Совершенствование закупочной деятельности с использованием информационного обеспечения на примере ООО "КБЕ"

Действующий на предприятии ООО «КБЕ» программный комплекс «Oracle» позволяет свести к минимуму бумажный документооборот, тем самым позволяя сократить издержки и время на обработку заказов или заявок.

В связи с тем, что предприятие  уделяет все больше внимания на автоматизацию  некоторых процессов снабжения, это позволяет избавиться от ненужных повторных работ, параллельные работы объединить в одну, снижаются затраты  и ускоряется весь процесс закупки. Данные преимущества ведут к ускорению  оборачиваемости капитала и, соответственно, к получению большей прибыли.

От степени использования  логистики и информационного  обеспечения закупочной деятельности на предприятии ООО «КБЕ» зависит его дальнейшая политика в области организации закупок и работы с поставщиками и посредниками. Это одни из самых основополагающих деятельностей данного предприятия, которые будут влиять на эффективность не только закупочной деятельности, но и работу всего предприятия в целом.

 

 

 

1.3 Организация закупок и формы связей предприятия с поставщиками и посредниками

       Предприятие ООО «КБЕ» производит металлопластиковые конструкции и ограждения. Это требует наличия следующих комплектующих материалов:

1.  профиль пластиковый;

2.  металлопрокат;

3.  стекло;

4.  запорная арматура;

5.  фурнитура;

6.  расходные материалы.

Сырьевая база производства обеспечивается следующими поставщиками:

·  Стекло – ОАО «Стекольщик», г. Москва и ОАО «Дунган», г. Брянск.

·  Профиль пластиковый  и металлопрокат – ООО «Завод полимерных конструкций», г. Зеленоград.

·  Расходные материалы (клеевая основа, различные крепежные  материалы) – ЗАО «Терморос», г. Шахты.

Остальные комплектующие (фурнитура, запорная арматура) производятся на самом  предприятии ООО «КБЕ».

Предприятие ООО «КБЕ»  пользуется услугами посредников только для приобретения расходных материалов, то есть ЗАО «Терморос», г. Шахты является единственным посредником данного предприятия. Остальные материалы приобретаются непосредственно у производителей продукции.

У данного предприятия отсутствует свой автопарк, поэтому при заключении контракта с поставщиками и посредниками обязательным условием является доставка материала до склада предприятия. Это приводит к еще большей зависимости от поставщиков, так как повышается риск сбоя поставки материалов.

Взаимодействием с данными  поставщиками материалов занимается отдел  снабжения, в котором работают два  специалиста. Их обязанности распределены, но, тем не менее, они должны сотрудничать и вместе решать возникающие проблемы. Каждый из них обеспечивает необходимые предприятию сырье и материалы. Так один менеджер по закупкам занимается организацией поставок стекла из двух городов: Шахты и Брянск. А другой организует поставку металлопластикового профиля и металлопроката из города Зеленограда, и расходных материалов из города Шахты. Это облегчает процесс сотрудничества с ними и повышает степень контроля над всем сбытовым процессом.

Предприятие взаимодействует  с данными поставщиками относительно недавно. В работе с ними иногда присутствовали задержки в поставке материалов, но, в целом, поставка происходит исправно и с тем количеством, которое  предприятие заказывает.

В целом, организация закупок  и пополнение ресурсов для производства металлопластиковых конструкций и  ограждении на предприятии ООО «КБЕ» происходит следующим образом: в начале, с производственного и сборочного цеха, а также с отдела сбыта в отдел снабжения в электронном виде (по системе «Oracle») поступает заявка на приобретение материалов. Менеджеры по снабжению собирают информацию о наличии данного материала и делают запрос на склад.

Предприятие ООО «КБЕ»  осуществляет пополнение материала 1 раз  в неделю от всех поставщиков. То есть, отдел снабжения планирует объем  заказа такой, чтобы хватило материала  для производства продукции на одну неделю, с возможной покупкой дополнительных партий материала, в случае непредвиденных заказов на готовую продукцию.

Далее, после того как  заявка была обработана, формируется  заказ. Он заносится в специальные  формы «Oracle» и направляется поставщику.

Системой «Oracle» пользуются только два поставщика материалов. Остальным двум заказ на покупку материалов направляется по электронной почте или факсом.

Поставщик доставляет заказ  на склад данного предприятия, где  осуществляется проверка по количеству и выборочная проверка по качеству продукции, и поступившие материалы  заносятся в базы данных.

         На склад, тем временем, приходит заявка с цехов на получение материалов в производство. Происходит формирование партии определенного количества и номенклатуры и направляется в производство.

Из данной организации  закупок и взаимодействия с поставщиками видно, что отдел снабжения принимает  заявки на материалы и сырье от производственных и сборочных цехов, а так же заявку на готовую продукцию  от покупателей посредством отдела сбыта. Значение отдела снабжения в  данной ситуации очень велико. Двум специалистам необходимо решать не только на каких основаниях и у кого закупить, но и как эффективней это сделать, чтобы избежать ненужных затрат и  повысить прибыль данного предприятия.

Организация закупок и  в целом вся закупочная деятельность предполагает наличие специальных  показателей, рассчитав которые  можно определить: эффективно работает логистика на предприятии или  нет, и принять необходимые меры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Анализ показателей эффективности закупочной деятельности на предприятии ООО «КБЕ» (Расчетная часть)

       Научность логистики снабжения подразумевает выполнение подробных расчетов, проведение анализа всех показателей, характеризующих движение материального потока на предприятии.

Можно рассмотреть основные показатели, применяемые для характеристики состояния закупочной логистики  на предприятии ООО «КБЕ»:

1.  Средний запас на складе (З_ср). Рассчитывается по формуле средней хронологической:

, (1)

где, З_ср1 – средний запас за первый период;

З_н – запас на начало первого периода;

З_к – запас на конец первого периода.

Средний запас за несколько  периодов (Зср_n) определяется как средняя арифметическая из средних запасов за каждый из периодов:

 

, (2)

2.  Готовность к поставке (Г_п). Данный показатель используется предприятием, как для оценки собственного уровня сервиса, так и для уровня сервиса, оказываемого поставщиком.

, (3)

где, Ч_вз – число выполненных заказов;

Ч_о – общее число поступивших заказов.

3.  Производительность труда (П). Рассчитывается на предприятии по следующей формуле:

, (4)

где, О – объем работы в единицах времени;

Ч – число работников, выполнивших данную работу.

4. Трудоемкость (Т_е). Данный показатель является обратным показателю производительность труда и рассчитывается по формуле:

, (5)

где, Т_норм – нормативное время выполнения работы;

О – объем работы в единицах времени.

5.  Материалоемкость (МП). Для расчета данного показателя используется следующая формула:

 

, (6)

где, РМ – расход материалов за период;

П – объем произведенной продукции за период.

6. Текущий запас (З_тек). Рассчитывается на предприятии по формуле:

, (7)

где, Пс – среднесуточный объем потребления (единиц в день);

Т_мп – интервал времени между поставками (дни).

7.  Страховой запас (З_с). Рассчитывается совместно с текущим по следующей формуле:

, (8)

где, Пс – среднесуточный объем потребления (единиц в день);

Т_зп – время задержки поставки (дни).

8.  Сезонный запас (З_сез). Используется на предприятии только в сезонное время – лето, так как по проведенным маркетинговым исследованиям, наибольший спрос на металлопластиковые конструкции именно в это время года. Рассчитывается по следующей формуле:

, (9)

где, П_сс – среднесуточное потребление единиц в день в сезонном периоде;

Т_с – продолжительность сезонного периода.

9.  Затраты на пополнение запаса (С_рз) – это расходы материальных, финансовых и других ресурсов, необходимых для оформления и получения заказа. Рассчитывается по формуле:

, (10)

где, S – объем потребности в запасе;

Q – размер заказа (единиц);

А – затраты на выполнение одного заказа (в рублях).

Величина А включает в себя расходы на:

− подготовку заказа;

− ведение переговоров;

− представительские расходы;

− оформление заказа;

− контроль над выполнением  заказа;

− на приемку заказа и  т.д.

Величину А можно рассчитать по следующей формуле:

, (11)

где, О_ор – совокупные годовые затраты, связанные с выполнением заказов (в рублях);

N_q – число выданных за год заказов.

Так же на предприятии используются показатели, характеризующие интенсивность  работы склада. Их используют в своей  деятельности как отдел сбыта, так и отдел снабжения.

10.  Грузооборот склада (Г) – показатель, характеризующий мощность склада:

 

, (12)

где, Q – количество тонн, поступивших на склад за период времени Т;

Т – продолжительность периода времени.

16. Удельный грузооборот  склада (Г_уд). Используется вместе с показателем грузооборота склада и характеризует мощность склада, приходящуюся на 1 м²:

, (13)

где, Г – грузооборот склада;

S – площадь склада.

Предприятие использует также  показатели, характеризующие уровень  сохранности груза:

17 . Число случаев хищения  товаров.

18. Число случаев порчи  товаров по вине работников  склада.

Это основные показатели, с  помощью которых можно охарактеризовать эффективность закупочной деятельности на предприятии ООО «КБЕ».

На основании данных таблицы 4, можно рассчитать показатель готовности к поставке поставщиков сырья  и материалов за 2009 г. по формуле (3).

Из таблицы 4 видно количество выполненных и поступивших заявок поставщикам материалов от предприятия  ООО «КБЕ». Подставив данные в  формулу (3) получаем:

 − готовность к поставке ОАО «Стекольщик»

 − готовность к поставке ОАО «Дунган»

− готовность к поставке ООО «ЗПК»

− готовность к поставке ЗАО «Терморос»

Таблица 4 Количество поступивших  и выполненных заказов поставщиками предприятия ООО «КБЕ» за 2009 г., шт.

Поставщик	Поступившие заказы	Выполненные заказы
Стекло ОАО «Стекольщик» ОАО «Дунган»	40 40	39 40
Профиль м/п ООО «Завод полимерных конструкций»	41	41
Расходные материалы ЗАО «Терморос»	20	19

Из этого можно сделать  вывод, что наиболее надежными поставщиками являются ОАО «Дунган» и ООО «Завод полимерных материалов».

Можно рассчитать текущий  запас стеклопакетов на складе по формуле (7). Среднесуточный объем потребления  стеклопакетов и профиля по 25 изделий, запорной арматуры в общей  сложности 125 штук, интервал времени  между поставками 7 дней, следовательно,

Таким образом, для того, чтобы поддерживать бесперебойность  производства, необходим запас стекла и профиля в размере 175 сборочных  единиц, запорной арматуры в размере 875 единиц.

Рассчитывая показатели эффективности  закупочной деятельности, можно не только оценить ее состояние, но и  попытаться усовершенствовать некоторые  аспекты процесса снабжения.

Таким образом, проанализировав  закупочную деятельность на предприятии ООО «КБЕ», оценив степень использования логистики и информационного обеспечения в управлении материальными потоками, описав организацию закупок, можно внести некоторые предложения по совершенствованию процесса снабжения на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Совершенствование закупочной деятельности ООО «КБЕ» .

        Из описания предприятия и вида его деятельности, можно сделать вывод о том, что оно существует на рынке производства металлопластиковых изделий относительно недавно. Но за это время оно успело нарастить объемы своего производства почти в два раза. Это говорит о том, что предприятие постоянно совершенствуется и ищет все новые способы минимизации затрат и, в целом, оптимизации всего производственного процесса.