Системный подход к организации

     Не  контролируемые системами внешние  факторы обычно можно разбить  на две категории: случайные, характеризуемые  законами распределения, неизвестными законами или действующие без  всяких законов (например, природные  условия); факторы, находящиеся в  распоряжении системы, являющейся внешней  и активно, разумно действующей  по отношению к рассматриваемой  системе (например, нормативно-правовые документы, целевые установки).

     Цели  внешней системы могут быть известны, известны не точно, вовсе не известны.

     Третий  элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы, например различные инструкции, положения, приказы, то есть задает законы ее организации  и функционирования, цели, ограничительные  условия и др. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация.

     Вторая  часть системы — это операции, процессы или каналы, через которые  проходят элементы входа. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы (производственные, подготовки кадров, материально-технического снабжения и др.) воздействовали по определенному закону на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода.

     Третья  часть системы — выход, являющийся продуктом или результатом ее деятельности. Система на своем выходе должна удовлетворять ряду критериев, важнейшие из которых — стабильность и надежность. По выходу судят о  степени достижения целей, поставленных перед системой.

     Каждая  система должна обладать обратной связью. Обратная связь есть процесс получения информации о различных 
системах для того, чтобы определить их состояние и вносить коррективы, 
если необходимо.

     Основными функциями обратной связи являются:     

     1. Противодействие тому, что делает сама система, когда она выходит за установленные пределы (например, реагирование на снижение качества);  

     2. Компенсация возмущений и поддержание состояния устойчивого равновесия системы (например, неполадки в работе оборудования);   

     3. Синтезирование внешних и внутренних возмущений, стремящихся вывести систему из состояния устойчивого равновесия, сведение этих возмущений к отклонениям одной или нескольких управляемых величин (например, выработка управляющих команд на одновременное появление нового конкурента и снижение качества выпускаемой продукции);

     4. Выработка управляющих воздействий на объект управления по плохо формализуемому закону. Например, установление более высокой цены на энергоносители вызывает в деятельности различных организаций сложные изменения, меняют конечные результаты их функционирования, требуют внесения изменений в производственно-хозяйственный процесс путем воздействий, которые невозможно описать с помощью аналитических выражений.

     Нарушение обратных связей в социально-экономических  системах по различным причинам ведет  к тяжелым последствиям.

     Каждая  организация должна обладать всеми  признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким  образом, системный характер организации  – это необходимое условие  ее деятельности. В таблице показано, к чему может привести организацию  отсутствие данных признаков системы. 

Возможные результаты при нарушении  целостности системы

     Существуют  различные классификации систем.

     По  типу составных частей, входящих в систему, системы можно классифицировать на машинные (автомобиль, станок), по типу «человек — машина» (самолет — пилот) и по типу «человек—человек» (коллектив организации).  

     По  целевым признакам различают: одноцелевые  системы, то есть предназначенные для  решения одной единственной целевой  задачи и многоцелевые. Кроме того, можно выделить функциональные системы, обеспечивающие решение или рассмотрение отдельной стороны или аспекта задачи (планирование, снабжение и т. п.). 

           Различают физические и абстрактные системы. Физические системы состоят из людей, изделий, оборудования, машин и прочих реальных или искусственных объектов. Им противопоставлены  абстрактные системы. В последних  свойства объектов, существование которых  может быть неизвестным, за исключением их существования в уме исследователя, представляют символы. Идеи, планы, гипотезы и понятия, находящиеся в поле зрения исследователя, могут быть описаны как абстрактные системы. 

     В зависимости от своего происхождения  выделяют естественные системы (например, климат, почва) и искусственные, сделанные человеком.

     По  степени связи с внешней средой системы классифицируют на открытые и закрытые. 

     Открытые  системы — это системы, которые  обмениваются материально-информационными  ресурсами или энергией с окружающей средой регулярным и понятным образом. 

     Противоположностью  открытым системам являются закрытые.

     Закрытые  системы действуют с относительно небольшим обменом энергией или  материалами с окружающей средой, например химическая реакция, протекающая  в герметически закрытом сосуде. В  деловом мире закрытые системы практически  отсутствуют и считается, что  окружающая среда является главным  фактором успехов и неудач деятельности различных организаций. Однако представителей различных школ управления первых 60 лет прошлого века, как правило, не волновали проблемы внешней среды, конкуренции и всего остального, что носит внешний для организации  характер. Подход с точки зрения закрытой системы предполагал то, что следует делать, чтобы оптимизировать использование ресурсов, принимая во внимание только происходящее внутри организации.

     Реалии  окружающего мира заставили исследователей и практиков прийти к выводу, что  любая попытка понять социально-экономическую  систему, рассматривая ее закрытой, обречена на провал.

     Далее мы рассмотрим модели организации как  открытой и закрытой системы.  

3. Организация как открытая и  закрытая система

Различаются системы открытые и закрытые. Понятие  закрытой системы порождено физическими  науками. Здесь понимается, что система  является самосдерживаемой. Ее главная  характеристика в том, что она  существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая  не принимает энергии от внешних  источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная  система имеет малую применяемость.

Открытая  система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации  получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они  зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие  с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для  поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более  закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые  системы тяготеют к нарастанию усложненности  и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации  своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы  или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается  значительная его дифференциация и  усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и  материалы, расширяется ассортимент  выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы  имеют вход, трансформационный процесс  и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

Одна  из таких черт – это признание  взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 2:

     Организация должна отражать внешнюю среду. В  основе ее построения лежат предпосылки  экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны  всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Без границы  не существует системы, и граница (или  границы) определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или  подсистемы. Границы могут быть как  физическими, так и иметь психологическое  содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для  более углубленного понимания систем.

     Открытые  системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под  обратной связью понимается процесс, позволяющий  часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования  производства той же выпускаемой  продукции или налаживания выпуска  новой продукции.

     Нужно учитывать и то, что организации  укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов  деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы  необходимо учитывать различные  недостатки и привычки людей. Это  не означает, что организация должна создаваться применительно к  людям, а не на основе целей и сопутствующих  их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в  организации.

     Поведение членов организации может рассматриваться  как ее внутренняя среда. В организации  постоянно возникают проблемы, которые  могут изменить ее положение, и чтобы  все ее элементы действовали и  были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно  пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

     Другие  внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности  разных участков организации. Одной  из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность  этих групп условиями труда и  вознаграждением за участие в  организации, и это недовольство может стать таким сильным, что  возникнет угроза самому существованию  организации. Внутренняя среда организации  схематически показана на рис. 3:

     Для организации свойственен циклический  характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными  для оплаты кредитов, труда рабочих  и погашения займов, если цикличность  устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Следует подчеркнуть и то, что организационные  системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку  закрытая система не получает энергию  и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее  открытая система характеризуется  негативной энтропией, т.е. она может  реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и  даже вырасти, потому что имеет возможность  получать энергию извне в большей  мере, чем отдает наружу.

     Приток  энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство  обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что  существует постоянный приток новых  вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система  активно перерабатывает вложения в  выходную продукцию, она оказывается  тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного  времени.