Проблемы внедрения информационных систем

Содержание

 

 

          Введение

1.Обоснование необходимости внедрения ИС

2.Проблемы и пути внедрения  ИС

3.Пути решения проблем  при внедрении ИС

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Роль корпоративных информационных систем (ИС) в управлении компанией  за последние годы коренным образом  изменилась. С развитием компьютерной техники, программных средств, методов  управления информацией менялся  и смысл, вкладываемый в это понятие  – сейчас корпоративная ИС обеспечивает не только формирование отчетов, но и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (ISA и GAAP). Современные ИС являются сложными интегрированными комплексами, которые включают в себя модули, отвечающие практически за все направления работы современного предприятия:

Модуль управления финансами (автоматизированная бухгалтерия, финансовое планирование, управление затратами  и т.п.);

• Модуль управления запасами;
• Модуль управления складом;
• Кадровая система;
• Модуль управления логистикой и сбытом;
• Система документооборота;
• Маркетинговая подсистема;
• Система управления взаимоотношениями с клиентом.

Таким образом, с точки  зрения программных технологий, ИС - это не один, и даже не несколько  программных комплексов. Это набор  механизмов, методов и алгоритмов, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три  основных процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями.

 

 

 

 

 

 

1.Обоснование необходимости внедрения ИС

 

Как показывает мировой опыт, разработка корпоративной ИС - чрезвычайно  дорогостоящий и трудоемкий процесс. К настоящему времени на рынке  присутствует ряд готовых систем, разработанных крупнейшими фирмами-производителями  программного обеспечения, такими как SAP (система R/3), Oracle (Oracle Applications), PeopleSoft, Baan и др. Внедрение такого рода систем требует, как правило, значительной перестройки бизнес-процессов, адаптации системы бухгалтерского учета, организационных изменений.

При изучении процесса внедрения  ИС на предприятиях анализ проводят по нескольким направлениям, связанным  с определением:

• полезности (ценности) информации. В литературе можно найти определение ценности информации как разницы между результатами решений, принятых с использованием данной информации, и результатами решений, которые были получены без ее использования. Под «результатами» подразумеваются экономические и другие последствия управленческих решений, измеряемые в виде прибыли (краткосрочной и долгосрочной), роста компании, улучшения морального состояния персонала;
• затрат на информационное обеспечение. Следует оценить затраты (кадровые, финансовые затраты, технические средства и время), которые предполагается выделить (или могут быть выделены) на разработку и эксплуатацию системы информационного обеспечения;
• степени агрегирования информации. Это направление связано с учетом запросов на разных иерархических уровнях управления;
• полноты информационного обеспечения, которая находит отражение в составе и подчиненности текущих и перспективных задач и используемых данных.

На наш взгляд, внедрение  корпоративной ИС представляет собой  пример организационных изменений, а поэтому при анализе этого  процесса можно исходить из принципов управления ситуациями изменений. Теория менеджмента, рассматривающая управление изменениями с различных точек зрения, позволит в совокупности дать всестороннее понимание этой сложной деятельности и оценить эффективность управления процессом внедрения ИС.

 

Итак, для принятия решения  о внедрении корпоративной ИС (или отдельных ее модулей) необходимо уделить внимание следующим вопросам:

• обоснованию необходимости внедрения ИС;
• определению сдерживающих сил изменения;
• выбору стратегии по преодолению сопротивления изменению;
• этапам внедрения ИС;
• оценке результатов внедрения ИС.

Поскольку постоянно увеличивающееся  число предприятий и организаций  приобретает необходимые знания, квалификацию и технологию, чтобы  использовать ИС, конкурирующее преимущество не может быть достигнуто лишь с  помощью стандартных способов, в  которых эта технология развивается. Простое использование инструмента  бизнеса, которым может обладать любое предприятие, не предполагает никакого отчетливого конкурирующего преимущества для него. Было бы невероятным, чтобы организация не имела телефона и факса. Однако проникновение этих, привычных для нас сегодня, устройств  в бизнес в свое время было постепенным. Сегодня такая же ситуация возникла и с ИС.

Многие предприятий не осознают, какими информационными ресурсами  они обладают. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но когда  эта информация срочно требуется,  они не находят нужных сведений.

 

Распространению информации препятствует и принятая на многих предприятиях организация каналов распределения информации, которая ограничивает доступ к ней тех, кто по роду службы «не имеет к ней отношения». Но если обмен информацией организован на общих принципах и подчиняется общим стандартам, действующим в компании (это касается применяемых систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает унификацию данных, включая данные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует поиски новых подходов к решению управленческих задач.

Предприятия, в которых  лучше поставлено дело по сбору внешней  информации и ее внутреннему распределению, могут лучше спрогнозировать динамику рыночных тенденций и действовать без промедления, более обоснованно принимать решения. Первоочередной является информация о новой продукции, технологических процессах и применяемых стратегиях, ее использование уменьшает у предприятий степень риска столкнуться с неприятностями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Проблемы и пути внедрения  ИС

Как правило, организации  приходят  к осознанию  внедрения  информационных систем самыми различными  путями.  Данная необходимость может  выявиться при решении какой-либо проблемы, при перестройке процесса деятельности предприятия,  или даже при анализе деятельности конкурентов. 

Рассмотрим внешние и  внутренние факторы, способствующие внедрению  ИС на предприятии.

Для анализа внешних факторов, вызывающих у предприятий потребность  соответствовать современным требованиям  развития информационных систем и технологий изменения, используем общепризнанную классификацию СТЭП- факторов и факторов конкурентного окружения (рынок и конкуренция). Аббревиатура СТЭП составлена из первых букв слов: Социальные, Технологические, Экономические и Политические факторы. В каждом конкретном случае вряд ли возможно определить все   внешние СТЭП - факторы, но осознание менеджерами широкого спектра факторов, влияющих на работу предприятия, позволит увидеть взаимосвязи между ними и определить значимость отдельных факторов. Рассмотрим факторы внешнего окружения подробнее.

 

Социальные факторы  

В настоящее время растет число молодых людей, владеющих  современными достижениями науки и  техники, новыми информационными технологиями. Основную ответственность за подготовку и переподготовку  специалистов, владеющих современными знаниями, несут  образовательные учреждения, которые  в своей деятельности  используют программно-техническое обеспечение  средств обучения, системы дистанционного обучения, электронные учебники, системы  компьютерного тестирования и др.  Наем специалистов, прошедших соответствующую  подготовку в сфере ИС и технологий, облегчает проблемы внедрения ИС для многих организаций.

Технологические факторы   

Сфера использования информационных систем и технологий в управлении и маркетинге постоянно расширяется  благодаря растущим возможностям и  эффективности телекоммуникаций и  систем переработки данных. Компьютеры обеспечили возможность высокоскоростной обработки данных и решение сложных производственных проблем. Доступ к основным информационным ресурсам через сеть Internet / Intranet, системы электронного документооборота на предприятиях,  защита передаваемой информации  от несанкционированного доступа, технологии интеграции корпоративных приложений, их оперативного анализа и хранилищ данных позволяют управлять возрастающими объемами информации. 

Экономические факторы  

Внедрение информационных систем стало необходимым условием повышения  гибкости и эффективности системы  корпоративного управления. Компании все чаще прибегают к помощи современных  ИС  и технологий,  чтобы  следить  за увеличивающимися внешними и внутренними  потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Большие инвестиции в создание собственных ИС или  поддержание имеющихся систем, программное  обеспечение и специалистов заставляют руководителей компаний сосредоточиться  на решении этой проблемы.

Информационные издержки могут рассматриваться как важнейшая  часть трансакционных издержек и как ресурс, определяющий условия доступа на рынок и эффективность предпринимательской деятельности.

Политические факторы   

В результате законотворческой и регулирующей деятельности органов  власти ужесточаются требования к достоверности  и своевременности отчетно-  статистической информации предприятий.

Информационное сопровождение  бизнеса является необходимым условием полноты и своевременности сбора  налогов, что является основным условием развития самого государства, которое  превращается в главного потребителя  информации.

Рынок  

В распоряжении руководителей  предприятий имеется широкий  выбор методов управления, информационных систем, программного обеспечения и консультантов, располагающих собственными методиками повышения конкурентоспособности организации. Возникают разнообразные сетевые и виртуальные организации, деятельность которых построена на принципах аутсорсинга.

Конкуренция  

Проблема поддержания  конкурентоспособности заключается  в том, что если организация не желает отставать от своих конкурентов, она должна использовать современную  технологию и быть готовой приобрести и применить новые разработки.

 

Внутренние факторы, вызывающие необходимость использования ИС, могут быть связаны, например:

• с информационными переменами
• увеличением ценности   информации;
• возрастающими требованиями к качеству информации;
• ростом доверия к результатам анализа или исследования;
• с организационными переменами
• необходимостью сокращения административного персонала;
• пересмотром выполнения некоторых мероприятий и процессов;
• развитием компьютерной базы, а также наличием специалистов в области информационных технологий;
• с изменениями в результатах деятельности предприятия
• укреплением позиции предприятия на рынке;
• увеличением прибыли;
• ориентацией на отдельного потребителя;
• увеличением точности определения целевых групп и др.

Внутренние силы для преобразований в рамках предприятия можно проследить и через призму проблем процесса и поведения. Проблемы процесса —  это срывы в принятии решений. Решения либо не принимаются, либо принимаются слишком поздно, либо эти решения оказываются слабыми по своему качественному уровню; задачи не ставятся или не решаются до конца. Срывы в процессах поведения обычно возникают по причине отсутствия коммуникаций между отдельными личностями или подразделениями предприятия: заказ клиента не выполняется, жалоба не рассматривается, счет поставщику не выписывается или поставка груза не оплачивается и т.п.

 

Сдерживающие силы изменения 

Любая организация, проходя  через изменения, чаще всего реагирует  на них выставлением барьеров против этих изменений. Существует множество  барьеров к использованию общих  информационных систем и на обеспечение  доступа к накопленным в организации  знаниям. Оправдания тут самые различные: ссылки на секретность или коммерческую тайну, отсутствие времени, средств  и специалистов необходимой квалификации, и просто на хакеров.

Рассмотрим возможные  барьеры при внедрении новой  информационной системы в работу предприятия. Для облегчения восприятия они были разбиты на укрупненные  группы «технологических», «организационных»  и «личных» барьеров. Часть барьеров, которые не подпадают ни под одну из этих категорий, были отнесены в группу «другие».