Системы управления

Введение

 

 

 

 

1. Рефлексивные исследования систем управления

 

Рефлексивные исследования предполагают изучение реакции системы на возмущающие  воздействия, поскольку основным условием, обеспечивающим выживание и поступательное развитие организационной системы, является ее способность адаптироваться, т.е. приспосабливаться к изменяющимся внешним и внутренним условиям существования. Чем выше адаптационные свойства систем управления организацией, тем  совершеннее механизм самореализации, эффективнее система управления. Способность деловой организации  к самосохранению при изменении  внешних условий или изменении  внутренней структуры определяется как устойчивость.

 

Устойчивость системы характеризуется  стремлением к состоянию равновесия, которое предполагает такое функционирование элементов системы, при котором  обеспечивается эффективное продвижение  к поставленным целям развития. Стабильность и устойчивость организации -- обязательные условия эффективного ее функционирования.

 

Вместе с тем, сложная управляемая  система с целенаправленным развитием  никогда не может достичь полного  равновесия. Элементы системы функционируют  по-разному в различных условиях, и их динамическое взаимодействие существенно  влияет на развитие системы. За счет этого  устойчивая система находится в  состоянии динамического равновесия, т.е. колеблется около устойчивого  состояния. Устойчивость системы определяется такими свойствами, как дифференциация (возможность деления целого на отдельные части) и лабильность (изменчивость).

 

Дифференциация (лат. differentia - различие) - это наличие в системе управления разнообразных по своему функциональному назначению элементов, определяющих способность быстро приспосабливаться к меняющимся условиям существования. Для коммерческой организации, это в первую очередь, наличие развитой системы информационного обеспечения, позволяющей не только быстро сообщить управленческому звену о происходящих изменениях и предсказать время наступления грядущих перемен, но и отработать необходимые управляющие воздействия. Такая возможность обеспечивается с помощью разветвленных систем маркетингового анализа и прогнозирования тенденций развития рынка. В отдельных случаях для этой цели достаточно использования информации из централизованных баз данных, доступ к которым обеспечивается за счет подключения к международной сети Интернет или к более дешевым внутренним сетям типа Релком или Телемаркет. Естественно, чем разнообразнее функциональные возможности звеньев предприятия, тем выше его устойчивость.

 

Лабильность (лат. labilis - скользящий, изменяющийся) означает подвижность функций элементов системы управления при сохранении устойчивости структуры в целом. При изменении условий существования отдельные звенья организации в рамках существующей структуры управления должны быстро перейти на новые методы работы и взаимодействия, отвечающие сложившимся реалиям. Наиболее приспособленными к таким действиям являются иерархические системы управления органического типа.

 

Основная задача рефлексивного  анализа при исследовании систем управления состоит в получении  качественных и количественных оценок адаптационных возможностей организации, а также в разработке управленческих процедур, обеспечивающих быструю и  адекватную реакцию на происшедшие  изменения. Под рефлексом системы  будем понимать достаточно устойчивую реакцию предприятия на возмущающее  воздействие.

 

Описание реакции должно содержать  сведения об изменении выходных характеристик  системы, о перестройке ее звеньев  и характера их взаимодействия, действиях  системы управления в переходный период. Важнейшей задачей рефлексивного  анализа является оценка времени, в  течение которого система достигает  устойчивого состояния, которое  принято называть временем запаздывания реакции системы. В ходе анализа  сложные реакции целесообразно  разбивать на последовательность более  простых действий или простых  рефлексов.

 

Изучение рефлексивных свойств  системы предусматривает применение активных внешних воздействий, т.е. проведение активного эксперимента с действующей структурой. Частично необходимая информация о реакции  системы на активное воздействие  может быть получена путем наблюдения за прошлыми действиями организации. На первом этапе целесообразно сосредоточить  внимание на изучении простых рефлексов, на типовые воздействия.

 

Для организации это может выражаться во внесении искусственных скачкообразных изменений в уровень закупочных и реализационных цен, в изменении  режима работы, в регулировании ресурсных  возможностей и т.п. В описание и  перечень реакций системы должны включаться только устойчивые рефлексы, для этого эксперимент должен быть повторен несколько раз.

 

Далее по описаниям простых реакций  системы производится интеграция рефлекторных последовательностей, т.е. прогнозирование  поведения системы в условиях более сложных внешних воздействий. К их числу относятся колебания  цен, задержки во времени при отработке  возмущающего воздействия, резкое падение  спроса и т.д. Проработка сложных  рефлексов должна предусматривать  изучение действий системы управления организацией в процессе отработки  сложного внешнего воздействия, разработку процедур контроля и обратных связей между управленческими и исполнительными  звеньями.

 

В процесс рефлексивного анализа  целесообразно включение диагностических  исследований с целью выделения  неадекватных и неэффективных реакций  системы, а также реакций с  недопустимо большим запаздыванием. Реакции подобного типа свидетельствуют  о неспособности организации  к эффективной борьбе за выживание  в условиях острой конкуренции.

 

Для исключения подобных явлений необходима разработка мер по коррекции поведения  системы в условиях переходного  периода. Если таких мер предложить не удается, то это говорит о наличии  патологии в системе управления и о необходимости проведения структурных изменений. Возможно, это  выразится в переходе к более  гибким типам структур управления, во введении дополнительных звеньев  или, наоборот, в блокировании действий устаревших структур и замене их новыми структурами. Типовой причиной запаздывания реакций является использование  многоступенчатых управленческих структур. Иногда задержка реакции связана  с тем, что звенья управления не способны принимать самостоятельные решения, а это порождает длительные процедуры  согласования.

 

В ходе рефлексивного исследования систем управления организация рассматривается  как изменяющаяся во времени сложная  управляемая система с целенаправленным действием. При этом управление организацией отображается в виде функции ее фазовых  состояний, времени и возмущений, если они известны. Подобным образом  осуществляется управление техническими системами. Однако следует иметь  в виду, что в социально-экономических  системах реакции на управляющие  воздействия, передаваемые по каналу обратной связи, носят неоднозначный характер, что значительно усложняет управление системой.

 

Рефлексивный анализ -- это анализ динамики системы управления. Но положительная динамика развития системы невозможна без определенного набора статических показателей, которые повышают устойчивость организационной системы. Поэтому при анализе систем принято выделять два режима работы: статический и динамический.

 

Напомним, что статический режим  работы системы характеризуется  неизменностью во времени показателей  работы. Для социально-экономических  организаций - это объем выпуска  продукции, объем запасов и реализации, постоянство закупочных и отпускных  цен, неизменность финансовых характеристик  работы предприятия и т.д. Статика  системы определяется также постоянством таких элементов внутренней среды, как социально-психологический климат в коллективе, нормы и правила  поведения, штатное расписание, кадровый состав, должностные инструкции и  многое другое.

 

Динамический (переходный) режим работы системы характеризуется изменением во времени одного или нескольких показателей работы. К переходным режимам относится период работы организации от начала «нового дела»  до достижения устойчивых показателей, а также спады и подъемы  в работе, вызванные колебаниями  рыночной конъюнктуры и другими  обстоятельствами.

 

В решении задач системного анализа  спады и подъемы в работе, вызванные  сезонными колебаниями цен и  другими причинами периодического характера, принято относить к устойчивым режимам. Несомненно, что период ликвидации (сворачивания) дела относится к  переходным режимам. Задача системы  управления состоит в обеспечении  целенаправленного поведения организации, и, прежде всего, ее коллектива при различных  режимах работы.

 

Рассмотрим причины, побуждающие  организацию стремиться к работе в динамическом режиме. Переход от устойчивого режима работы к спадам и подъемам зависит от многих, иногда совершенно неожиданных, обстоятельств, которые выявляются в процессе рефлексивного  анализа. Можно выделить пять хорошо заметных признаков, требующих перестройки  работы системы управления: быстрый  рост отрасли, к которой принадлежит  организация; несоответствие дела объективным  потребностям; изменение приемов  работы; демографические изменения; изменения в восприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Быстрый рост отрасли

 

Если отрасль растет быстрее, чем  потребности населения, то структура  отрасли изменится самое позднее  тогда, когда выход товаров или  услуг удвоится. К этому моменту:

 

1. отрасль перестает отражать реальные потребности рынка из-за того, что предложения товаров и услуг заметно опережают спрос, как следствие происходит снижение цен и объемов реализации;

 

2. деление рынка на сегменты перестает отражать реальность;

 

3. отчетность и статистика продолжают еще некоторое время отражать реальное положение дел, поэтому сохраняется возможность использования процедур системного анализа для прогнозирования развития ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Несоответствие объективным  потребностям

 

В той области или на том сегменте рынка, на которые ориентирована  организация, произошли изменения, и выпускаемая продукция или  выполняемые услуги перестали отражать объективные потребности клиентов. Следовательно, необходима оперативная  перестройка системы, диверсификация деятельности освоение новых видов  товаров или услуг. Важно понимать, что происшедшие изменения могут  приводить не только к негативным явлениям типа снижения спроса или  цен, но могут вызвать рост потребности  в развитии бизнеса.

 

Если, например, организация работает в сфере оказания бытовых услуг  мелким фирмам или частным лицам (помощь по дому, уход за детьми и престарелыми людьми), то она имеет определенные перспективы роста и развития. В настоящее время в крупных  городах России возросло число частных  больниц и учебных заведений  коммерческого типа. Данная категория  учреждений нуждается в таких  услугах как питание персонала, перевозка людей и грузов. Это, как правило, небольшие организации, поэтому содержание собственного персонала  и закупка необходимого оборудования (в том числе автомобилей) им может  быть не по средствам. Поэтому потребности  в высококачественных бытовых услугах  в настоящее время значительно  опережают предложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изменение приемов работы

 

Если организация не реагирует  на изменения рыночной ситуации, то в современных условиях она обречена на поражение. Примером могут служить  достаточно заметные изменения в  способах розничной торговли продуктами питания в крупных городах. До перехода к рыночной экономике большинство  продуктов продавалось в магазинах. Затем развилась так называемая ларечная торговля, и в магазинах  почти не стало покупателей, да и  сейчас большинство населения с  низким доходом предпочитает покупать продукты на оптово-розничных рынках, т.к. цены на рынке в среднем на 20% ниже, чем в ларьках и магазинах. В последнее время происходит постепенное возрождение торговли продуктами питания через магазины, что объясняется более правильной ценовой и ассортиментной политикой, а также улучшением качества обслуживания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Демографические изменения

 

Сюда мы относим изменение численности  населения, возрастных групп, занятости, распределения доходов, образовательного уровня и т.п. Во всех этих областях в настоящее время происходят быстрые и достаточно заметные изменения. Поэтому указанные факторы должны учитываться при системном анализе  работы организаций России.

 

По уровню доходов население  принято разбивать на три группы: с высоким, средним и низким уровнем  дохода. В Москве и других крупных  городах наблюдается заметный рост численности группы населения со средним уровнем дохода для иллюстрации  воздействия рассматриваемого фактора  на работу организаций приведем данные исследования, проведенного фирмой САSТ-Маnаgеment Соnsulting по заказу группы «Менатеп». Российских покупателей можно сегментировать следующим образом: