Требования к управленческим решениям

    Внутренняя  информация образуется в данной торговой организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета товаров и др.

    По  степени преобразования различают первичную и производную информацию.

    Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

    Производная информация — это информация, полученная путем переработки первичной информации.

    По  времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

    По  степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

    Основным  носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

    Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

    Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным  признакам.

    В зависимости от авторства различают  служебные и личные документы.

    Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность и т. п.

    По  сложности различают простые  и сложные документы.

    Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

    По  степени типизации документы могут быть ^типовыми и индивидуальными.

    Типовые документы обычно составляют по определенной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т. п.).

    Индивидуальные  документы составляют по произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

    В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

    Все виды работ по оформлению, написанию  и обработке документов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления.

    Документооборот в торговой организации осуществляется обычно по определенной схеме.

    Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

    Наиболее  важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

    Результаты  рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

    Документ  с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее  подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

    Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

    Оборот   исходящей    информации   осуществляется! обычно по следующей  схеме. Составляют проект документа, который  последовательно согласовывают, визируют,   подписывают,   регистрируют   и   отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.                                                                                

    Подписанные и оформленные соответствующим  образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

     Заключение 

    Центральное место в процессе управления принадлежит управленческому решению, Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это результат управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает эффективность функционирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления; масштабу воздействия; содержанию; характеру; форме подготовки и принятия; частоте повторяемости и в зависимости от полноты и достоверности информации.

    К управленческим решениям предъявляется  ряд общих требований, важнейшими из которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства, согласованность, обоснованность, конкретность, полномочность, своевременности

    Процесс подготовки, принятия и организации  выполнения управленческих решений подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включает определенные этапы. Так, фаза подготовки управленческого решения состоит из следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, постановка задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения подразумевает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор     оптимального " варианта.     Заключительная

    фаза — организация выполнения управленческих решений охватывает такие элементы, как доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана, контроль исполнения.

    В целях оптимизации управленческих решений используются методы математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

    Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют  информационного обеспечения. Информация — это совокупность сообщений об изменениях в системе управления и окружающей ее среде. Информация, используемая в процессе управления торговлей, классифицируется по различным признакам. В частности, различают информацию: торгово-оперативную; входящую, исходящую и внутреннюю; первичную и производную; хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно; однократного и многократного использования,

    Основным  носителем информации является документ. Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления.

     Список используемой литературы: 

1. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. –  М.: Ассоциация авторов и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 1998. – 416с.
2. Бланк И.А. Торговый менеджмент. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Эльга, Ника-Центр,2004. – 784с.
3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учеб. для сред. спец. учеб. Зав. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ОАО «Издательство «Экономика», 1998. – 238с.
4. Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. – СПб.: Питер, 2003. – 528с.: ил. – (Серия «Теория и практика менеджмента»).