Автор: Пользователь скрыл имя, 10 Сентября 2011 в 14:08, реферат
Время – это ограниченный и дорогой ресурс. Свободные минуты не получится отнести на склад до лучшего времени. Редко у кого есть время, чтобы сделать все задуманное. А еще мы часто делаем «еще чуть-чуть», забывая о других делах. Все вместе это приводит к острой нехватке времени. И чаще всего дело тут не в том, что этих минут и секунд действительно нет, просто мы не умеем эффективно применять принципы управления временем.
I. 4. Управление «поглотителями» времени в менеджменте. (2-5 стр.)
II. 0. Эффективное проведение совещаний в тайм-менеджменте. (6-8 стр.)
III. Список используемой литературы. (9 стр.)
Простые рекомендации позволят вам избежать распространенных проблем, превращающих совещания в кошмар. И это будет признанием ваших навыков проведения совещания. Начинайте совещание вовремя.
До совещания:
1) Определить цель совещания и результат, к которому нужно придти (например, цель: обсудить проблему и найти решение, результат – несколько сформулированных решений, из которых нужно выбрать одно). Не собирать совещание с целью посоветоваться. Необходимо принять какое-либо решение, для того, чтобы у участников не возникло ощущение бездарно проведенного времени.
Важно: откажитесь от совещания, если его основная цель – проинформировать участников о чем-то важном. Для этого разошлите текст с предложением дать к нему свои замечания или письменное подтверждение о прочтении полученного текста.
2)Определить повестку и продолжительность выступления.
3)Определить дату, время начала, его продолжительность, место проведения и его доступность (например, если это переговорная комната, то зарезервируйте ее на данное время)
4)Определить участников (кто конкретно нужен для участия, и чье мнение желательно услышать)
5)Разослать необходимые материалы за несколько дней (часов) до совещания всем приглашенным. Это позволит участникам не только быть в курсе темы совещания, но и подумать над возможным решением. Обратить особое внимание на качество подготовленных материалов.
Во время совещания:
1)Назначить ведущего и обговорить правила (время выступления, запрет на перебивание и т.п.)
2)Назначить секретаря, которому поручите вести протокол, в котором записывайте: кто выступил, и что важного предложил
3)Дать выступить всем приглашенным, иначе, зачем им нужно быть на этом совещание, ведь результаты совещания они могут получить позже в письменном виде или по электронной почте
4)Завершить совещание точно в срок или чуть раньше, если вы понимаете, что не укладываетесь в зарезервированное время, то лучше всего – это подвести промежуточные итоги и наметить дату и время нового совещания.
5)По результатам совещания принять решение, определить сроки его выполнения и назначить ответственного
6)Проговорить достигнутые результаты, поблагодарить участников за это (пусть они почувствуют причастность)
7)Определить точки контроля (время, месть, ответственного)
8)Также обговорить первый шаг выполнения решения
После совещания:
1)Разослать протокол совещания
Важное дополнение: стремитесь на одном совещании решить только один вопрос.
Важный аспект при проведении совещания – это взаимоотношения между участниками и эмоциональный настрой. Ведущему необходимо обращать внимание не только на информационную сторону проведения совещания, но и на эмоциональной настрой участников.
Придерживаясь
данных рекомендаций можно провести совещание
очень эффективно, с минимальными затратами
рабочего времени на его проведение.
III.
Список используемой
литературы.
1) Берт П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени.- М.: ФАИР-ПРЕСС, 2005.-258 с.
2) Моргенстерн Д. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью.- М.: ООО Издательство «Добрая книга», 2006.-253с.
3) Форсайт П. Делу - время: Как правильно распоряжаться своим временем. – Минск: Амалфея, 2008.-269с.
4) Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – М: Mанн, Иванов и Фербер , 2005 г;
5)
Кук. М. Эффективный тайм-менеджмент. М.:
ИТД ГРАНД, 2003. и др.
Ресурсы
Интернет