Структура, функции пресс-службы

    мероприятий по формированию и поддержанию связей с общественностью, которая

    обеспечивала доходность и прибыльность предприятия и формирование

    благоприятного  имиджа в глазах общественности.

    2. специалист по разработке концепций  PR

    3. имиджмейкер,  целью работы которого  является формирование положительного  имиджа организации или её  руководства.

    4. менеджер по СМИ, которой постоянно  поддерживает постоянное присутствие

    организации в телеэфире, радио, прессе.

    5. специалист по медиа-планированию

    7. пресс-секретарь

    8. speechwriter, который занимается подготовкой  выступлений начальства.

    9. менеджер по специальным проектам

    10. продюсер

    11. специалист по социологическим  и маркетинговым исследованиям

    12. специалист по работе в Интернете

    13. делопроизводитель

    В зависимости от размеров организации, масштабов PR, этот штаб может быть сокращён. В небольших фирмах разные функции совмещаются в одном лице.

  Сегодня можно говорить о типовых структурах российских пресс-служб, основываясь лишь на анализе практики, так как нормативных документов или авторитетных рекомендаций мы пока не имеем. Это относится и к пресс-службам органов власти. Каждое министерство, каждая администрация или иной орган государственного управления самостоятельно разрабатывают структуру пресс-службы.

  Рассмотрим  вариант структуры, характерный  для российских пресс-служб. Как  правило, пресс-служба состоит из следующих подразделений.

• Отдел (сектор) мониторинга. Он осуществляет анализ СМИ, 
  отслеживает освещение деятельности данного органа власти журналистами и 
  готовит обзоры, аналитические записки для служебного пользования. Часто в 
  органах власти создают и социологическую группу, которая осуществляет 
  мониторинг общественного мнения.
• Отдел (сектор) оперативной работы с журналистами - обязательная составляющая в структуре пресс-служб. Это подразделение обеспечивает написание пресс-релизов, иных сообщений для прессы по текущим событиям в организации.

      Часто данное подразделение отвечает за проведение пресс-конференций и брифингов. Иногда для этой работы создается специальный  сектор.

      Взаимодействие  с руководством и редакциями электронных  СМИ имеет специфику. Считается целесообразным выделять группу по работе с электронными СМИ.

    В последние годы активизировалось использование информационных 
технологий, Интернета в связях с общественностью, создаются свои сайты, 
блоги лидеров. Нередко пресс-службы органов власти имеют свои 
подразделения по этим направлениям.

• Отдел (сектор) взаимодействия с политическими и общественными организациями координирует контакты органа власти с общественностью, организует соответствующие мероприятия (семинары, круглые столы, конференции, публичные слушания).

    Структура служб по связям с общественностью  в органах власти и государственного управления на федеральном уровне значительно  отличается от структур других уровней. Это связано, прежде всего, с масштабами деятельности, с необходимостью учитывать международные аспекты, а также с объемом средств, выделяемых на содержание таких служб. Как правило, министерства создают информационные центры  на правах отдельных подразделений, имеющих свое финансирование. Некоторые из них имеют отделы или секторы по взаимодействию с законодательными органами власти, по производству видеопродукции и полиграфии, по информационным технологиям, а также активно развивают свое Интернет-представительство (создание и ведение сайта). Особенностью работы пресс-служб федеральных органов власти является также необходимость формирования своеобразного журналистского пула- то есть объединения группы журналистов, которые наиболее компетентно освещают проблемы министерств, ведомств.

    Особо следует выделить вопрос о статусе пресс-службы. Цивилизованная (соответствующая общедемократическим нормам) организация работы по связям с общественностью в органах власти предполагает высокий статус лиц, отвечающих за это направление деятельности. Данный подход оправдан тем, что деятельность по связям с общественностью имеет прямое отношение к миссии организации, стратегическим направлениям ее деятельности. Нередко создаются департаменты по связям с общественностью, которые находятся в ведении первых заместителей руководителя органа власти и даже непосредственно в его ведении. В структуре департаментов связей с общественностью пресс-служба является ведущим подразделением. В иных случаях пресс-секретарь занимает должность, аналогичную помощнику или советнику первого лица, то есть находится в непосредственной близости от него в аппаратной иерархии. Следовательно, уровень требований при подборе кадров достаточно высок. Видимо, с этим связано то, что в органах власти регионального уровня немало примеров, когда должность пресс-секретаря внесена в штатное расписание, но долгое время остается вакантной.

    Приведенные выше подходы к формированию структуры  служб по связям с общественностью  и пресс-служб основаны на принципах, определяющих информационную политику государства и его органов. Обеспечение связей с гражданами и их объединениями является основной целевой функцией в деятельности пресс-служб и служб по связям с общественностью в органах власти. Этот принцип отражен в нормативных документах, регламентирующих деятельность информационных подразделений в администрациях краев и областей.

    Помимо  уже перечисленных принципов  деятельности пресс-служб для органов власти характерны такие как:

• информирование граждан о решениях, принимаемых органом власти, о его текущей деятельности и перспективах;
• содействие реализации законодательства;
• содействие становлению институтов гражданского общества.

    Хочется особо отметить положительные тенденции развития, поскольку с каждым годом роль пресс-службы становится все более значимой.

 

     

2. ФУНКЦИИ ПРЕСС-СЛУЖБЫ  И ОТЛИЧИЯ ПРЕСС-СЛУЖБЫ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

 

    Функции пресс-службы достаточно многообразны, и не сводятся, как принято считать, только к взаимодействию со средствами массовой информации.

    Рассмотрим  основные из них:

1. Выстраивание эффективных отношений со средствами массовой информации

    Сотрудники  пресс-службы должны осуществлять постоянное взаимодействие со СМИ: готовить информационно-аналитические материалы и рассылать их в соответствующие издания, представлять по запросу СМИ необходимую информацию, готовить интервью с руководством компании, организовывать пресс-конференции и брифинги, разрабатывать и проводить информационные кампании.

2. Подготовка публичных выступлений первого лица организации 
   или его заместителей

    Одной из самых важных задач пресс-службы является подготовка выступлений руководителей организации. Особенно сложен процесс подготовки публичных выступлений чиновников, их речь должна быть изложена простым и понятным языком. Необходимо донести до аудитории основные посылы, правильно расставив акценты и не изменив смысловой нагрузки.

3. Подготовка для руководителей подразделений ежедневных обзоров средств массовой информации

  Вычленение  наиболее интересных фактов, которые отражают развитие социально-экономических процессов. Обзор не должен превышать трех страниц   Суть материала должна передаваться четко, кратко и сжато, с выделение ключевой мысли. Наиболее важные публикации целиком прилагаются к обзору.

4. Разработка и реализация коммуникационной программы по созданию и укреплению позитивного имиджа организации

    Создание  имиджа предполагает разработку информационно-коммуникационных материалов, которые позволяют сознательно  участвовать в жизни организации. Ведь сейчас вопросу имиджа уделяется очень большое внимание.

5. Формирование корпоративной культуры

    Формированием сплоченности, единства в процессе принятия и реализации решений также  занимается пресс-служба. Как известно, роль корпоративной культуры очень  велика, особенно в кризисных ситуациях.

6. Участие в выставочной деятельности

    Выставка  – эффективное средство донесения  ключевых информационных материалов. Она предполагает высокую степень  наглядности и вовлечения участников в данный коммуникационный процесс. Участие в выставках предполагает работу на стенде, организацию семинаров. Их проведение позволяет раскрыть основные содержательные аспекты деятельности организации широкой общественности и профильным СМИ.

7. Развитие системы внутрикорпоративных коммуникаций

    Ни  одна организация не может существовать без внутренних коммуникаций. Формальное и неформальное общение во многом может помочь в создании и поддержании благоприятной атмосферы дружелюбия и взаимодействия, которая в свою очередь повышает эффективность работы организации в целом. Поэтому задачей пресс-службы является сплочение коллектива, повышение его лояльности.

8. Создание системы экспертного аудита

    Позволяет получать квалифицированные содержательные заключения по основным направлениям деятельности организации, которые затем могут быть переданы в СМИ и доведены до широкой общественности.

9. Проведение студенческих конкурсов

    Инициация студенческого конкурса совместно  с высшим учебным заведением позволяет решить сразу несколько задач. Во-первых, создается качественный информационный повод. Во-вторых, по результатам конкурсного отбора к работе в организации могут быть привлечены наиболее яркие и талантливые студенты.

10. Налаживание обратной связи с целевыми аудиториями и аналитиками

    Обратная  связь позволяет выявлять эффективность информационных мероприятий, оценивать резонанс, вызванный размещением информационного материала, готовить актуальную информацию, отслеживать возникающие проблемы или кризисные ситуации, корректировать принимаемые решения, своевременно реагировать на негативные материалы. Постоянный мониторинг обратной связи дает возможность разработки альтернативных сценариев информационной работы. Например, в случае выхода негативного материала можно разместить альтернативную актуальную информацию — внимание аудитории будет оттянуто от негатива.

11. Редакционно-издательская деятельность

    Пресс-служба оценивает потребность аудитории  в информации, касающейся деятельности организации, и готовит рекомендации о целесообразности выпуска различных видов печатной продукции. Как правило, к разного рода мероприятиям выпускаются буклеты, рассказывающие о деятельности организации и ее продукции. Также возможно издание журнала или корпоративной газеты.

12. Спичрайтинг

    В функции пресс-службы входит подготовка письменных выступлений. Спектр подготавливаемых материалов чрезвычайно широк: от небольших поздравительных текстов до объемных содержательных отчетов. При подготовке большого аналитического материала предполагается тесное сотрудничество с другими подразделениями организации. Задача пресс-службы — получить информацию и облечь ее в понятный и доступный для восприятия вид.

13. Ведение пресс-досье

  Подготовка  пресс-досье существенно облегчает  работу сотрудника пресс-службы. Пресс-досье содержат данные об основных изданиях, ведущих журналистах, пишущих на данную тему. Пресс-досье помогают отслеживать тональность материалов, расстановку акцентов, собирать данные о том, какая из представленной информации находила отражение в том или ином СМИ.

    Каждая  организация формулирует функции  пресс-службы исходя из имеющихся потребностей. Например, пресс-служба Федеральной службы по тарифам выполняет следующие функции⁴: