Стиль менеджмента

Среди указанных функций нет тех, выполнение которых было бы нецелесообразным для отдела кадров.  Нецелесообразно выполнение лишь двух задач: -получение и анализ маркетинговой информации; -определение результатов труда.

Распределение функций внутри подразделения:

Начальник отдела: -обеспечение персоналом; -использование персонала.

Ведущий специалист: - определение потребности в персонале; - правовая и информационное обеспечение процесса управления.

Ведущий специалист: -развитие персонала;              -мотивация труда и поведение персонала.

Выполняемые функции распределены без учета статуса начальника отдела и должны выглядеть следующим образом.

Начальник отдела:                      -определение потребности в персонале;

-правовое и информационное обеспечение процесса управления.

Ведущий специалист                                          -обеспечение персоналом;                                         

-использование персонала.

Ведущий специалист                        -развитие персонала;

         -мотивация труда и поведения персонала              .

Исходные данные:

Тф (суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, час) = 645 ч.

Тр (суммарное расчетное время использования технических средств в год, час) = 1936 ч.

Ктп (количество рабочих мест, отвечающих требованиям) = 3.

Ко (общее количество рабочих мест) = 3.

Кр (количество функций, обеспеченных документацией) = 6

Ко (общее количество функций) = 6.

Кд (количество функций, дублируемых подразделениями аппарата)  = 1.

-Находим коэффициент качества выполнения управленческих функций:

Ккфу = (К1 + К2 + К3 + К4)/4

К1 = Тф / Тр (коэффициент использования технических средств).

К2 = Ктп / Ко (коэффициент организации рабочих мест).

К3 = Кр / Ко (коэффициент регламентации функций).

К4 = Кд / Ко (коэффициент дублирования функций).

К1 = 645 / 1936 = 0,3; К2 = 3 / 3 = 1;К3 = 6 / 6 = 1;К4 = 1 / 6 = 0,2

Ккфу = (0,3 + 1 + 1 + 0,2)/4     =  0,6

Исходные данные:

-Коэффициент ритмичности аппарата управления:

Кру = 1 – П1/     П2     , где

П1 – количество зафиксированных задержек управленческих функций;

П2 – количество своевременно выполняемых функций.

Кру = 1 – 2 / 4 = 0,5

-Коэффициент охвата функций:

Кфа = N3А/ NA    , где

N3А – количество задач, решаемых автоматизированным способом;

NA – количество задач, которые можно автоматизировать.

Кфа = 18 / 21 = 0,85

-Коэффициент полноты реализации, принимаемых решений:

Кср = К1 / К2   ,где

К1 – количество решений своевременно реализованных за год;

К2 – количество решений намеченных для реализации за год.

Кср = 96 / 104 = 0,9

В итоге, определенные показатели выполнения управленческих функций достаточно высоки. То есть функции выполняются почти без задержек, в полном объеме и нуждаются в небольшой корректировке, относительно их распределения. Работа практически автоматизирована. Решения реализуются на 90 %, ритмичность работы – 50 %, автоматизация 85 %, технические средства используются на 30 %. Дублирование функций происходит на 20 %.

Анализ выполнения должностных обязанностей осуществляется по следующим формулам.

Квдо – коэффициент выполнения должностных обязанностей.

Квдо = Qф / Qз   ,   где

Qф – объем фактически выполненных заданий; Qз – объем запланированных заданий.

Квдо =  61 / 74 = 0,82

Кор – коэффициент оперативности работы:

Кор = Qс / Qф,   где

Qс – число работ выполненных в срок; Qф – число работ выполненных фактически.

Кор = 59 / 61 = 0,97

Кк – коэффициент качества выполненных должностных обязанностей:

Кк = 1 – Р/Qф  , где

Р – число жалоб, неверных работ и т.п.

Кк = 1 – 2 / 61 = 1 – 0,03 = 0,97

Ктд – коэффициент общей трудовой дисциплинированности:

Ктд =  Квдо + Кор + Кк    ,

Ктд =   0,82 + 0,97 + 0,97 = 1,66

Анализируя вышеизложенные коэффициенты можно утверждать, что начальник отдела кадров успешно справляется со своей деятельностью, работает оперативно и качественно.

2.8.Схема функциональных взаимосвязей подразделения

Таблица 2.11

Схема функциональных взаимосвязей подразделения

Данная схема отражает горизонтальные взаимосвязи функциональных подразделений аппарата управления.

О – отвечает за выполнение данной функции, подготавливает и оформляет окончательный документ

П - представляет  исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции

У – участвует в выполнении данной функции

С -  согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.

2.9.Информационная система структурного подразделения

Таблица 2.12

Рис. 2.10 Схема документооборота и информационных потоков

В итоге, согласно, проведенному анализу повторяющихся и дублирующих  документов  в подразделении нет.

Анализ схемы документооборота позволяет сделать вывод о том, что информационный поток между ОК и отделами  излишен. Поскольку вся информация проходит через зам. Ген. Директора по  общим вопросам и поступает в отделы.

Определим уровень делопроизводства в ОК по формуле.

Код – ( К1 + К2 + К3) / 3

Исходные данные:

К1 = Д1 / Д2  - уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации,  где

Д1 – количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;

Д2 – общее количество входящих документов и других источников информации.

К2 = Д3 / Д4 – уровень оперативности размножения документов,  где

Д3 – количество документов и других источников информации,  своевременно размноженных;

Д4 - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения.

К3 = Д5 / Д6 – уровень оперативности работы с письмами,  где

Д5 - количество писем, своевременно дошедших до адресата;

Д6 – общее количество отправленных писем.

К1 = 112 / 119 = 0,94

К2  =  59 / 67 = 0,88

К3 = 71 / 74 = 0,96

Итак, уровень делопроизводства в отделе кадров достаточно высок, работы с документами протекают оперативно, письма своевременно доходят до адресатов и т.д.

В подтверждение вышеуказанного вывода, находим:

Код = (0,94 + 0,88 + 0,96)    =   0,92

3

Отметим, что идеальным является Код = 1.

2.10  Регламент управления

  ПОЛОЖЕНИЕ                                                                                           УТВЕРЖДАЮ:

                                                                                                                        _________________

Об организации                                                                                  Ген. директор  

Кадровой службы                                                                             «___»   _________200__г.

Общие положения

За организацию кадровой службы на предприятии отвечает генеральный директор. В соответствии с Законом РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности» директор назначает начальника отдела кадров, который подчиняется непосредственно ему.

Директор контролирует выполнение требований начальника отдела кадров по предоставлению всеми подразделениями, имеющими отношение к политике кадров, документов и сведений, оформленных надлежащим образом.

В целях эффективного использования кадрового потенциала организуется кадровая служба в виде самостоятельного структурного подразделения, именуемого отделом кадров.