Понятие управления

Понятие управления.

     Наиболее  распространенные определения понятия «управление»:

     1) определение цели и результата ее достижения с помощью необходимых и достаточных способов, средств и воздействий;

     2) функция организованных систем разнообразной природы (биологических, социальных, технических), которая обеспечивает сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей деятельности;

     3) создание и осуществление воздействий, обеспечивающих желаемое функционирование объекта, приводящее к определенной цели;

     4) процесс организации целенаправленного воздействия на некоторую часть среды, называемую объектом управления, в результате чего удовлетворяются потребности субъекта, взаимодействующего с этим объектом;

     5) процесс формирования целей и способов их достижения;

     6) использование причинно-следственных отношений, при котором поведение системы приводит к желаемому результату (система достигает цели или решает задачу);

     7) воздействие на объект, улучшающее функционирование или развитие данного объекта;

     8) управление – процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов деятельности.

     Формирование групп в процессе функционирования организации

     Основным  объектом изучения в менеджменте  являются планомерно, сознательно созданные  организации - формальные организации. Часто заключительным этапом процедуры формирования таких организаций является их государственная регистрация. 

     Формальная  регистрация является:

     - средством, инструментом достижения  целей организации и ее участников, удовлетворения их потребностей;

     - средой, где осуществляется взаимодействие  членов формальной организации.

     Рассмотрим  первый аспект, связанный с удовлетворением потребностей. Они многообразны и образуют сложную систему. Например, в соответствии с классификацией А. Маслоу, выделяются первичные потребности - физиологические, потребность в безопасности и защищенности, а также вторичные - социальные, уважение и самовыражение. Однако всегда ли формальная организация обеспечивает удовлетворение всех потребностей в полной мере? Очевидно, что нет. Более того, профессиональная деятельность в формальной организации может даже актуализировать определенные потребности, в частности - безопасность. Примером здесь является труд моряка, шахтера, милиционера.

     Второй аспект функционирования организации связан с формированием среды взаимодействия членов организации. Выполнение должностных обязанностей уже требует определенного взаимодействия. Однако всегда ли и в полной ли мере при этом удовлетворяется потребность всех членов организации в общении? Очевидно, что нет. Или потребность в признании? Ясно, что и здесь важной является оценка не только руководителя и тех членов организации, взаимодействие с которыми обусловлено выполнением должностных обязанностей.

     Личность  многогранна. И чем больше “граней”, тем более многообразны ее потребности, а следовательно, тем труднее обеспечить их удовлетворение только в рамках формальной организации, тем больше оснований для объединения членов организации. Ключевым понятием в анализе взаимодействия членов формальной организации является группа.

     Группа  - это две и более взаимодействующие и взаимовлияющие личности.

     Организация включает различные группы. Ранее  уже отмечалось, что организация  имеет сложную структуру, которая  включает ряд подразделений. Их коллективы также являются группами. Количество и состав групп, их численность определяются основными характеристиками организации, условиями ее функционирования.

     Формальные и неформальные группы

     Важным  основанием классификации групп  является способ их возникновения. В  соответствии с данным основанием различают  формальные и неформальные группы.

     Формальная группа - группа, специально сформированная руководством посредством организационного процесса. Ее целью обычно является выполнение определенной работы.

     Основными типами формальных групп  являются:

     1. Группа руководителя, включающая  руководителя и его непосредственных  подчиненных.

     2. Рабочая (целевая группа). Она  также имеет руководителя, но  члены группы имеют более широкие  возможности в определении подходов  к решению задачи. Это позволяет  членам групп удовлетворять потребность  более высоких уровней.

     3. Комитеты - группы, которым делегированы  полномочия для решения конкретной  задачи. Комитеты принимают решения  коллективно. 

     Неформальные группы - спонтанно возникающие в процессе функционирования организации группы людей, регулярно вступающих во взаимодействие между собой.

     Неформальная  организация - это ряд взаимодействующих неформальных групп.

     Формальные  и неформальные группы - ровесники организации. Однако первоначально изучались лишь формальные группы.

     Исходным  пунктом исследования неформальных групп явились эксперименты Э. Мэйо. В процессе их проведения новое качество общения не только проявилось, но и было изучено. Люди выступали и как члены формальных групп данной организации, и как участники эксперимента. Интерес к его проведению, новизне условий, повышенное и даже завышенное внимание к участникам привели к резкому росту эффективности их работы. Важным аспектом эксперимента стало и изменение формы контроля исполнителей. Предоставление им большей свободы в принятии решений привело к осознанию социальной ответственности за результаты деятельности.

     В процессе экспериментов планировалось  дать оценку, определить пороговые  значения традиционных факторов роста  эффективности, учитываемых при  организации мотивации, - условий  и организации труда, форм и размеров оплаты, видов и форм дополнительного  вознаграждения. Реально в процессе эксперимента произошли изменения  межличностных отношений, возникли неформальные группы. В этих группах  члены организации удовлетворяли  свои потребности в принадлежности (участники эксперимента), получении  помощи (от руководства, организаторов  эксперимента), общении (с участниками, организаторами эксперимента, руководителями организации), защите.

     Основные характеристики неформальных организаций

     К числу основных характеристик таких  организаций относятся:

     1. Осуществление неформального контроля через установление и поддержание норм общения, поведения, использование мер, санкций.

     2. Отношение к переменам, включающее:

     а) сопротивление переменам, поскольку, например, приход нового руководителя приведет к появлению новых фаворитов; новая технология вызовет изменения  в структуре коллектива, возможна потеря рабочих мест;

     б) неадекватную оценку последствий перемен, недооценку собственных адаптационных  способностей, завышенные представления  о требованиях.

     3. Наличие неформальных лидеров, которые отличаются от руководителя прежде всего механизмом их назначения. Однако руководитель (формальный лидер) и неформальный лидер имеют много общего в средствах воздействия на группу, организацию. 

     Обеспечение эффективного взаимодействия формальных и неформальных групп

     Повышение эффективности работы групп - одна из ключевых проблем организации.

     Основной  формой работы формальной группы является общее собрание, где принимаются решения.

     Эффективность деятельности групп  определяется рядом  факторов.

     1. Оптимальный размер группы с учетом особенностей организации. При большой численности группы она разбивается на подгруппы.

     2. Состав группы. При ограниченности времени для решения проблемы, использования для принятия решений процедуры голосования целесообразно иметь однородный состав (например, из представителей одной специальности). Для экспертной оценки проекта возможно создание группы, разнородной по своему составу.

     3. Групповые нормы. Их выполнение позволяет рассчитывать на поддержку группы. Из многообразия оснований для классификации норм выделим: отношение к руководству организации и к представлению объективной информации; значимость принадлежности к организации и коллективного труда; отношение к нововведениям; защита от угроз из внешней среды.

     4. Сплоченность группы, согласование ее целей с целями организации (например, организация кружков качества, совместного отдыха и т.д.).

     Негативным  аспектом сплоченности может быть групповое  единомыслие, подавление отдельными членами  группы своих взглядов, чтобы не выпасть из группы. Единомыслие может  перерасти в одномыслие. Без разнообразия вариантов ослабляется стремление к самосовершенствованию.

     5. Конфликтность, как другой полюс сплоченности, особенно при наличии деструктивных конфликтов.

     6. Статус членов группы:

     - должностное положение;

     - формальные признаки (наименование  должности, размер кабинета и  т. д.);

     - опыт;

     - общая эрудиция;

     - профессиональная подготовка.

     7. Роли членов группы, включая целевые (отбор задач, распределение ресурсов и поддержание жизнедеятельности групп).

     Комитеты: необходимость и роль в организации

     Важнейшая характеристика комитетов - наличие  делегированных им полномочий для решения  определенных задач и групповое  принятие решений. 

     Управление  коллективом  и  командой.

     Коллективом (от лат. «собирательный») можно считать большинство рабочих групп со своими традициями, правилами («у нас так принято»), устоявшимся составом. Обычно члены коллектива связаны общими интересами и личными отношениями, однако общей цели у них может и не быть – каждый работает над своей задачей. Например, группа менеджеров по продажам, работающих в одном офисе, со сложившимися традициями и ритуалами, совместными праздниками и т.п., без сомнения является коллективом, но не командой, поскольку каждый сотрудник имеет свой индивидуальный план продаж, а в ходе работы менеджеры практически не взаимодействуют, ограничиваясь обменом информацией.

     Главный отличительный признак  команды – существование общей цели, которая разделяется всеми участниками процесса и каждый несет ответственность за ее достижение. На определенном этапе наступает «момент истины», и успех всей команды становится для участников важнее их личных интересов. Но это не означает, что команда обезличивает людей – просто приоритеты расставляются по-другому (смещаются от частного к общему).

       Но у команды есть и другие важные признаки.

     - Взаимозависимость: для сравнения - в коллективе участники или односторонне зависимы (начальники-подчиненные), или независимы друг от друга (сотрудники одного уровня). 
            - Относительно небольшая численность: эффективная команда может включать 12-20 человек, но не более. Для коллектива, естественно, таких ограничений не существует. Иногда команда может быть органично «вписана» в большой коллектив: например, в рамках конкретного подразделения, с четко описанными задачами и во главе с сильным руководителем.

           - Присутствие командного лидера («капитана команды»).  
           - Распределение ролей: каждый член команды понимает и принимают свою роль, и осознает, как она связана с общими целями и предполагаемыми результатами. 

     Методы  работы внутри группы.

     Под групповой работой понимается совместная деятельность людей в группах  по 3-9 человек по выполнению отдельных  заданий, предложенных преподавателем. Члены группы сами устанавливают  регламент общения, самостоятельно направляют свою деятельность, отдавая  предпочтение наиболее компетентному  и организованному лидеру представить  результаты работы группы тем, от кого получено задание, или с кем по сценарию занятия группа вступает во взаимодействие.