Учебно-ознакомительная практика

     Внутренний  трудовой распорядок ООО «Вэд»

1. Правила приема на работу.
1. Прием на работу осуществляется путем заключения трудового договора (контракта) на основании личного заявления и оформляется приказом по предприятию.
2. Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме с указанием должности, места работы, даты возникновения трудовых правоотношений, размера должностного оклада, видов доплат и вознаграждений, должностных обязанностей, ответственности работника.
2. Рабочее время и время отдыха.
1. Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами и условиями трудового договора (контракта) должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

     Время начала и окончания работы ООО «Вэд» определяется работником самостоятельно с учетом режима работы организации. 

3. Анализ документооборота  на предприятии

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства ООО «Вэд», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документооборота в ООО «Вэд» являются:

     - оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени;

     - максимальное сокращение инстанций прохождения документа;

     - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.

     Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы в ООО «Вэд» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации.

     В ООО «Вэд» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

     Входящие. Входящий документ - документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

     Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения.

     Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Вэд», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

     Основным  принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

     В канцелярии ООО «Вэд» были отобраны следующие документы: заявка на груз, инвойс, наряд, упаковочный лист и коносамент.

     Заявка на груз – форма заявки на перевозку грузов является единой для всех участников перевозочного процесса. Следует уточнить, что заявки на перевозку грузов в контейнерах предоставляются отдельно по каждому виду контейнеров массой брутто: 3 тонны, 5 тонн, от 5 тонн до 10 тонн, до 25 тонн включительно, свыше 25 тонн.

     Инвойс  – счет-фактура. Используется при экспорте, импорте и транзите какой-либо продукции. Фактически инвойс – это документ, содержащий перечень товаров с указанием их стоимости, формальных особенностей (цвета, веса и т.д.), условий поставки и сведений об отправителе-получателе.

     Наряд – договор на выполнение работ или оказание услуг. Наряд сочетает элементы собственно договорных обязательств, технического задания и расчета стоимости.

     Упаковочный лист – это подробный перечень товаров или грузов в транспортном средстве. Он содержит следующую информацию: количество штук, количество мест, количество штук в одном месте, нетто и брутто вес, таможенный код, тип контейнера и порт доставки.

     Коносамент  –  документ, выдаваемый перевозчиком груза грузовладельцу. Удостоверяет право собственности на отгруженный товар. 

     4. Организация рабочих  мест персонала

     Профессиональный  этикет

     В компании дресс-код не прописан в договоре о найме, он является негласным. Сотрудники носят преимущественно брючные костюмы, юбки, туфли (женщины) и деловые костюмы, сорочки, туфли и галстуки (мужчины). Цветовая гамма одежды в сдержанных традиционных тонах – серых, голубых, оливковых.

     Все сотрудники имеют навыки общения  с людьми, всегда вежливы. Большинство владеет английским языком, что помогает в сотрудничестве с иностранными клиентами.

     Оценка  услуг и обслуживания

     Общество  предоставляет высокий уровень качества транспортно-экспедиционных услуг, который был достигнут с помощью предложения заказчикам комплекса услуг. Иными словами экспедитор не только организует перевозку груза, но и готов выполнить массу разнообразных сопутствующих услуг: комплектование и складирование грузов, документальное оформление перевозки, расчеты с перевозчиками и провайдерами других видов услуг, осуществить информационное обеспечение/сопровождение перевозки. А при выполнении международной перевозки  могут добавиться ещё и услуги по таможенному оформлению грузов. 

     Основное  устойчивое преимущество «Вэд» является информационное сопровождение перевозки. Высокопрофессиональный экспедитор создает собственные информационные системы, которые  осуществляют постоянный контроль над месторасположением контейнеров на маршруте (осуществляют трейсинг).  

     5. Анализ эффективности  совещаний, проводимых на предприятии

     В ООО «Вэд» совещания по характеру проведения являются свободными и проводятся лишь раз в месяц. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня. Как объяснил руководитель, совещания не являются важной частью ООО «Вэд». Раз в месяц сотрудники собираются обсудить возникшие проблемы, обмениваются мнениями.

     После присутствия на таком совещании, можно выделить следующие аспекты:

     - совещание длится не более  часа;

     - нет четко определенного плана,  повестки, целей;

     - сотрудники обсуждают проблемы  месяца и предлагают решения,  происходит обмен мнениями. На  данном совещании обсуждали проблему  бракованной упаковки груза и  проблему внедрения системы качества  на основе международного стандарта. 

     Стоит подчеркнуть, что на совещании не было решено ни одной проблемы. Сотрудники высказались, а уже компетентный в вопросе человек сам, выслушав мнения, принимает решение. 

     Список  использованных источников

     1. Сквозная программа производственной практики для студентов специальности 061100 Менеджмент организации / В.П. Шевкунова, И.В. Шарощенко: Институт технологии и бизнеса, 2003.

     2. Документы предприятия.

     3. Устав предприятия.