровню проекта,

годовой уровень управления – рассматривает  работы проекта, выполнение которых  запланировано в течении года,

квартальный уровень управления – рассматривает  работы проекта, выполнение которых  запланировано в течении квартала,

оперативный уровень управления - рассматривает  работы проекта, выполнение которых  соответственно запланировано в  течении месяца, декады, недели, суток, смены и т.д.

Функции управления, включающие:

управление  предметной областью проекта,

управление  проектом по временным параметрам,

управление  стоимостью в проекте,

управление  качеством в проекте,

управление  рисками в проекте,

управление  персоналом в проекте,

управление  коммуникациями в проекте,

управление  контрактами в проекте,

управление  изменениями в проекте.

Стадии  процесса управления, включающие:

инициализацию – организацию и запуск проекта  и его частей,

планирование  работ проекта,

организацию и контроль выполнения работ проекта,

анализ  и регулирование хода работ проекта,

закрытие  проекта и его частей.

 

2.Проект. Программа. Проект и программа как объекты управления, их характеристики

Проект  это - ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы  с изначально четко определенными  целями, достижение которых определяет завершение проекта, с установленными требованиями к срокам, результатам, рискам расходования средств и ресурсов и к организационной структуре.

Различные проекты могут не иметь никаких  связей и выполняться изолированно. Каждый из них выступает как самостоятельный  объект управления. В то же время  конкретные проекты могут иметь  различные связи. При определенных условиях множество взаимосвязанных  проектов объединяются в программу.

Программа может быть сформулирована в терминах проектов и предоставлена как  совокупность проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами, временем на ее выполнение, технологией, организацией и др.

Программа, так же как и проект, является объектом управления. Однако, в отличии от отдельного проекта она требует специальных методов мультипроектного управления, обеспечивающих достижение общей цели программы при соблюдении заданных ограничений и условий ее выполнения.

Выполнение  отдельного проекта в рамках программы  может не давать ощутимого результата, ВТО время как осуществление  всей программы обеспечивает максимальную прибыль.

Программы можно разделить на мультипректы и мегапроекты.

Мультипроект - комплексный проект, или программа осуществляемый в рамках крупных организации, предприятий.

Мегапрект - целевая программа, содержащая множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и временем выполнения. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными, межотраслевыми, отраслевыми и смешанными.

Для управления проектом необходимо знать его планируемые  характеристики. Выбор путей и  способов достижения принятых значений показателей проекта является основной задачей управления проектом.

 

Проект, как объект управления, имеет следующие отличительные признаки:

1. Признак  изменений

2. Признак ограниченной конечной цели

3. Признак ограниченной продолжительности

4. Признак ограниченности бюджета

5. Признак  ограниченности требуемых ресурсов

6. Признак  новизны для предприятия, которое  реализует проект, и для рынка  предполагаемого спроса на создаваемый в проекте продукт

7. Признак  правового и организационного обеспечения

8. Признак  разграничения с другими проектами  предприятия

 

3. Цели и стратегии проекта. Взаимосвязь целей и задач проекта.

Любое дело начинается с формализации цели. В проектном  менеджменте обычно выделяют генеральную  цель проекта и цели первого уровней, а также подцели/задачи. Генеральную  цель (миссию) проекта необходимо отличать от целей первого и последующих  уровней, а также действий и результатов проекта.

Миссия проекта — это причина его существования. Она детализирует статус проекта, устанавливает ориентиры для определения целей/подцелей, стратегий на различных уровнях организации. Т.е. под миссией подразумевается главная задача проекта с точки зрения его будущих услуг или продуктов, его ключевых рынков и технологий.

 Стратегия проекта — это центральное звено в разработке направлений действий по достижению формализованных миссией и целями результатов проекта.

Разработку  стратегии проекта можно разделить  на 3 реализуемых последовательно процедуры:

 • стратегический  анализ

 • разработка/выбор  стратегии

 • реализация выбранной стратегии.

 Стратегический  анализ начинают с анализа  внутренней и внешней. Со стороны внешней среды как правило ожидают или угрозы, или возникновения благоприятных возможностей для реализации проекта. Для этого используют популярный метод SWOT-анализа.

К факторам внешней среды относятся:

 технологические, т.е. уровень существующих технологий, наличие “ноу-хау”; доступ к ресурсам; инфляцию, курсы валют, налоги (экономические и макроэкономические факторы); ограничения со стороны законодателя (например лицензирование); уровень безработицы, традиции, пол, возраст (т.е. социальные факторы); политические факторы (внешняя политика, экономическая и внутренняя политика); экологические факторы (уровень загрязнения внешней среды, экологические мероприятия); количество и сила конкурентов.

Факторы внутренней среды включают в себя:

  рынок на котором работает фирма, клиенты фирмы; маркетинговые мероприятия и сбытовая политика; оснащенность производства; лояльность, компетентность и численность персонал; снабжение фирмы (лояльность поставщиков, условия поставки); финансы фирмы (структура капитала, его оборачиваемость и ликвидность, финансовое состояние организации); номенклатура продукции.

Самый первый шаг при подготовке проекта в  любой сфере: бизнесе, домашнем хозяйстве  или образовании — состоит  в определении целей и задач  проекта. Этот шаг определяет, что  мы хотим получить после завершения проекта, и какие действия нам  необходимо предпринять для достижения этой цели. Члены проектной команды, включая менеджеров проектов, уделяют  недостаточно внимания этому, безусловно, важному процессу, или выполняют  его неправильно, что, в конце  концов, приводит к неудачному завершению проекта.

Неправильно определенные цели и задачи, или  цели без задач, приводят к тому, что в процессе реализации проекта  возникают перерасход средств, битвы  за территорию, выяснение отношений  между членами проектной команды, невыполнение промежуточных контрольных  точек и, как следствие, неудовлетворенные клиенты.

Цели и  задачи должны быть четкие заявлениями  о намерениях. Каждая цель должна иметь  собственное стремление, которое  влияет на конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеряемы.

 

Цели должны отвечать на вопрос "Что?".

Цели представляют собой общие намерения применительно  к проекту. В этом процессе цели отвечают на вопрос "что?". Иными словами, "что" будет выполнять проект? Проекты могут иметь более  одной цели, и много задач применительно  к одной цели. Не путайте цели с задачами.

Примеры:

Цель разработки веб-сайта: его посетители будут  уверены, что существует угроза глобального  потепления.

Цель страховой  компании: отдел медицинского страхования  увеличит пакет предлагаемых услуг  на 10%.

Цель работы врачебного кабинета: пациенты не будут  ждать дольше 1 часа перед посещением врача.

 

Задачи должны отвечать на вопрос "Как?"

Задачи представляют собой конкретные действия, которые  приводят к выполнению цели. Каждая цель будет иметь одну или несколько  связанных с ней задач. По сути, задача определяет "как" будет выполняться процесс.

Всегда начинайте  определение задачи с глагола. Это  гарантирует, что задача станет измеряемой, и конечный результат проекта  будет рассматриваться в рамках действия этой задачи. Одновременно каждая задача станет измеряемым промежуточным этапом выполнения проекта.

Примеры:

1. Цель: посетители  сайта будут уверены, что глобальное  потепление существует.