Разработка должностной инструкции менеджера

2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Орловский государственный технический университет

Финансово-Экономический институт

Кафедра «Экономика и менеджмент»

Реферат

по дисциплине «Менеджмент»

на тему: «Разработка должностной инструкции менеджера»

Выполнил

Студент 4 курса группы   41-ФК   специальности 080105

Горелова А.В.

Руководитель Фаустова И.Л.

Орел 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….…..…...3

1. НЕОБХОДИМОСТЬ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ..............................4

2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ …….7

3. ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В КРУПНОЙ КОМПАНИИ………………………...……………………………..11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….15

ПРИЛОЖЕНИЕ А……………………………………………………………….17

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………...………18

ВВЕДЕНИЕ

Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

1. НЕОБХОДИМОСТЬ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В реальной практике отношение к должностной инструкции весьма неоднозначно: одни полагают, что это «ненужная бумага», замедляющая работу. Другие — возводят ее «на пьедестал», считая неприкасаемым документом, в котором недопустимы никакие изменения, как это было с должностными инструкциями советских времен, написанными формально и перегруженными ссылками на множество нормативных документов. Тогда все нормы на предприятиях регламентировались различными министерскими документами, и рыночная конкуренция просто отсутствовала. Должностные инструкции того времени были типовыми для каждой отрасли.

С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов. Чтобы четко организовать работу сотрудников и облегчить подбор кандидатов на должности, многие компании стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности — профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, разнообразные профили должности. К сожалению, зачастую должностную инструкцию путают с профилем должности, а иногда даже пытаются подменить одно другим.

Для многих российских компаний характерно, что до определенного времени они развиваются «естественным образом», и лишь на каком-то этапе «живая» структура и фактически сложившееся распределение функций фиксируются во внутренних организационно-распорядительных документах.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника — в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Должностные инструкции используются на разных этапах привлечения сотрудника и его работы в организации:

При подборе персонала в компанию. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, на основе оценки соответствия кандидатов на вакантные должности требованиям организации.

При введении в должность нового сотрудника в период его адаптации в компании. На основе должностной инструкции можно составлять трудовой договор с работником. Это позволяет быстро ознакомить сотрудника с обязанностями и правами на новом месте, ввести его в общий процесс деятельности.

При оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей. На основе этих данных строится система материального стимулирования.

Для оперативного управления деятельностью сотрудников компании. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: в ней определено, каких действий от него ожидают и по каким критериям оценивают результаты труда. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда.

Для оценки исполнения или аттестации сотрудников. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и его соответствия занимаемой должности, для принятия кадровых решений о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.

Для выявления потребности в обучении. Должностная инструкция дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и принятия решения о необходимости его переподготовки.

В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудника, должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре.

Так, например:

для всей организации и ее структурных подразделений разрабатываются положения, частью которых являются должностные инструкции первого руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов и руководителей подразделений;

для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;

для работников хозяйственных и вспомогательных служб — функциональные обязанности.

            2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) квалификационные требования; 6) необходимые знания; 7) взаимодействия.

В разделе «Общие положения» указывается:

к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);

подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;

порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность <наименование должности> и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);

условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);

права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);

права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности — либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);

права требовать выполнения определенных действий (особенно — от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

При необходимости в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;

право на комфортные условия труда;

право на повышение квалификации;

право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно — с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Например, сотрудник может нести ответственность:

за качество и своевременность выполнения задач и функций;

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

за правонарушения, совершенные в процессе деятельности, — в пределах, определенных действующим законодательством;

за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

В данном разделе можно привести подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

Можно предложить руководителям в этом разделе указать основные критерии и показатели, по которым они будут оценивать успешность выполнения подчиненными поставленных задач. Критерии и показатели должны быть конкретными, измеримыми и соответствовать должностным (функциональным) обязанностям сотрудника. Например:

выполнение плановых показателей работы (объемы продаж, качество изделий и услуг);

отсутствие ошибок и служебных нарушений;

отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей или клиентов;

квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов в своей работе;