Предложения по совершенствованию системы контроля

В процессе наблюдения накапливается информация о состоянии и результатах функционирования объекта контроля. Она должна быть точной, позволяющей принимать обоснованные решения.

Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет определить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклонения находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять корректирующие действия и, если действовать – то как, с какой интенсивностью.

Наконец, завершающий этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации, пересмотре целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

Но к ней нужно относиться весьма осторожно. Если дела в организации идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений. Ведь, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем, борьба с ними обходится недешево, поэтому ее, по возможности, стараются избегать.

На практике существуют два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации и нейтрализации. Второй путь состоит в изменении самих стандартов деятельности, которые могут быть и ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего, должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о мелочности, требовании проверять все это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину происходящего.

Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль – это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Главная цель контроля – не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным ее требованием, предъявляемым к нему, является гибкость.

Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Важным требование к систем контроля является экономичность. Последняя означает, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение. Поэтому минимизируются все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.

Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

Ориентированность на человека означает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата. А это возможно в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

В то же время, желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность является признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации. Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его – быть понятной.

2.        Оценка методов контроля на предприятии «ВостокЛес».

2.1. Характеристика предприятия «ВостокЛес».

Компания «ВостокЛес» является одной из крупнейших лесозаготовительных компаний на Дальнем Востоке.

Основным видом деятельности компании является заготовка круглой древесины и продажа ее на экспорт.

Основными экспортными партнерами компании являются Япония, Китай, Южная Корея.

Целями компании являются:

-                     увеличение доли рынка и максимизация прибыли,

-                     повышение качества продукции,

-                     своевременность поставок продукции.

Организационная структура управления компанией представлена на Рис. 2.

Рис. 2. Организационная структура предприятия «ВостокЛес».

2.2. Анализ эффективности системы контроля на предприятии «ВостокЛес».

Цели контроля на предприятии вытекают из общих целей компании и включают:

-                     обеспечение контроля за своевременностью поставок топлива, ГСМ и запасных частей,

-                     контроль качества закупаемых материалов,

-                     обеспечение качества выпускаемой продукции,

-                     своевременность поставок продукции.

Анализ системы контроля выявляет следующие недостатки:

-                     отсутствие планирования в системе контроля (бизнес-план, план маркетинга, план развития человеческих ресурсов), что не позволяет судить о стратегической направленности контроля,

-                     отсутствие информации о контроле,

-                     отсутствие отчетной документации, структурированной в единую систему, о развитии предприятия.

Причинами этих недостатков являются следующие положения:

-                     Контроль является скрытым со стороны руководителя.

-                     Результаты контроля доводятся до исполнения с задержкой или вообще не скрываются.

-                     Контроль воспринимается как средство личного отношения руководителя.

На предприятии система контроля построена на личности генерального директора, из нее практически исключены руководители отделов, сотрудники предприятия.

Также причиной неэффективного контроля является то, что отсутствует четкий график проведения контроля (кто, когда, что, где, каким образом должен контролировать, форма отчета о контроле).

В ходе проведения анализа системы контроля были определены первоначальные вопросы, требующие решения:

-                     информация о контроле должна поступать скоординированной по предприятию в целом, а не раздельно по службам,

-                     должна поступать информация не только об имеющейся проблеме, но и о ее причине и способе решения.

3.        Предложения по совершенствованию системы контроля.

Для устранения выявленных недостатков в системе контроля предлагается провести следующие мероприятия:

-                     Разработать организационный процесс контроля на предприятии,

-                     Разработать систему отчетности на предприятии с позиций стратегической направленности контроля,

-                     Создать службу контроля, подчиняющуюся генеральному директору,

-                     Осуществлять контроль с учетом психологических факторов, определяющих эффективный контроль.

Контроль наиболее действенен тогда, не только когда фиксируются ошибки, но и когда они предотвращаются. Он должен быть направлен не столько на наказание и изобличение, сколько на помощь и эффективную организацию дела. Сотрудники, убежденные в том, что существует надежный контроль, будут избегать ошибок, сомнительных сделок и т.д. поэтому ряд характеристик эффективного контроля определяется его поведенческими аспектами. Наука о поведении дает следующие рекомендации по проведению эффективного контроля:

1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Нереальные стандарты игнорируются, нарушаются, от них у сотрудников усталость и разочарование и наоборот, когда работники сами непосредственно участвуют в разработке целей организации, то установленные в процессе разработки стандарты воспринимаются одобрительно

2. Устанавливайте симметричные отношения. Сотрудник должен иметь возможность открыто обсудить свои проблемы с руководителем и наоборот. подобная симметрия повышает вероятность успеха контроля. Двустороннее общение выявляет скрытые дефекты системы контроля.

3. Берегите сотрудников от чрезмерного контроля. Излишние проверки просто раздражают. Руководитель не должен сводить свою работу только к контролю, иначе это приведет к беспорядку и краху, потому что многочисленные формы контроля сдерживают инициативу и наказывают предприимчивость.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт занижен и достигается без труда, то он демотивирует людей с высоким уровнем потребностей в серьезных результатах. Если стандарт высок и недостижим, то работа либо не будет выполняться, либо будет выполняться формально, либо сотрудник, исчерпал свой потенциал, просто уволится.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта.

Перечисленные условия позволяют избежать негативных воздействий контроля на поведение сотрудников.

Эффективность контроля определяется не только особенностями поведения людей, но и такими условиями (характеристиками), как:

- стратегическая направленность;

- ориентация на конечные результаты работы организации;

- соответствие делу (контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, неподходящие методы контроля скорее маскируют, чем дают критически важную информацию);

- своевременность (не быстрота его проведения, а время между проведением измерений

и происхождением измеряемого события. Необходима нужная информация нужным людям в нужное время);

- гибкость (в систему контроля необходимо встраивать новые факторы, чтобы приспособить ее к происходящим изменениям.

- простота (разрабатываемые методики хорошо проверять на детях разработчиков: если они понимают инструкцию, то специалист поймет наверняка);

- экономичность (соизмерение результатов с затратами).

Итак, контроль является успешным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен, учитывает поведенческие аспекты деятельности сотрудников.

Заключение

В заключение необходимо отметить, что в современных условиях, характеризующихся усилением конкурентных отношений, широкомасштабным распространением новых ресурсо-, энерго- и трудо – сберегающих технологий, растущей диверсификацией и транс – национализацией бизнеса, ростом доли крупных негосударственных организаций корпоративного типа в мировом промышленном производстве и торговле, вовлеченностью крупнейших корпоративных структур во все виды социального управления, возникает необходимость усиления внимания теоретиков и практиков корпоративного управления к вопросам контроля, так как грядущее еще большее усложнение хозяйственной жизни будет требовать новых подходов к разработке адекватных систем, способных удержать порядок в сложнейших системах хозяйствования.