Процесс реагирования на изменения в управлении

      В управлении могут быть выделены реальные и концептуальные (абстрактные) системы (подсистемы). В реальной системе в отличие от концептуальной содержится полный набор системных элементов. В нем выделяют границы и внешние связи, цели и задачи, процессы управления, организационную структуру, кадры, системообразующий механизм. В таких системах протекают реальные процессы, а значит, существуют материальные и. информационные потоки, вход и выход.

      Одновременно  отмечается усиление отношений и  связей — возрастает степень выраженности иерархической структуры системы управления. С позиций общей теории систем явление иерархии можно определить как «разноуровневое распределение частей (элементов) целого по степени общности их функций (свойств). В социальных организациях этот принцип преломляется в сложное отношение, складывающееся из разных составляющих, разделение последних, пусть условное, весьма существенно». Характерными особенностями иерархии, являются централизация, односторонняя личная зависимость и власть.

      М. Месарович, Д. Мако и И. Такахара выделяют в теории систем три основных вида иерархии: стратифицированные, многослойные, многоэшелонные» Эти структуры рекомендуется использовать при решении различных задач управления.

      1. Стратифицированные

      При таком моделировании уровни абстрагирования  описываются стратами. Например, в модели предприятия можно выделить высшую страту - социальную, затем организационно-экономическую и, наконец, техническую. Валено подчеркнуть, что каждая выделенная страта имеет свои понятийный язык и термины, концепции и принципы, позволяющие рассматривать и интерпретировать определенные характеристики, свойства и проблемы.

      2. Многослойные

      Сложную исходящую проблему можно разбить  на семейство последовательно расположенных более простых подпроблем, так что их решение позволяет решить и исходящую проблему, то есть выделяется иерархия слоев принятия решений. Например, в системе управления можно выделить три слоя - концепцию, структурно-функциональное строение, управленческую деятельность.

      3. Многоэшелонные

      В качестве примера можно привести формальные организации людей. Различные входящие в систему элементы обладают правом принятия решений, имеют, как правило, противоречащие одна другой цели. В рамках многоэшелонной системы авторами используется термин «организационные иерархии». Согласно определению, организационная иерархия представляет собой «распределение ролей (статусов) по вертикали в структуре организации».

      Эволюция  научной мысли в рассмотрении управления как системы сформировала и соответствующий тип менеджерского мышления - системный — это системное, многомерное мышление, дополняющее, трехмерное мышление характеризуется скоростью принятия решения, учетом политических, этических, экологических последствий и т. д.

      Современное менеджерское мышление характеризуется  определенным образом мыслей, складом  ума и методом действий. Его основные качества следующие.

1. Многодисциплинарность подходов к решению организационных проблем.
2. Многоаспектность рассмотрения системы управления (страты, слои, эшелоны, реальные и концептуальные элементы и т. д.) и понимание относительности оптимального решения.
3. Необходимость учета и нахождения компромисса (консенсуса) интересов основных субъектов, затрагиваемых решением.
4. Рассмотрение предприятия как открытой системы. Его успех определяется прежде всего не внутренними факторами — рациональной организацией производства, снижением затрат за счет мобилизации внутрипроизводственных резервов и повышения производительности труда, а внешними, способностью приспосабливаться к их изменению. Это другая организационная культура: менеджер не исполнитель, а предприниматель; организационные механизмы приспособлены к решению новых проблем в большей мере, чем к контролю за старыми; жизненно важным для предприятия становится обучение персонала.
5. Рассмотрение предприятия как социальной системы. Это означает понимание того, что она:

• включает совершенно разных людей, которые активно действуют, имеют свои интересы, и их поведение трудно предсказать;

• имеет обратную связь (отсюда важно прогнозировать поведение людей на то или иное событие или решение);
• полна неопределенностей;
• эволюционна, квазисамоорганизуема;
• склонна к сотрудничеству, коллегиальности, компромиссу.

      3. Модель управления 

      В современном управлении не обойтись без образа модели. Модель — это абстракция, акцентирующая с точки зрения цели анализа наиболее важные и характерные черты объекта в систематическом виде. Модель — это всегда упрощение действительности, но упрощение, позволяющее исследовать проблему. Поэтому ее использование требует:

• правильного выбора самой модели,
• понимания области применения,
• интерпретации результатов менеджерами.

      Особенно  важно правильно выбрать модель для сложных объектов, характеризующихся многоаспектностыо, слабой структуризацией, комплексностью проблем. Бесспорно, такими объектами являются предприятия, системы управления ими и процессы их реорганизации. Для них характерно:

• иерархическое строение, требующее для своего решения наличия аналитической команды;
• отсутствие готовых образцов решения, которые достаточно лишь «скопировать»;
• включение многих переменных, обладающих многосторонними связями.

      Система управления, являющаяся сложным объектом, не может быть отражена одной, моделью, пусть далее и сложной, поэтому в подобных ситуациях, когда речь идет о сложных иерархизированных системах, необходима система моделей для наиболее адекватного отражения сущности объекта.

      Существует  большое число различных модельных представлений о предприятии и управлении. Приведем пример. Если раньше корпорация понималась как машина, не имеющая собственной цели, а служащая инструментом для своих владельцев, средством достижения их цели— извлечения прибыли, то при таком подходе предполагается, что организация функционирует эффективно лишь тогда, когда она «отрегулирована» заранее с помощью установленного порядка, обязанностей должностных лиц, служебных наставлений.

      Если  рассматривать корпорацию как организм, то выявляется такая ее особенность, как наличие собственных целей, главными из которых являются выживание и рост. «Прибыль корпорации во многом стали рассматривать примерно так же, как кислород для живого организма: необходимость, но не смысл жизни».

      Как и при первом подходе, корпорация не ответственна за достижение целей  ее частей — работников.

      Корпорация  как организация. При этом подходе  организация представляет собой целенаправленную систему, которая является составляющей другой целенаправленной системы, а части ее — люди — имеют собственные цели. Корпорация при таком представлении имеет свои цели, | несет ответственность перед обществом — более крупной системой, частью которой она является* и перед своими работниками, которые имеют свои индивидуальные цели.

      В последнее время в системе  управления выделяют наряду с «твердой» составляющей (оборудование, приборы, материалы, информационные технологии) «мягкую», к которой относится персонал. Он является носителем:

• стержневой идеи (миссии) хозяйственной деятельности;
• культуры организации;
• профессионального состава, квалификационного, интеллектуального и амбициозного уровней;
• нормативной базы (инструкций, правил, актов и тому подобного);
• организационной «патологии» (недостаточной мотивации, нечеткости целей, низкого управленческого потенциала).

      4. Основные функции  управления 

      Рассмотрение  управления как системы не может  быть полным и глубоким без изучения ее функциональной составляющей. Под функцией управления следует понимать особый вид специализированной управленческой деятельности, выделившейся в процессе разделения управленческого труда, которая осуществляется специальными приемами и средствами.

      В отечественной и зарубежной теории и практике управления не сложилось  единого подхода к классификации функций управления.

      Так А. Фаойль, основатель школы административного  управления, выделил следующие функции: планирование, организовывание, руководство, координацию и контроль. Представитель  той же школы Л. Гьюлик расширил и  уточнил классификацию, предложив семь функций: планирование, организация, работа с персоналом, оперативное руководство, координирование, контроль и отчетность, составление бюджета. Американский специалист в области управления Р. Фалмер в качестве основных функций выделяет планирование, организацию, исполнение (руководство) и контролирование. Г. Кунц и С. О'Доннел - планирование, организацию, комплектование штатов, руководство и лидерство, контроль.

      Рассмотрим  в качестве основных функций управления следующие: целеполагание (миссия - цель), планирование, организация, мотивация, координирование, контроль и оценка.

      Целеполагание как важнейшая функция управления предполагает наличие хорошо сформулированной цели, которая должна быть: измерима, достижима (реальна), ориентирована на определенные интервалы времени, взаимосвязана с главной целью организации и другими подцелями, адресна и контролируема.

      Функция планирования реализуется через план, который представляет собой целенаправленный комплекс мероприятий, содействующих достижению поставленных целей в соответствии с задачами развития самой организации, ее потенциалом.

      Функция организации непосредственно связана с реализацией разработанного плана. Она характеризуется прежде всего распределением ответственности и полномочий между руководителями и исполнителями, а также установлением взаимосвязей между различными направлениями деятельности. Таким образом, важным моментом в организации является четкость функциональных обязанностей каждого исполнителя и закрепление ответственных лиц за конкретным участком работы.

      Эффективность предпринимаемых действий зависит  всецело от уровня и характера мотивации к развитию сотрудниками организации, поэтому формирование позитивной мотивации у сотрудников, направленной на достижение профессионального роста и благополучия организации, является одним из важных условий.

      Главная задача координирования - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей, коммуникаций между ними. С помощью различных форм связей устанавливается взаимодействие между всеми элементами системы управления, маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления, а также действии руководителя, его управленческой команды и персонала организации.

      Под функцией контроля следует понимать вид управленческой деятельности, благодаря которому можно удержать организацию на нужном пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами или планами. Функция контроля осуществляется по двум направлениям:

• контроль за выполнением работ, намеченных планом;
• меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

      Главные инструменты выполнения этой функции  — наблюдение, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых планов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть ориентирован на результат, быть объективным, своевременным, экономичным и простым.

      Функция оценки в системе управления призвана обеспечить сравнение реальных результатов деятельности с поставленными целями и установление обратной связи со всеми участниками процесса (сотрудниками, группой, руководителем и т. д.).