Разработка управленческого решения в фирме ООО «Интернешенел Билдинг Констракшен»

5. Выбор альтернативного  варианта 

       Рассмотрим  положительные и отрицательные  моменты при реализации каждого  из описанных вариантов.

       Первый  вариант более прогрессивный. Он предполагает отсутствие так называемых «оперативок» и заменяет их общением по электронной почте. Если у руководства появляется задание к какому-то подразделению, он посылает электронное письмо начальнику данного подразделения. Начальник, получив команду, распределяет задание по своим подчиненным путем таких же электронных писем. Задача начинает исполняться: процесс исполнения так же находится на контроле у начальника опять же посредство отчетности по электронной почте. Такая система отлично зарекомендовала себя в компании-партнере ООО «ИБК» - ЗАО «Папилон». Являясь передовой фирмой в компьютерных технологиях, руководство данной фирмы давно отказалось от личных контактов в пользу виртуального общения. Опыт проверен годами, десятками лет. Поэтому определенные плюсы в заимствовании данной технологии взаимодействия подразделений есть. А именно положительными сторонами данной альтернативы являются:

1. Движение по «проторенной» дорожке всегда проще, нежели прокладывать путь самому: руководство ЗАО «Папилон» согласно помочь в организации таких нововведений как теоретически, так и практически. Имея свой штат инженеров-связистов без привлечения сторонних организаций будут проложены необходимые коммуникации для осуществления данного варианта.
2. Экономия рабочего времени: человек без отрыва от рабочего места отчитывается о проделанной работе.
3. Психологически подчиненному проще рассказать о результатах работы в электронном сообщении, нежели испытывать чувство дискомфорта и стресса при личном общении с руководством.
4. Процесс выполнения задания как бы протоколируется, есть всегда возможность поднять историю сообщений и выяснить причину невыполнения работы.
5. Стоит так же отметить, что за компьютерами будущее, поэтому прогрессивность технологий на предприятии так же важна.

       Так же необходимо отметить и отрицательные  стороны данного решения:

1. Материальные затраты составляют около 110 000 рублей. Достаточно большая сумма связана с тем, что стройплощадка находится на определенном расстоянии от офиса ООО «ИБК», поэтому необходимо оборудование, обеспечивающее доступ к Интернету всех работников.
2. На реализацию данного решения требуется определенное время, не менее 1-2 месяцев, чтобы были подключены все работники к общей системе электронной почты. Так же требуется время на обучение работников.
3. Штат сотрудников ООО «ИБК» на 70% состоит за работников, возраст которых превышает 40 лет. Не каждый из них (особенно работники стройплощадки, такие как мастера, прорабы) может мгновенно освоить электронную почту, да и компьютер в целом.
4. Возможна негативная реакция работников, не желающих менять свой порядок работы на новый. Здесь нужна четкая позиция руководителя и обоснование необходимости введения данной системы.

       Второй  вариант достаточно распространен  на предприятиях. Система взаимодействия на основе личных контактов предполагает систему совещаний, на которых собираются руководители подразделений и решается поставленный вопрос или проблема. Выделим основные плюсы и минусы такого решения.

1. Для реализации нужно лишь решение руководителя о создании такой системы совещаний, обозначить участников, периодичность (т.е. простота реализации).
2. Временные затраты – 1-2 недели на разработку плана мероприятий.
3. Не требуется обучение сотрудников, личный контакт понятен всем.
4. Эффективность данного метода проверена временем и многими предприятиями.
5. На таковых совещаниях человек будет «услышанным», чего невозможно получить при общении по электронной почте.
6. Материальные затраты практически равны нулю.

       Минусами  данной альтернативы служат:

1. Часть рабочего времени руководителей подразделений будет потрачена на посещение совещаний.
2. Контроль за выполнением работы осуществляется в словесной форме, т.е. у сотрудников появляется возможность от каких-то своих слов отойти или придать им другой смысл, так как переговоры не записываются.

       Я сделаю выбор в пользу прогрессивных  технологий: первый вариант более  предпочтителен в данной ситуации. Во-первых, есть наставники в лице ЗАО  «Папилон», имеющих богатый опыт ведения бизнеса посредством  общения по электронной почте. Во-вторых, это добавит определенного тонуса всем работникам – это и само обновление работы, это одновременно обучение новым программам, которые могут пригодиться не только на работе, но и в личной жизни. В-третьих, при возникновении спорных ситуаций всегда есть возможность отследить ход общения начальника и подчиненного, выявить слабые и сильные стороны процесса работы. 
 
 
 
 

6. План реализации  управленческого  решения 

       Так как подрядные работы по подключению работников ООО «ИБК» будут осуществляться ЗАО «Папилон», то первым делом вызываются инженеры-связисты, которые обследуют помещения, где будут проводиться работы, а так же составляется перечень работников, которых необходимо подключить к системе электронного общения.

       Далее вызываются программисты ЗАО «Папилон»  для подсчета количества рабочих  мест, необходимых для подключения  к электронной почте, утверждение  помещения для установки серверов, уточнение устройства сети компьютеров  ООО «ИБК».

       Помещение осмотрено, компьютеры посчитаны, далее работниками ЗАО «Папилон» выставляются требования для подключения с указанием необходимого оборудования и материалов. Закуп производит отдел снабжения ООО «ИБК».

       Подключение включает в себя прокладку необходимых  проводов, установку оборудования, а так же присвоение электронного адреса каждому компьютеру.

       Далее полученная система проходит тестирование: проверяется наличие связи между  компьютерами, доступ к серверам, совместимость  программ и прочее.

       Работа  начинается по установленному порядку. Основными пунктами данного порядка следует выделить:

       - все распоряжения руководителя подчиненным адресуются путем отсылки электронного письма;

       - выполненное задание так же  отправляется по электронной  почте. Если задание выполнялось не начальником подразделения, то исполнитель посылает законченную работу своему непосредственному начальнику и руководителю предприятия одновременно (позволяет начальникам подразделений контролировать ход выполнения заданий);

       - личный контакт между сотрудниками не исключается, общение сохраняется, но решение рабочих заданий осуществляется посредством электронной почты;

       - при возникновении важных или секретных заданий руководитель может адресовать задание при личном контакте. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

       Эффективность принятого решения будет зависеть не только от успешности его применения в другой организации. Необходимо учитывать и личностные качества работников предприятия.

       Период, через который стабильно будет  работать или не будет работать данная система взаимоотношений между работниками ООО «ИБК», составляет около полугода. Именно тогда будет определено: правильно ли выбрано управленческое решение или же нет.

       Однако  если рассмотреть тот вариант, что  система взаимоотношений не приживется в организации или приживется не в том русле, которое должно быть, то лишними эти мероприятия не будут точно: система электронного общения, во-первых, даст определенный опыт и руководителю, и подчиненным, во-вторых, демонтаж установленного оборудования проводить не нужно будет, оно будет так же функционировать, в-третьих, строительная площадка ООО «ИБК», как уже было указано, находится на определенном удалении от офиса компании, поэтому связь необходима в любом случае (это позволить быстрее решать вопросы, в плохие погодные условия исключит необходимость порчи вещей сотрудников).