Теоретические аспекты организации проведения деловых переговоров менеджера

 

1. Теоретические аспекты организации  проведения деловых  переговоров 

менеджера 

    1.1 Организация деловых переговоров 

      Переговоры — процесс взаимодействия двух или боле сторон в условиях из взаимозависимости  для достижения интересов каждой. Задача переговоров состоит в нахождении варианта решения, который позволил бы оптимизировать возможный результат. Это достигается в процессе обсуждения сближением позиций сторон на основании общности целей, поиска путей их достижения, сочетание интересов посредствам взаимных уступок. При этом стороны сознают, что потери от компромисса значительно меньше, чем выгода, приобретаемая благодаря соглашению. Основной функцией переговоров является совместное обсуждение проблемы и принятие решения, в той или иной степени устраивающего всех участников. В результате переговорного процесса достигается соглашение, которое может быть оформлено в виде официального документа. Если абсолютное решение по каким-либо причинам принять невозможно, заключаются временные или частичные соглашения.      Переговоры — это всегда торг.   Ничего, абсолютно ничего не должно даваться бесплатно. Этот принцип — основа эффективного ведения переговоров. Если вам делают ничем не обусловленные уступки, вы можете принять их, не беспокоясь о том, чтобы дать что-то взамен, ибо вы не обязаны следить за тем, чтобы интересы вашего партнера соблюдались наилучшим образом. Переговоры предназначены для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к согласию, поэтому в каждом отдельном случае необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.   

    Успех переговоров всецело зависит  от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. Подготовка к переговорам предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и достаточно полное изучение проблемы, связанной с ним. В современных условиях развития средств связи многие деловые вопросы можно решить оперативно и без личной встречи. Но это наиболее приемлемо тогда, когда партнеры знакомы и между ними уже установлены деловые отношения, что помогает найти взаимопонимание. В решении же принципиальных вопросов и при согласовании условий контракта личные встречи играют исключительную роль. Так же на подготовку переговоров решающее влияние оказывает ситуация, которая определяет принципиальное положение сторон до начала беседы. Это связано со степенью заинтересованности, с наличием либо отсутствием преимуществ. Всё это определяется как позиции сторон. Рассмотрим четыре наиболее распространённых позиции.

             Сильная позиция – это относительна низкая заинтересованность, наличие преимуществ либо альтернатив. Стороне с такой позицией не страшен вариант провала переговоров. Это могут быть какие-то элементы, которые дают данной стороне преимущества перед партнёрами. Возможно, данная  сторона располагает несколькими альтернативами, которые дают ей широкие возможности для манёвра. У стороны с сильной позицией высок  предел возможных  уступок.

    Слабая  позиция – это высокая заинтересованность в договоре, отсутствие альтернатив  и малые возможности для манёвра. Сторона с такой позицией понесёт  большие потери, если переговоры окажутся неудачными. У них для этого  случая нет равноценной замены. Возможности уступок с их стороны практически исчерпаны. Дальнейшие уступки могут лишить договор смысла.

    Позиция интересов либо принципов. Чаще всего  сторонами на переговорах движут интересы. Но бывает, что у одной  стороны экономические интересы в рамках данных переговоров отсутствуют, а в качестве причин участия в переговорах выступают принципы. Принципы могут присутствовать и в первом варианте – при наличии экономических интересов.  Если экономической составляющей нет либо она слаба, тогда принципы становятся довлеющей позицией данной стороны на переговорах.

    Позиция псевдозаинтересованности - это участие в переговорах под давлением либо ради общественного мнения. Реальной заинтересованности в успехе переговоров у данной стороны нет. При псевдозаинтересованности партнёра надо не дать ему себя использовать, не позволить обмануть общественное мнение. Основательная подготовка к переговорам и чёткое знание позиции сторон позволяют обеспечить эффективное проведение процесса переговоров.

    Существуют  "Стандартные" и "нестандрные" переговоры. Определение переговорной концепции. Составление досье. Определение времени. Пространственная организация. Место переговоров. Рассадка участников. Управление механизмами формирования новостей, повышающих имидж. Специфика переговоров с представителями различных деловых структур.

    Технология  переговоров - процесс творческий, его трудно описать. Как нет людей, похожих друг на друга, так нет и похожих переговоров. Более того, нет и универсального алгоритма успеха на переговорах. По мнению многих специалистов предмет переговоров не оказывает существенного влияния на технологию их ведения. На ход переговоров значительное влияние оказывает соотношение позиций договаривающихся сторон: если позиция одной из сторон слишком и явно слабая, то тактика переговоров другой стороны очевидно будет выбрана либо откровенно "жесткой" по стилю, либо по форме "мягкой", но по сути твердой и последовательной. Основные виды и методы ведения переговоров с течением времени сохраняют свое значение, изменяется их структура, правила, приемы работы с возражениями и деловой этикет. На технологию ведения переговоров в большей степени оказывают влияние менталитет, национальные стили, методы и приемы делового общения, культура речевого поведения в обществе в целом.

    На  формирование современных отечественных  правил переговоров оказали влияние  несколько факторов. В советское  время деловые переговоры в их прямом значении  для решения внутрихозяйственных проблем применялись мало. Все вопросы, в том числе и производственные, решались в соответствующих инстанциях и затем спускались для исполнения конфликтующим сторонам.

              Переговоры естественным образом разделяются на "стандартные" и "нестандартные". "Стандартные" переговоры, повторяющиеся в условиях того или иного конкретного рынка с высокой частотой. Партнерам-участникам известны основные обстоятельства, сопутствующие деловым контактам, основные принципы бизнес-аргументации, наличие текстов стандартных договоров, соответствующие данному типу трансакции. Цель таких переговоров - согласование тех или иных деталей, которые определяются изменениями на рынке, когда участвую главным образом две договаривающиеся стороны (заказчик - исполнитель).

    "Нестандартные"  переговоры, ведущиеся в новой  ситуации делового взаимодействия, имеющие сложный комплекс вопросов и факторов, влияющих на их результат, включая и стоимость обсуждаемого проекта. Отличительной особенностью таких переговоров является их многоступенчатость в зависимости от количества возможных посредников: заказчик - посредник - посредник - исполнитель.

    Правила ведения деловых переговоров  выработаны многолетней практикой и зафиксированы в теории менеджмента.

    Правило 1.Учитывайте интересы партнёра.

    Внимание  не только к себе, но и к партнёру - это ключ  к успеху переговоров. Договор может быть заключён лишь в том случае, если он взаимовыгоден. Причём выигрывать должны обе стороны, иначе кто-то будет считать себя обделённым. Это может помешать дальнейшему партнёрству.

    Правило 2. Обсуждайте детали.

    Принимать огульно первоначальные условия - признак плохого тона, знак неуважения к партнёру. Обязательно следует уточнять детали, « поторговаться» по некоторым условиям. Это показатель серьёзного подхода к переговорам.

    Правило 3.Расширяйте рамки.

    У грамотных переговорщиков всегда есть в запасе дополнительные предложения. Они используются тогда, когда переговоры «заходят в тупик». В этот момент в предмет переговоров следует внести предложение о дополнительных услугах, либо увеличении срока гарантии, либо фирменном обслуживании. Цель дополнительного предложения - сдвинуть переговоры с «мёртвой точки».

    Правило 4. Будьте вежливо-настойчивы.

    В мире бизнеса принято постоянно  поддерживать связь с деловыми партнёрами - предлагать, напоминать, возвращаться к ранее рассмотренному варианту. Длительное молчание означает потерю интереса к данному проекту.

    Правило5. Ведите записи.

    За  столом переговоров должна быть рабочая  обстановка. Партнёрам следует работать с документами с авторучками  в руках. Сидение « сложа руки»  воспринимается как неуважение к партнёру, как невысокая оценка предмета переговоров.

    Правило 6. Не допускайте самоунижения.

    На  переговорах не допустимы отрицательные  самооценки: « я не специалист», «я не оратор», «я не в курсе». Не показывайте  себя неудачником. Это лишь уронит ваш имидж как партнёра по переговорам.

    Правило 7. Устные договорённости должны быть оформлены  письменно.

    Всё, что достигнуто в ходе переговоров, должно быть включено в текст договора. Если это очень конфиденциальные сведения, они могут быть внесены  за текст договора. В этом случае оформляется приложение к договору. Устная договорённость, достигнутая лично с первым лицом - генеральным директором, президентом фирмы - в мировой практике имеет юридическую силу. Первое лицо никогда не позволит себе отказаться от своих устных обещаний и договорённостей. Это очень снизило бы его имидж в деловом мире и после этого с ним никто бы не захотел иметь дело.

    Правило 8. Общие слова означают вежливый отказ.

    Если  в ходе переговоров на ваши конкретные предложения отвечают общими словами, не следует настаивать в продолжении  разговора. Это значит, что вам вежливо отказывают. Не следует ставить себя и партнёра в неудобное положение. 
 

1.2 Методы проведения деловых переговоров

    В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

      вариационный метод;

      метод интеграции;

      метод уравновешивания;

      компромиссный метод;

    метод поэтапного достижения соглашения.

         Вариационный метод состоит в том, что партнёрам предлагаются для обсуждения варианты соглашения, предварительно разработанные и основывающиеся на представление об оптимальном решении данной проблемы в комплексе с другими проблемами. Этот метод используют преимущественно при переговорах с более слабыми оппонентами. При подготовке к сложным переговорам необходимо выяснить следующие вопросы:

• в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?
• от каких аспектов идеального решения можно отказаться?
• в чем следует видеть оптимальное  решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?
• какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом

отреагировать на ожидаемое предложение партнера, обусловленное несовпадением интересов  или их односторонним осуществлением?

• какое вынужденное решение на ограниченный срок можно принять на

переговорах?

• какие экстремальные предложения партнера следует обязательно

отклонить и с помощью каких аргументов?

    Такие рассуждения уже выходят за пределы  только альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют изучения всего предмета деятельности, определенного творческого подхода к нему и реальной его оценки.

         Метод интеграции используется для того, чтобы убедить партнера в

    необходимости оценивать проблематику переговоров  с учетом общественных взаимосвязей и вытекающей отсюда потребности в развитии кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях: пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные интересы и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций. Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не надо  упускать из виду его законные интересы. В связи с этим необходимо избегать нравоучительных призывов,  оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, надо изложить ему свою позицию и подчеркнуть, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров от него ожидают. Несмотря на несовпадение ваших ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы. Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера. Не предавайтесь иллюзиям относительно того, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны — можно было бы сразу переходить к заключению соглашений.