Тайм менеджмент и роль в карьере менеджера

 
 

Оглавление

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ  - 3 -

1.1 Тайм-менеджмент   - 3 -

1.2 Практический пример. Кризис карьерного взлета  - 4 -

1.3 Практический пример. Катализатор карьерного роста  - 5 -

1.4 Принципы «личного реинжиниринга»  - 6 -

ГЛАВА 2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ  СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ - 7 -

2.1 Все успешные люди делают это  - 7 -

2.2 Планирование высвобождает время  - 7 -

2.3 Самое главное — определить главное  - 8 -

2.4 Закон принудительной эффективности  - 9 -

2.5 Метод Эйзенхауэра - 9 -

2.6 Что значит «съесть лягушку»?  - 10 -

2.7 Слово «нет» экономит неожиданно много времени  - 10 -

2.8 Три вопроса для  эффективности  - 10 -

2.9 На что способна корзина для мусора?  - 10-11 -

2.10 Принцип равновесия  - 11 -

ГЛАВА 3. ОСНОВНОЙ ВЫВОД  - 11 -

Список использованных источников  - 14 - 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ 

1.1 Тайм-менеджмент  - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. ТМ – набор хитростей и приемов, позволяющих эффективно работать, при этом успевать больше, а уставать меньше. Так вот, если рассуждать в контексте данного определения – то обнаруживается следующий факт: каждый успешный человек использует тайм-менеджмент. 

Менеджер, стремящийся  к карьерному росту, неминуемо сталкивается с проблемами нехватки времени. В  особенности это касается успешных менеджеров. Ведь каждый новый шаг  в карьере, любое расширение ваших  полномочий ¬– это более интенсивные  потоки информации, более сложные  задачи, большее количество контактов  с различными людьми. 

Стремясь к  профессиональному и должностному росту, нужно осознавать, чем мы готовы за этот рост платить. Возможностей всего две: либо расплачиваться за менеджерский успех стрессами, хронической усталостью, патологической нехваткой времени на личное развитие, семью, любимые увлечения. Либо – платить инвестициями времени в тайм-менеджмент, который поможет уверенно справляться со сложной задачей управления интенсивной деятельностью менеджера.

На практических примерах можно дать несколько принципов такого управления, которые помогут сделать управление временем мощным двигателем личного роста.

1.2 Практический пример

Кризис  карьерного взлета

Директор и  совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в  Москве. Ожидает резкого повышения  нагрузки, причем в условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности – интуитивный, хаотичный, и к применению методов  классического тайм-менеджмента, вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит: 
«Я не люблю что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки, – распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено» 
Что удалось сделать с помощью тайм-менеджмента? Во-первых, совместными усилиями был освоен и «заточен» под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное – отсеять. Из разработок автора статьи больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.  
Во-вторых, в ходе работы клиент сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения, явно «неправильных» с точки зрения классического тайм-менеджмента. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться, и поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы. Ничего удивительного: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальную эффективность. 
В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью.  

1.3 Практический пример

Катализатор карьерного роста  
Менеджер проектов большой IT-компании, успешный консультант, вполне довольный собой и своей должностью, знакомится с тайм-менеджментом. Проявляя при этом здоровый скептицизм, присущий любому менеджеру:

«Подводя  итоги консультирования, ловлю себя на мысли, что изначально в  тайм-менеджменте я вовсе не нуждался. Точнее мне казалось, что не нуждался. Интересная работа, плодотворное общение с коллегами и заказчиками, карьерный рост, одним словом – джентльменский набор современного менеджера».

В ответ на предложение испробовать технологии управления временем, менеджер посомневался, но почему бы не попробовать?

Начали с хронометража – технологии учета и анализа  личного времени, дающей факты, необходимые  для управления собой. Хронометраж  выявил множество поглотителей времени, главным из которых оказалась  хаотичность, не структурированность  работы, ее раздробленность на мелкие дела, мало связанные друг с другом. Анализ расходов времени помог менеджеру  выделить ключевые, наиболее приоритетные направления деятельности, сосредоточиться  на достижении личных стратегических целей.

Термин «обучение  тайм-менеджменту» был бы неправилен для описания происходившего. Скорее – «личный реинжиниринг». Вот только некоторые результаты нашего небольшого «консультационного проекта»:

• Жизненные цели обрели ясный и «достижимый» смысл 
• Появилась возможность планирования времени без ущерба для привычного жизненного уклада   
• При проектном хаосе появилась упорядоченность времени и дел 
• Крупноблочная плодотворная работа (вместо 30-50 прерываний и отвлечений в течение дня) 
• Стало больше времени на развлечения и отдых при одновременном повышении личной работоспособности

Долгосрочные карьерные результаты проявились примерно в течение года после описанных событий. Из рядового менеджера проектов стал руководителем созданной им же «с нуля» структуры; наметил и осуществляет масштабную программу личного и профессионального развития.  Пополнил свое «портфолио» огромным количеством методических разработок, в том числе уникальных для рынка – фактически создав «личное позиционирование» и «личный брэнд» для своей «персональной корпорации». 

1.4 Принципы «личного реинжиниринга»

Несколько выводов из рассмотренных ситуаций помогут использовать тайм-менеджмент максимально эффективно, избежав проблем и ошибок, которые достаточно часто возникают на начальных стадиях его применения.

Первый  принцип: «индивидуальный  пошив». Организация личного времени - дело жизненно важное, достаточно интимное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет.

Второй  принцип: «мышление, направленное на эффективность». На семинарах менеджеры часто просят дать им «техники», конкретные приемы решения конкретных проблем. Техники – это замечательно, но что делать в ситуации, когда ни один из «двадцати пяти способов борьбы с телефоном» не подошел? 
Выход один: эффективность и развитие должны стать частью мышления, отношения к жизни и работе. Если научиться видеть и чувствовать неэффективные процессы, мы вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если же дали набор технических приемов, не научив отслеживать и повышать эффективность – большой пользы от такого обучения не будет. Главное – установка на изменения, на постоянное движение вперед. Если она есть – необходимые техники появятся сами. 

Третий  и важнейший принцип: «все может быть усовершенствовано». Как правило менеджер работает много и интенсивно, и поэтому ему кажется, что резервов времени больше нет. Но резервы есть всегда, если поставить задачу: от интенсивной работы перейти к эффективной, от установки «делать много» – к установке «делать немного, но только то, что работает на мои жизненные цели и соответствует моим приоритетам». 
С принципом непрерывного совершенствования несравнимы по важности никакие технологические вопросы управления временем. Если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод – это уже вопросы тактические и заведомо решаемые. Важно лишь не побояться провозгласить как принцип: «У меня всегда есть резервы эффективности и развития. Мне всегда есть куда расти, я никогда не доволен текущей ситуацией на 100%. И я планирую свой рост сознательно». 

            ГЛАВА 2

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ  УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ 

Ритм, в котором мы живём, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать  жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, необходимо заняться тайм-менеджментом.

2.1 Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много  работают и много успевают, а это  не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается  результат, а не процесс. Для повышения своей производительности необходимо твёрдо решить сделать это. Многие тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если решиться, то не отступать и повторять то, что делают все успешные люди, пока это не станет второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

2.2 Планирование высвобождает время

Те, кто добился  успеха в своей жизни, много времени  посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для  повышения производительности и  эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное  планирование предотвращает  плохие показатели.

Планировать и  думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст нам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство  времени. Но даже в полной темноте  большинство людей сохраняют  чувство пространства. Находясь в  освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком  запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера нужно готовить список задач, которые нужно сделать завтра, и мы всегда будем знать, с чего начать свой день.

Продолжать работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивать ее. Это даст ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.