Тайм-менеджмент

Содержание.

I. 4. Управление «поглотителями» времени в менеджменте.                (2-5 стр.) 

II. 0. Эффективное проведение совещаний в тайм-менеджменте.        (6-8 стр.) 

III. Список используемой литературы.                                                        (9 стр.) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I. 4. Управление «поглотителями» времени в менеджменте.

     Время – это ограниченный и дорогой ресурс. Свободные минуты не получится отнести на склад до лучшего времени. Редко у кого есть время, чтобы сделать все задуманное. А еще мы часто делаем «еще чуть-чуть», забывая о других делах. Все вместе это приводит к острой нехватке времени. И чаще всего дело тут не в том, что этих минут и секунд действительно нет, просто мы не умеем эффективно применять принципы управления временем. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

     Часто в процессе работы мы замечаем, что  произошло «переключение», мысленное или физическое, от текущего занятия на другие дела.

     Поглотители времени – процессы, в которых человек принимает активное или пассивное участие по неэффективному использованию времени.

     Поглотители времени, наиболее часто встречающиеся в деятельности человека: 1) отсутствие самоконтроля и самодисциплины; 2) эффект «откладывания»; 3) нецелевые совещания (собрания); 4) ожидание аудиенции; 5) внезапные визитеры; 6) телефон; 7) телевизор; 8) Интернет, компьютерные средства общения; 9) неумение кооперироваться и т.д.

     Отсутствие  самоконтроля и самодисциплины.

     Одним из емких поглотителей является недостаточность или полное отсутствие самоконтроля и самодисциплины. Признаком такого поглотителя является отсутствие контроля за временем происходящих событий. Например: частые перекуры, чаепития, обсуждение личных вопросов и вопросов, не имеющих непосредственного отношения к текущей работе в рабочее время и т. п.

     Эффект  «откладывания».

     Эффект  проявляется при появлении в  существующем списке запланированных дел новых, незапланированных мероприятий с более высоким статусом приоритета. Исполнитель вынужден «сдвигать» основные дела и выполнять дополнительные, причем плановые работы в списке дел остаются. Также возможен следующий вариант: сотрудник или подчиненный не справляется со своими должностными обязанностями и обращается за помощью к коллеге. При этом последний откладывает выполнение своих обязанностей на неопределенное время.

     Нецелевые совещания (собрания).

     Все совещания (собрания) подразделяются на целевые (имеют конкретную тему для обсуждения) и нецелевые (обо всем и ни о чем конкретно). Кроме того, их можно классифицировать на запланированные и незапланированные.

     Запланированные совещания — это совещания, обычно посвященные делам с высоким статусом приоритета (дела А или дела В). Незапланированные совещания и собрания могут быть отнесены как к делам А, так и к В или С. Запланированное совещание помещается в план-распорядок дня и выполняется наряду с текущим списком дел. Если же совещание спонтанное, то вся запланированная текущая работа откладывается, такие совещания обычно не подготовлены и проходят с большими временными  потерями.

     Ожидание  аудиенции.

     Кроме совещаний и собраний руководство  довольно часто проводит индивидуальные встречи и беседы с сотрудниками. Если начальник или подчиненные не соблюдают заявленный регламент и график встреч, то поглотителем времени здесь является ожидание аудиенции у шефа. Избежать нерациональных временных трат поможет, например, назначение встречи начальника с сотрудником на рабочем месте сотрудника (если позволяют условия).

     Внезапные визитеры.

     В любое время сотрудника могут  отрывать от работы «незапланированные» визитеры – от коллег и руководителей до рекламных агентов. При этом запланированные дела сдвигаются по списку вниз. Часто после таких посещений требуется дополнительное время на повторное «включение» в работу. Для минимизации временных потерь в этих случаях желательно подготовить «стандартные алгоритмы» взаимодействия с гостями.

     Поглотитель времени: телефон.

     Особого внимания заслуживает проблема телефонных звонков и переговоров по телефону. Телефон, при отсутствии культуры разговоров и частоте звонков в течение рабочего дня, может превратиться в главный поглотитель времени. Телефонные переговоры часто затягиваются, особенно если цель разговора размыта или характер обсуждаемых проблем не служебный. Один из приемов сокращения длительности телефонных переговоров — это визуальный контроль времени. Другая проблема телефонных переговоров – это проблема корректного завершения разговора. Известно много приемов, позволяющих грамотно и вежливо завершить переговоры. Они рассмотрены в специальной литературе, посвященной ведению переговоров по телефону. Также, в последнее время актуальна тема звонков с рекламными предложениями. Необходимо учитывать, что рекламные агенты тоже выполняют свою работу и продумать заранее стратегию и тактику взаимодействия с ними.

     Поглотитель времени: телевизор.

     Самый массовый и, наверное, самый емкий  поглотитель времени – это телевидение. Специалисты в области тайм-менеджмента рекомендуют просматривать телевизионные программы в соответствии с заранее намеченным планом (использовать расписание телепрограмм).

     Поглотители времени: Интернет, компьютерные средства общения.

     В последнее время к емким поглотителям времени (особенно в рабочее время) стали относить и Интернет. Во многих компаниях доступ сотрудников к глобальной сети свободен и нелимитирован, что возбуждает и усиливает соблазн «побродить по сети» в рабочее время. Ставшие очень популярными, особенно у молодежи, средства электронного общения - чаты и форумы, также «забирают на себя» значительную часть времени сотрудника. «Зависая» в виртуальном пространстве, человек теряет чувство времени, что, естественно, негативно сказывается на его трудоспособности и эффективности работы.

     Неумение  кооперироваться.

       Одним из поглотителей времени является незнание или неумение кооперироваться с сослуживцами, коллегами, партнерами и даже с конкурентами. Если человек не умеет грамотно перераспределять задачи или пользоваться результатами труда коллеги, это приводит к большим дополнительным затратам времени. И наоборот, знания, навыки и умение привлечь на свою сторону заинтересованных лиц позволит значительно сократить временные и иные затраты. 

     «ИСКУССТВО УСПЕВАТЬ», тайм-менеджмент, управление временем - одно из самых необходимых искусств для современного человека, по сути – правильное распределение времени между поставленными целями.

       И первое, что нужно научиться  делать - планировать. Планировать свои действия на год, на квартал, на месяц, на неделю, на день. Преимущество плана в том, что даже в случае возникновения непредвиденных обстоятельств, запланированные задачи не останутся забытыми. Кроме того, управление временем предполагает расстановку приоритетов на каждый день. В первую очередь необходимо выполнить сложные и важные задачи. Долгосрочные цели разбивать на краткосрочные задачи. Это поможет равномерно распределить время и избежать кризиса в конце, когда работа должна быть закончена, а времени уже нет.

     Тайм-менеджмент и постановка целей идут рука об руку. Точнее, тайм-менеджмент невозможен без правильно поставленных целей. Если не знать, на что будете тратить свое время – зачем оно вам?

     Принципы  управления временем

     Записывать. Тайм-менеджмент предполагает четкий план на бумаге. Эффективное управление временем просто немыслимо без расписания всего и все - собственное подсознание может неожиданно стать врагом номер один. Доверять памяти, но все основные мысли держать на бумаге. Записывать, куда и на что была потрачена каждая минута.

     Делать одно дело. Сконцентрироваться на том, чем заняты в данный момент. Управление временем предполагает выделение строго определенного количества времени на каждое дело.

     Делегировать. Лучший способ освободить время – не торопиться. Чтобы делать больше, нужно делать меньше. «Тише едешь, дальше будешь». Умение отказать и передать обязанности – не последние стратегии управления временем.

     Решать быстро. Решаться быстро и не задумываться подолгу. Чем больше размышлений, тем вероятнее ошибка. Тайм-менеджмент предполагает выделение строго достаточного количества времени на каждое дело. Не надо понапрасну раскидываться временем. Щепетильный анализ – с одной стороны, кажется соблазнительным и продуктивным, с другой – ведет к стрессу и перегрузке.  

     Тайм-менеджмент предполагает четкий план на бумаге и  учет всех временных затрат. Только записывая, на что потратили каждую минуту, можно побороть поглотители времени и по настоящему эффективно распоряжаться каждой секундой. 

     Уплотнять график. Уплотнять график, и времени станет ощутимо больше.

     Забивать окна. Вспомнить о какой-нибудь обширной нудной работе.

     Бороться с поглотителями. Тайм-менеджмент предполагает выявление временных резервов. И если действительно записывать, куда потрачена каждая минута - можно удивиться, сколько времени потрачено на мелкие, но совершенно бесполезные дела (поглотители времени).

     Отдыхать. Управление временем не только допускает, но и подразумевает ежечасный отдых. Краеугольный камень тайм-менеджмента - эффективность. А работать по настоящему эффективно без 5-10 минутного ежечасного отдыха - невозможно.

     Гнать провокаторов. Не позволять отрывать вас от текущих дел и наводить сомнения. На работе, дома, где угодно, - это недопустимо.

     Тайм-менеджмент на службе, не предполагает сверхурочной работы – методы управления временем просто помогают более эффективно распоряжаться тем временем, которое есть. Не стоит взваливать все на свои плечи. Во-первых, ноша не по силам. Во-вторых, однозначно не успеете. А вот отказавшись от этого, можно сберечь свое бесценное время. Просто посмотреть, что хорошо удается вашим подчиненным, и отдать им всю подобную работу. Часто работники ограничены в действиях из-за твердолобости и недоверчивости руководства. Больше доверия и свободы - и к вам потянется время. 
 
 
 

     II. 0. Эффективное проведение совещаний в тайм-менеджменте.

     Совещание – это один из инструментов управления руководителя организации.

     Возможные функции совещания – это донести информацию, оценка ситуации, оценка реакции участников и коммуникации участников, обмен мнениями, выработка совместных действий и согласование взаимодействия, принятие решения.

     Методы  проведения совещания: 1) основной доклад; 2) обмен мнениями; 3) мозговой штурм; 4) обсуждение.

     Доклад — один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.

     Обмен мнениями (обмен информацией) — каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Например, «ситуация в подразделении за последнюю неделю», «как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения» или «ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта». Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.

     Мозговой штурм — участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача — генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет выйти за рамки шаблонов. Он позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например — где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? сюжет рекламного ролика и т. д. 

     Обсуждение — любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на данный момент не решен. 

     Для чего нужно совещание. Это один из инструментов сделать подчиненных более лояльным к принятому решению, по сравнению с тем, чтобы просто «спустить» приказ вниз. То есть это возможность аргументировано донести до сотрудников то или иное решение руководителя, одновременно услышать обратную связь и, возможно, учесть ее при объявлении решения.