Система управления проектами: интеграционный подход

Использование программного обеспечения в проектном  планировании. Есть множество пакетов программ, которые могут помочь Вам использовать этот существенный и сложный инструмент. Чтобы определить, какое программное обеспечение подходит для Вас, обратитесь за рекомендациями к другим людям по поводу того, что они использовали и почему. Проверьте схожесть их привычек в работе с вашими собственными, решите, насколько хорошо они совпадают. Если Вы уже знакомы с программным обеспечением, удостоверитесь, что Вы можете рассчитывать на обучение и надежную техническую поддержку в период его эксплуатации. Помните, что программное обеспечение работает не безошибочно. В нем не заложен механизм проверки пробелов в планировании. Тщательно просмотрите график работ совместно с другими членом команды или заинтересованными лицами перед его утверждением.

Любой программный  продукт, который Вы планируете использовать, должен отвечать следующим критериям:

• Обрабатывать и видоизменять диаграммы Ганта и диаграммы потока работ, включая PERT- диаграммы и расчет критического пути.
• Предусматривать возможность просмотра информации на экране перед печатью.
• Обеспечивать календарное планирование и бюджетирование.
• Интегрировать проектный план с календарем с учетом выходных и отпусков.
• Предусматривать различные сценарии планирования на случай непредвиденных дополнительных обстоятельств и обновления (модификаций) проекта.
• Проверять перекрытие задач отдельных людей и групп.

Контроль  и управление изменениями. В ходе выполнения проекта Вы, вероятно, столкнетесь с воздействиями направленными на изменение стоимости, времени и объема проекта. Изменению не следует радоваться или избегать его. Его надо признавать и либо приспосабливать, либо предохраняться от него, в зависимости от того, что будет лучше для проекта. Убедитесь, что когда заинтересованные лица просят внести изменения в проект, они осведомлены о том, насколько это увеличит стоимость, время и/или качество. Убедитесь, что все заинтересованные лица осведомлены обо всех изменениях.

У Вас должна быть система  мониторинга проекта и управления им насколько это только возможно. Не существует системы подходящей под все проекты. Система, которая хороша для большого проекта, завалит бумажной работой маленький проект. В то время как системе, работающей на маленьком проекте, не хватит мощности для большого.

Отчеты о ходе реализации проекта. Поддержка связи с заинтересованными лицами в ходе выполнения проекта - самая важная часть работы менеджера проекта. Самый лучший способ сделать ее - договориться в начале проекта о том, насколько часто необходимо вносить поправки. В ходе выполнения проекта, консультироваться с заинтересованными лицами о том требуется ли больше или меньше отчетов о ходе работы.

Уделите внимание тенденциям к недооценке или сокрытию проблем  при их зарождении. Если вы недооцените  или скроете проблему, а она будет оказывать существенное влияние на проект (с точки зрения заинтересованных лиц), Ваша проблема будет вдвойне больше, чем могла бы быть, если бы Вы сообщили заинтересованным лицам о трудностях в самом начале.

Последняя фаза жизненного цикла проекта - свертывание, в ней Вы и Ваша команда завершаете свою работу и оцениваете весь проект целиком. Это полезно для команды произвести опрос в этот момент для того, чтобы получить наибольшую пользу от "полученных уроков".

Оценочные характеристики. Самый лучший способ оценки проекта - это работа независимого эксперта, который объективно оценить информацию. Даже когда независимый аудитор не доступен, оценка должна быть сделана в духе обучения, а не с позиции критики или упреков. Если люди думают, что они будут наказаны за наличие проблем, то они будут стараться их скрыть.