Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Контрольная работа по дисциплине

«МЕНЕДЖМЕНТ»

Задание №2

Проверила:

Выполнила студент 3 курса, БУ

№ зачётной книжки  09УБД11132

Глинкина Нелли Андреевна

                                                  Липецк 2011г.

План:

1.      Введение

2.      Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

3.      Структура управления организации

4.      Задача.

5.      Тест

6.      Заключение

7.      Список литературы

Введение.

Цель данной работы: рассмотреть внутреннюю и внешнюю среду, а также структуру управления на примере конкретной организации.

Объект изучения: Компания «Онтайм»

Задачи:

1.  Проанализировать внутренние и внешние факторы, влияющие на организацию

2.  Рассмотреть структуру управления организации, выявить недостатки данной структуры и наметить предложения по ее совершенствованию

Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента.

        Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

        Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения.  

       Коммуникации можно классифицировать  по множеству различных показателей.

Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

В связи с этим можно выделить коммуникации организационные и межличностные.

Организационные коммуникации делятся на внутренние и внешние.

Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

        Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Так с имеющимися потенциальными потребителями – это реклама и другие средства продвижения товаров на рынок, с органами государственного регулирования – это письменные отчеты, в которых компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

        Внутренние коммуникации – это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями, непосредственно направленные на достижение целей организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг, примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

        Внутренние коммуникации делятся на формальные и неформальные.

       Формальные коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

        Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить время и деньги. Но плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путанным.

        Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

        Руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

        Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Структура управления организации.

Структуру компании «Онтайм» можно охарактеризовать, как вертикальная (нисходящая) иерархия. Реализация власти сверху вниз - это и есть традиционная иерархия, когда наверху пирамиды — обладатель власти, а внизу — исполнители его воли.

- Миссия организации – обеспечение потребителей качественными и уникальными часовыми брендами.

- В систему мотивации входят как материальные средства, так и моральные. К материальным средствам относятся: поощрительные премии. К моральным способам стимулирования относится, прежде всего, личное и публичное признание. Суть личного признания состоит в том, что особо отличившиеся работники упоминаются в специальных докладах высшему руководству. Суть публичного признания состоит в широком распространении информации о достижениях сотрудника. Публичное признание в большинстве случаев сопровождается премиями, ценными подарками и т.д.

Применяется также еще одна форма мотивации – продвижение в должности, которое дает и более высокую заработную плату (экономический мотив) и интересную содержательную работу (организационный мотив), а также отражает признание заслуг и авторитета личности (моральный  мотив).

-  Организация пользуются разнообразными средствами для коммуникаций: телефон, факс, электронная почта, вербальное общение. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок

- Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

- Инициатива подчиненных поощряется и используется. При подборе кадров, руководитель ориентируется на деловых, знающих сотрудников и помогает им в карьере.

- Культура организации. Квалификация сотрудников полностью соответствует текущим задачам. Все работники предприятия периодически повышают свой профессиональный уровень на курсах повышения квалификации для того, чтобы квалификация сотрудников соответствовала  новым задачам. Поведение работников соответствует высоким моральным принципам, принятым в обществе.

Предложения по изменению структуры управления в организации

Необходимо пересмотреть структуру управления в организации: слишком много начальников для региональных менеджеров (директор, заместитель директора, менеджер розничной сети). Очень часто их распоряжения отличаются друг от друга, что приводит в замешательство исполнителя (регионального менеджера). Сократив должность менеджеров в городе Новосибирск, организация экономит значительную сумму денег на оплате труда.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность.В дополнение к обмену информацией по нисходящей и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Очень большое значение на предприятиях играет техническое оснащение. К техническому оснащению относится компьютеризация организации в целом. Развитие техники происходит постоянно, она совершенствуется, становится удобнее и качественнее. Техническое оснащение облегчит труд и сделает его более качественным, поэтому необходимо следить за новыми изобретениями. Этот фактор является одним из самых важных для достижения цели.

Предлагаемая структура управления компании «Онтайм».

Задача.