Системный подход в управлении

     3) Для успешной и эффективной  работы организаций в XXI веке  
необходимы постоянные и глубокие преобразования организационных структур. Традиционные и доминирующие в бизнесе, административном и общественном управлении линейно-функциональные структуры, ориентированные на стабильную внешнюю среду, не могут обеспечить требуемый динамизм организационных изменений. Им на смену приходят сетевые, матричные, «виртуальные» структуры. Использование новых возможностей проектирования организационных структур, структурно-функциональной организации бизнеса и управления с наибольшей полнотой реализуется при системном проектировании организаций. Для этого современные системные методы в менеджменте предоставляют соответствующий методологический арсенал.

     4) Успешная работа организаций  в современных условиях требует  особого внимания к использованию творческого потенциала человеческих ресурсов организации. Формирование культуры партисипативности, соучастия членов организации в программировании организационных целей, путей их достижения, распределения ресурсов. Организации контроля, эффективной коммуникации — новые темы системной аналитики, разрабатывающей специальные методы решения подобных чрезвычайно сложных проблем повышения результативности использования творческого потенциала работающих в организации индивидов.

     При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода».

     При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

     Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется  потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.).

     И, наконец, не менее важное значение приобретает  исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

     Таким образом, системный подход позволяет  нам комплексно оценить любую  производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода.

     Применение  системного подхода позволяет наилучшим  образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

     2.2. Системный подход к управлению операциями

     Объективная оценка деятельности предприятий как  самостоятельная задача экономического анализа приобретает в управлении современным производством все большее значение. Это обусловлено возрастанием ответственности за обоснованность управленческих решений по мере усиления экономической самостоятельности предприятий в условиях рыночной экономики, изменениями в средствах труда и интенсивности технологических процессов, усложнением межхозяйственных и внутрихозяйственных связей предприятий и т.п.

     Современное промышленное производство организуется и функционирует, подчиняясь главной цели – удовлетворение потребности общества в продукции заданного объема и качества и повышение эффективности производства. Все элементы производства тесно взаимосвязаны, а их изменения действуют разнонаправлено, т.е. одни способствуют достижению главной цели, другие, наоборот, противодействуют. Это и обусловливает необходимость системного подхода к анализу деятельности предприятий, позволяющего учитывать влияние всех факторов на экономику предприятия. [10, C. 103]

     В общей схеме материального производства как системы необходимыми элементами входа являются материальные факторы и рабочая сила. Основным элементом системы материального производства является трудовой процесс, т.е. совокупность технологических и трудовых операций, в результате которых создается новая потребительная стоимость – конечный продукт (выход системы). Операционная функция включает действия, в результате которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду. Функцию операций имеют все организации, иначе они просто не могут существовать.

     Термины «операции» и «производство» взаимозаменяемы. Однако под производством в основном понимается выпуск товаров и переработка сырья. Термин «операции» шире, он включает не только производство товаров, но и предоставление услуг.

     Организации могут значительно различаться  по характеру операционных функций. Например, в промышленности  перерабатываются сырьевые материалы, причём сначала из сырья производят отдельные детали и узлы, затем их собирают в готовые изделия. Школы, больницы потребляют немного материальных ресурсов, оказывая свои услуги. Одни организации  предлагают стандартные товары и услуги, другие строят уникальные сооружения.

     Операционная  система  состоит из следующих трёх подсистем.

     Перерабатывающая  подсистема  выполняет работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные результаты. Например, в пищевой промышленности перерабатывающая подсистема - это система, в которой производятся товары, начиная с получения сырья и материалов, включая производство продуктов и заканчивая отгрузкой в торговую сеть.

     Подсистема  обеспечения не связана прямо с производством выхода, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. Например, и на заводе, и в вузе подсистема обеспечения может включать библиотеку, ремонтно-эксплуатационную и другие обеспечивающие службы. Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть составляющей частью перерабатывающей подсистемы в другой. В университете, например, типография выполняет обеспечивающую функцию, а в коммерческом предприятии она может оказаться основной перерабатывающей подсистемой.

     Подсистема  планирования и контроля получает информацию из внутренней и внешней среды организации, обрабатывает эту информацию и выдаёт решение, как именно работать перерабатывающей подсистеме. Решения включают планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально-производственными запасами, контроль качества и многое другое. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот обычно большой объем достаточно сложной информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема. Конкретные вопросы, подлежащие решению, как правило, включают планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально-производственными запасами, контроль качества.

     Сущность  управления операциями. Обязанности операционных менеджеров можно разбить на три основные группы: 1) разработка и реализация общей стратегии и направлений операционной деятельности организации; 2) разработка и внедрение операционной системы, включая разработку продукта, производственного процесса, стандартов и норм, проектирование предприятия, решение о размещении производственных мощностей; 3) планирование и контроль текущего функционирования системы.

     Эффективность операций - это рыночная стоимость произведённых выходов, делённая на общую величину затрат организации на израсходованные входы. Рыночная стоимость выходов определяется как количеством, так и качеством выходов, например: соответствием ассортимента выпускаемой продукции или предоставляемых  услуг существующему на них спросу; своевременностью производства выхода, учётом характера спроса и обязательств по доставке потребителям; гибкостью производственной системы при удовлетворении индивидуальных требований потребителей.

     Затраты потреблённых входов определяются не только их количеством, но и рядом  других факторов. Например, при анализе материальных затрат следует учитывать: по каким ценам приобретались  материалы; каковы затраты на хранение материалов в запасах до момента их использования; во что обошлись заказ и приёмка материалов; каков размер издержек ,возникших в результате недостатка материалов; какие затраты появились в результате проблем с качеством материалов.

     При анализе затрат труда, к примеру, следует выяснить следующее: какая часть работы выполнялась  в сверхурочное время и какова стоимость сверхурочных работ; использовался ли персонал в соответствии с уровнем квалификации или пришлось платить по тарифам более высокой квалификации, чем та, которая им  требовалась для работы; какими оказались затраты, связанные с текучестью кадров, вызванной изменением нагрузки в системе; какими оказались затраты, связанные с ошибками персонала из-за недостаточного уровня подготовки или плохого руководства.  

     Между операционной функцией и другими  функциями организации существуют сложные отношения. Для оптимизации деятельности организации необходимо обеспечить эффективное управление этими отношениями, прежде всего обращая внимание на следующие функции: 

     1. Инженерная функция, которая обеспечивает проектирование новых видов продукции, производственных мощностей  и процессов. Для её реализации нужна информация от производственных подразделений по проблемам, связанным с конструкцией изделий и возможностями усовершенствования системы.

      2. Маркетинг, который должен обеспечить прогноз спроса и реальные заказы клиентов на выходы операционной системы. Эта функция информирует производство о претензиях потребителей по качеству или срокам поставки продукции. От производства маркетинг должен получать информацию о сроках производства и запасах продукции. 

     3. Финансовая функция, которая состоит в обеспечении капиталом расширения мощностей и текущей деятельности. Для её реализации необходимо получать от операционных подразделений информацию о планах производства и развития, потребностях в оплате труда, счетах поставщиков, данные для выставления счетов потребителям, для учёта материальных запасов и финансовой отчётности.

     4. Функция трудовых ресурсов, которая состоит в вербовке, отборе и обучении кадров для операционной системы. Операционные подразделения должны заблаговременно информировать кадровую службу о необходимом количестве и квалификации рабочей силы.

     Стратегия операций состоит в предоставлении продуктов или услуг для удовлетворения основных потребностей потребителей - клиентов организации. В этой области главные стратегические решения - как, когда и где производить товары или предоставлять услуги, причём операционный процесс следует выбирать только после тщательного определения потребностей и самого продукта, который должен соответствовать возможностям организации. 

     Конкурентоспособность заключается в том, что организация делает что-то лучше, чем её конкуренты, это позволяет ей привлекать и сохранять потребителей. Посредством операций можно обеспечить конкурентоспособность различными способами, основные из них: уникальность по качеству или по низкому уровню издержек и, соответственно, цен. 

     В числе способов часто указывают  следующие: лидерство по главным  эксплуатационным характеристикам  продукции; надёжность изделий; прочность изделий; скорость доставки; гарантированное время доставки; «индивидуализация» изделий по требованиям заказчиков; внедрение новой продукции на рынок; гибкое регулирование объемов производства. 

     Стратегические  решения в управлении операциями таковы: выбор процесса производства или обслуживания - степени специализации, автоматизации; определение мощностей - размера предприятия; степень вертикальной интеграции - производство или покупка комплектующих деталей; организация рабочей силы в части специализации труда; технологии, степень их новизны и принадлежность; создание товарных запасов или работа по заказам; размещение вблизи рынков или источников сырья. Стратегические решения приводят к большим капиталовложениям в конкретные виды ресурсов и поэтому очень важны. Стратегические решения в области производства обычно предусматривают долгосрочное связывание ресурсов. Тактические решения являются краткосрочными и служат для обеспечения выполнения стратегических решений.