Тайм менеджмент и роль в карьере менеджера

Планировать от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставить фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делить на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжать «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как  начать что-либо делать, нужно вспомнить о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

2.3 Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела необходимо оценить последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки  приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода

состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

2.4 Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в  сосредоточенности и целенаправленности. Начать с решения первоочередных задач и делать все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижается эффективность в 5 раз.

Моцарт мог  работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие  шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди  могли работать только над одним  произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над  следующим произведением, не закончив предыдущее.

Закон принудительной эффективности, говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтом важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно  разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

2.5 Такая классификация носит имя американского президента и называется методом Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того чтобы такого не произошло, заранее необходимо предусмотреть для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на эффективности. Такие дела отнимают большую часть временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из списка.

2.6 Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением  может служить то, что это самое  плохое, что может случиться с  Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и  важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, создаётся лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст заряд бодрости на целый день.

2.7 Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное  слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учиться отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных приоритетов. Быть тактичными и отказывать так, чтобы человек понял, что мы отвергаем не его лично, а задачу.

Необходимо следить за тем, на что мы тратим свое рабочее и свободное время. Отмечать занятия, которые являются пожирателями времени. Составив рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и всегда заносить туда те дела, которые не приносят никакой пользы и не приближают к цели.

2.8 Три вопроса для эффективности

Всегда задавайтесь  вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если ее вообще не выполните. 3 вопроса, которые стоит задать себе в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы  на эти вопросы позволят удвоить производительность.

2.9 На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе  царит дикий хаос. Необходимо выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

2.10 Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при  виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и  сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие задачи, мы всегда увидим, что нам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Нужно внимательно следите за тем, чтобы в жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, нельзя обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если не остановиться, он сделает это принудительно. А это явно не входит не в чьи планы.

Но  для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Наша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для семьи и отдыха.

Основной  принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени  на работе. 

ГЛАВА 3

            ОСНОВНОЙ  ВЫВОД

На основании  вышесказанного можно сделать вывод: грамотная реализация процессов  тайм-менеджмента позволяет выявить значительные ресурсы времени, не изменяя кардинальным образом привычного жизненного уклада. 
Достичь поставленных целей будет намного проще, если следовать перечисленным советам. 
1. Крупные дела и планы по возможности лучше разбивать на более мелкие части. Поэтапное решение большой задачи более удобно. 
2. Все операции должны быть равномерно распределены в течение дня, в соответствии с текущими целями и задачами. 
3. Информацию обо всех назначенных встречах нужно фиксировать в ежедневнике. Каждый день рекомендуется просматривать внесенную ранее информацию примерно дня на три четыре вперед. 
4. Между заранее спланированными делами (мероприятиями, встречами и т. д.) желательно оставлять некоторый промежуток времени. 
Не стоит составлять график таким образом, чтобы по окончании одного дела сразу начиналось другое не останется времени для маневра в случае непредвиденной ситуации. 
5. Каждый день нужно формировать список дел и мероприятий на следующий день и на следующую неделю. 

Для каждой позиции сформированного списка необходимо определить ее приоритет. 
На каждый день необходимо планировать время для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня. 
В случае необходимости допускается переносить невыполненные вовремя пункты в списки будущих периодов (недель или дней). 
Рекомендуется иметь четкий план действий на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций. 
В процессе достижения поставленных целей нужно обязательно вести учет времени, будучи при этом честным по отношению к себе. В процессе учета особое внимание следует уделять проявлениям нерационального использования времени. Нужно четко представлять себе, какую часть своего распорядка вам удается полностью контролировать, и стремиться к ее увеличению. На первом месте всегда должны быть мы и главные люди нашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью. 

Саморазвитие  менеджера в целях повышения собственной эффективности есть центральное звено в развитии организации, будь то производственное предприятие, правительственное учреждение, научная лаборатория, больница или армейское подразделение. Это верный путь к достижению высоких результатов работы всей организации. В той мере, в какой управляющие стремятся приносить конкретную пользу, они поднимают функциональный уровень организаций, в которых они работают. Они расширяют горизонты видения событий, как своих собственных, так и окружающих их людей.  
В результате организация не только становится способной на более производительную деятельность; она приобретает возможность выполнять самые различные функции и стремится к самым разным целям. Повышение эффективности руководителя увеличивает многообразие направлений и целей организации. Оно стимулирует людей на позитивное мышление, то есть дает возможность выйти из-под гипноза проблем и начать рассматривать ситуации в свете благоприятных возможностей, перестать обращать внимание на слабости и делать ставку на сильные, конкретно полезные и производительные качества. Если именно так обстоит дело в той или иной организации, то она становится привлекательной для людей с высокими способностями и устремлениями, побуждает людей на сознательное достижение лучших показателей в работе. Использование высококлассных работников еще не делает организацию эффективной. Она становится таковой, если умеет стимулировать саморазвитие работников, ориентирующихся на ее показатели, традиции и общую обстановку. В свою очередь, эти факторы являются результатом систематизированной, сконцентрированной и целенаправленной самоподготовки работников в ходе их превращения в эффективных управляющих в широком понимании этого слова.  
Функционирование (если не выживание) современного общества зависит от эффективности крупных организаций, их результативности, уровня деятельности, ценностей и требований, предъявляемых к самим себе.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников 

1. Александр Горбачев «Тайм-менеджмент в два  счёта» Изд. Питер, 2010 год.
2. Глеб Архангельский «Тайм драйв: как успевать жить и работать» Изд. Манн, Иванов и Фербер 2007 год.
3. http://mirwebinarov.ru
4. Питер Ф.Друкер «Эффективный управляющий» Book Chamber International 2006