Совершенствование функций управления

  В рамках менеджмента рассматриваются  общие универсальные функции  в соответствии с первой классификацией. Специфические управленческие функции  в соответствии со второй классификацией рассматриваются в рамках специальных  дисциплин (организация производства, управление инновационной деятельностью  и др.) [17].

     Наиболее  важными считаются общие функции, поэтому их мы рассмотрим более подробно в пункте 1.2 

1.2. Общие функции управления и их взаимосвязь

     Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний  и нижний уровни) и во всех видах  деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

     Рассмотрим  подробнее приведенные выше универсальные  функции управления.

1. Прогнозирование и планирование.

     Экономическое прогнозирование – это предвидение  хода экономического развития на предстоящий  период для конкретной организации.

     Планирование  – это разработка плана, определяющего  то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.[4]

     В широком смысле слова планирование – это деятельность по выработке  и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных  решений, направленных на достижение желаемого  результата, предусматривает следующее:

     Цели  и задачи. На современном этапе  экономического развития осуществляется стратегия рыночной экономики, высшая цель которой – неуклонный подъем материального и культурного  уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения  эффективности всего общественного  производства.

     Пути  и средства. Для достижения поставленных целей выбираются методы совокупности взаимосвязанных действий.

     Ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с  материальными, финансовыми и трудовыми  ресурсами.

     Пропорции. Поддержание пропорциональности между  отдельными элементами производства –  важнейшее условие его эффективности.

     Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается  связь плановой работы с конечной целью производства, удовлетворением  потребностей общества.

Существует три основных типа планирования:

     Стратегическое  планирование (высший уровень) – это  попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции  наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет  поведение конкурентов. Главная  задача планирования на этом уровне состоит  в том, чтобы определить, как организация  будет вести себя в своей рыночной нише.

     Тактическое планирование (средний уровень) –  это определение промежуточных  целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического  планирования лежат идеи, которые  были рождены при стратегическом планировании.

     Оперативное планирование (низший уровень) – это  основа основ планирования. В оперативных  планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую  систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и  главных целей организации.

     Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при  составлении планов.

     Полнота планирования – учитываются все  события и ситуации, которые могут  иметь значение для развития организации.

     Точность  планирования – использование современных  методов и средств для обеспечения  точности прогнозов.

     Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

     Непрерывность планирования – планирование это  не одноразовый акт, а непрерывный  процесс.

     Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования. [5]

2. Функция организации

     Реализация  планов требует организации, которая  представляет следующий этап менеджмента.

Под организацией понимается процесс:

• Определение рациональных форм разделения труда;
• Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
• Разработки структуры органов управления;
• Регламентация функций, подфункций, работ, операций;
• Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• Подбора и расстановки кадров.

   Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс  создания системы, во-вторых, как процесс  ее совершенствования, упорядочения.

   Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители –  независимо от ранга. Однако, хотя смысл  этой концепции состоит в делегировании  прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

   Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так  и внутреннее ее окружение.[6]

   Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

• Принцип разделения труда. Основной смысл – все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

   Для преодоления отрицательных последствий  узкой специализации труда, целесообразно  расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников  к принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

• Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.
• Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

   Еще одной важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

   Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.[7]

3. Мотивация и стимулирование.

     Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

     Теории  мотивации основаны на определении  потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание  отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

     К числу таких теорий относят теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.[8]

• Теория А. Маслоу:

     Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).Поведение  человека определяет самая нижняя неудовлетворенная  потребность.После того как потребность  удовлетворена, ее мотивирующее воздействие  прекращается.

• Теория МакКлелланда:

   Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти, успеха и  принадлежности.

   В настоящее время важны эти  потребности высшего порядка, поскольку  потребности низших уровней, как  правило, уже удовлетворены.

• Теория Герцберга:

   Потребности делятся на гигиенические факторы  и мотивации. Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.

   Мотивации, которые примерно соответствуют  потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение человека.

   Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам  вникнуть в сущность проблемы.

   В связи с тем, что существуют различные  пути мотивации, менеджер должен:

• во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;
• во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации работников;
• в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут.[9]

   Система стимулирования – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих  стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.

   Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

   Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение  условий труда).

   Нематериальные  стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка  и одобрение), творческих (повышение  квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск). [10]

   Таким образом, мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками  справедливого вознаграждения за выполненную  работу.

4. Контроль.

     Контроль, как правило, ассоциируют с властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

     В сомом общем виде контроль можно  представить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.[11]

     Контроль  – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.

     Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

     Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.[12]

     Эффективное сочетание различных видов контроля с учетов параметров внешней и  внутренней среды – залог успешного  функционирования организации.[13]