Разработка должностной инструкции менеджера

своевременность исполнения должностных обязанностей;

соблюдение сроков выполнения поручений и указаний руководства, например, составление в срок, представление в срок.

В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.

3. ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В КРУПНОЙ КОМПАНИИ

Вопросы, которые должны решать менеджеры по персоналу при разработке должностных инструкций, сложны и во многом похожи в разных организациях. Как подготовить такой документ, который был бы эффективным инструментом управления персоналом в руках линейных менеджеров? Как научить линейных менеджеров пользоваться этим инструментом? Кто, собственно, обязан его разрабатывать, и какова роль эйчара в этом процессе?

Многим эйчарам рано или поздно приходится сталкиваться с необходимостью составления должностных инструкций. В некоторых учебниках по HR-менеджменту (как зарубежных авторов, так и отечественных) утверждается, что составление должностных инструкций в компании должен взять на себя эйчар. Это правильно и логично, когда в компании немного должностей (не более 20). Тогда задача эйчара понятна и выполнима: провести анализ и описание работ и грамотно составить на основании полученных данных должностные инструкции. А как быть, если компания имеет матричную структуру и/или в ней более 100 должностей? В этом случае разрабатывать должностные инструкции должны руководители подразделений: именно они составляют стратегические планы развития своих подразделений, в которых обязательно учитывается роль сотрудников как одного из ключевых ресурсов компании.

Кроме того, должностные инструкции — это не догма, не раз и навсегда застывшие нормы. Они должны пересматриваться и изменяться с периодичностью не реже одного раза в год, в зависимости от изменения целей и стратегии развития компании. Их необходимо править и дополнять. Функция эйчара в данном случае — помочь линейным менеджерам в грамотном оформлении должностных инструкций, которые могут быть написаны или в соответствии с требованиями к документообороту стандартов ISO, или по внутрикорпоративным правилам. Эйчар должен участвовать в разработке типовых форм внутренних документов, а в дальнейшем — и в обучении всех менеджеров компании работе с этими документами.

Первым шагом в реализации такого масштабного проекта, как разработка должностных инструкций для всех сотрудников организации, должно стать составление плана, в котором эйчару необходимо отразить все этапы проекта, указать лиц, ответственных за каждый из них, обязательно определить сроки реализации каждого этапа.

Реализация проекта разработки большого количества должностных инструкций в крупной компании должна планироваться и производиться поэтапно, например, в такой последовательности:

Оценить ресурсы, необходимые для реализации проекта, определить задачи, сроки их выполнения и ответственных за соблюдение сроков.

Перед выполнением проекта важно оценить потребность в необходимых временных, материальных, кадровых и финансовых ресурсах. Также важным моментом при разработке должностных инструкций является привлечение к данному проекту в качестве консультантов юристов и сотрудников службы безопасности компании. И самое главное — в течение реализации проекта эйчар должен постоянно поддерживать связь со всеми его участниками, оказывая им консультативно-методическую помощь.

Заручиться явной поддержкой топ-менеджеров и согласовать план реализации проекта с руководством компании.

Для успешной реализации проекта эйчару целесообразно подготовить и согласовать с высшим руководством компании проведение совещания, во время которого обсудить проект разработки и введения в действие должностных инструкций. Необходимо показать, что и топ-менеджмент заинтересован в результатах данного проекта, что именно высшее руководство компании требует формализовать процессы управления персоналом.

Подготовить опросник для сбора информации от линейных менеджеров и разработать инструкцию по его заполнению.

Опросник, заполняемый линейными менеджерами, должен в точности соответствовать структуре и содержанию будущих должностных инструкций, вопросы должны быть четкими и однозначными. Необходимо также уже при подготовке опросника разработать алгоритмы анализа и обработки полученной информации (пример подобного опросника с краткой инструкцией по заполнению — в приложении).

Провести совещание с линейными менеджерами при участии высшего руководства компании, на котором мотивировать линейных менеджеров к разработке должностных инструкций, показав конкретную пользу от их применения для самих линейных менеджеров.

Когда определены участники проекта, распределены их функции и зоны ответственности, необходимо вовлечь линейных менеджеров в сам процесс разработки должностных инструкций. Для этого необходимо собрать всех руководителей подразделений. (Если компания большая, то собрать всех менеджеров — процедура довольно сложная, и выполнить ее без поддержки первых лиц компании практически невозможно.) На совещании эйчару необходимо рассказать всем руководителям о том, каким образом они могут использовать должностную инструкцию как инструмент управления. Правильно будет акцентировать внимание линейных менеджеров на том, что наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно объяснять подчиненному его обязанности, ускорит процесс адаптации новых сотрудников и позволит сосредоточиться на живой работе с людьми.

Образно говоря, эйчар должен «продать» свою идею и получить согласие всех менеджеров компании участвовать в разработке подобных документов, заинтересовать их результатами. На первой встрече нужно также сообщить об этапах и сроках реализации проекта.

Также во время совещания необходимо проработать с линейными менеджерами инструкцию по заполнению опросника, ответить на возникающие вопросы, а затем вместе с руководителями подразделений заполнить один опросник как образец.

Контролировать заполнение опросников в подразделениях.

Очень важно регулярно отслеживать сроки и качество заполнения опросников, корректировать возможные ошибки.

Собрать опросники, проанализировать полученную информацию и на ее основе подготовить комплекты должностных инструкций для подразделений; согласовать должностные инструкции с руководителями подразделений, при необходимости — внести коррективы.

Разработка на основе заполненных опросников должностных инструкций для сотрудников подразделений — достаточно сложная задача, особенно когда при анализе полученной информации обнаруживаются «нестыковки» и расхождения в описаниях зон ответственности, порядке взаимодействия и функций некоторых сотрудников. Решить эти проблемы возможно только путем согласования с руководителями подразделений и внесения необходимых изменений в первоначальные варианты должностных инструкций.

Утвердить должностные инструкции приказом по компании.

Разработанные должностные инструкции необходимо утвердить приказом по компании и затем ввести в действие. Подготовка проекта этого приказа — тоже задача менеджера по персоналу.

Грамотно разработанные должностные инструкции станут фундаментом системы управления персоналом в компании и помогут и руководству, и эйчару в ее построении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, что же такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностная инструкция отсутствует, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

* осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;

* объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

* распределить трудовые функции между работниками;

* временно перевести работника на другую работу;

* грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;

* оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в большей части – негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций.

2

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ТИПОВАЯ ФОРМА

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________»

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

______________________________

(Наименование должности и структурного подразделения)

00.00.0000 г.     №____

                                          УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «____________»

_____________/___________/

«__»___________200_ г.

I.   Общие положения.

II.   Права.

III.   Должностные обязанности.

IV.   Ответственность.

Должностная инструкция разработана в соответствии с _____________________________________________.

                                                                                                         (наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения                                                                                                                                                                    _________________

                                                           (ФИО)

…………………………………………………….._________________

                                                                                     (Подпись)

00.00.0000 г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

ООО «___________»

___________ /______________________/

       подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

С инструкцией ознакомлен                            _______/_______________/

                                                                            подпись, Ф.И.О.

2

          СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. http://www.hrliga.com

2. http://www.audit-it.ru

3. http://www.cfin.ru

4. http://www.description-job.ru