Понятие и сущность менеджмента

     3. Формирование атмосферы непринужденности  и деловитости.

     Обстановка  на совещании чаще всего зависит  от руководителя. Деловому сотрудничеству мешают чрезмерная критика, разнообразные  сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости  надо, чтобы его участники чувствовали  себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла  деловитость, и наоборот. Неприятную для всех проблему надо рассматривать  в конце совещания (часть людей  к тому времени можно отпустить) и, по возможности, коротко. Большинство  же таких проблем необходимо решать в индивидуальном порядке. Лучше, когда  в начале совещания своими мыслями  поделятся менеджеры и специалисты  низших уровней управления. Менеджер совещания обязан создавать деловую  и в то же время свободную обстановку, в которой каждый чувствует себя раскованно. Гнет, атмосфера страха и недоброжелательности никак не способствуют эффективной коллективной работе. Задача совещания — не найти  виновного, а решить проблему. Свободное  и откровенное изложение работниками  своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.

     4. Эффективность ведения записей.

     Хорошо  организованные записи помогают внимательно  следить за ходом совещания, делать обобщения, вносить конкретные предложения  и накапливать полезную информацию. Форма записи зависит от характера  обсуждаемого вопроса. Если вырабатывается план конкретных действий, то страничку  своего делового дневника целесообразнее разделить на три колонки. В первой колонке отмечается фамилия выступающего, во второй — кратко суть предложения, в третьей — фамилии тех, кто  поддержал это предложение. В  итоге накапливается перечень предложений, из которых можно формировать  план, а сама страничка остается резервом идей, которые в данный момент не реализуются, но могут быть актуальны в будущем.

     5. Обеспечение активности всех  участников совещания.

     Председательствующий  должен учитывать так называемый психологический феномен и организовать такой порядок выступлений, при  котором их очередность будет  обратно пропорциональна авторитету и положению выступающего. Это  обусловлено тем, что более молодые  сотрудники весьма неохотно высказывают  свою точку зрения — особенно тогда, когда она не совпадает с уже  высказанным мнением руководителя. Именно поэтому свежие, нестандартные  решения проблем, исходящие от более  молодых сотрудников, чаще всего  просто не обсуждаются.

     Другой  способ повысить активность на совещании  — потребовать от каждого его  участника, чтобы тот непременно выступил.

     6. Обсуждение особых мнений.

     Как уже отмечалось, гарантией успешного  проведения совещания является учет мнений всех его участников. Конечно, некоторые из них могут быть и  ошибочны. Но в этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить  причину возникновения ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание  с таким чувством, что его точка  зрения правильна, а решение совещания  ошибочно).

     Вторую, чаще всего большую часть особых мнений составляют суждения, высказанные  такими людьми, которые стремятся  расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Эти  мнения и требуют обсуждения, потому что, как правило, они представляют собой особую ценность и позволяют  достигнуть положительных результатов. На совещании нельзя прибегать к  голосованию, ибо это уже будет  не совещание, а собрание. При обсуждении особых мнений следует, если есть в  этом необходимость, критиковать точки  зрения, подходы к решению проблем, но не самих людей.

     Таким образом, совещание при соответствующем  уровне его подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе решений, принимаемых по различным  проблемам и вопросам, лежат коллективные обсуждения и рекомендации. Успех проведения делового совещания во многом зависит от степени подготовленности менеджера, а так от знания необходимых условий проведения делового совещания. Рассмотрим ситуацию проведения делового совещания на конкретном примере.

     Фирма «А» собирается заключить контракт на поставку оборудования фирме «Б». Однако, для оплаты данного оборудования фирма «Б» вынуждена воспользоваться  банковским кредитом. Таким образом, на деловом совещании поставлен  вопрос о сроке окупаемости данного  оборудования для развития производства, а так же скорейшего возврата кредита.

     Проведение  делового совещания руководитель фирмы  «Б» начинает с постановки цели. В данном случае цель совещания –  определение срока окупаемости  дорогостоящего оборудования. Таким  образом, данное совещание проводится с целью решения производственной задачи и относится к проблемному виду совещания. В целях повышения эффективности совещания, секретарь ознакомил заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов и списком выступающих на совещании. Руководитель так же подготовился к совещанию, сделав необходимые наброски, таблицы и графики, продумав стиль и методы проведения совещания. Подготовил необходимый перечень вопросов к отделу снабжения, главному бухгалтеру, главному инженеру, экономисту фирмы.

     В ходе совещания был рассмотрен ряд предложений с необходимым их обоснованием, составлен график окупаемости оборудования. Секретарь запротоколировал все поручения руководителя.

     Итогом  делового совещания стало положительное  решение вопроса о покупки  оборудования у фирмы «Б», а так  определение целесообразности обращения  к банковскому кредиту.

     Длительность  описанного выше совещания составила 40 минут. 
 

     Список  использованных источников: 

1. Кабушкин  Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. / Н.И. Кабушкин . – 5 изд., стереотип. –  Мн.: Новое знание, 2002. – 336 с.
2. Комарова Н.В. Теоретические основы менеджмента: Конспект лекций / Н.В. Комарова – М.: доброе слово , 2005. – 64 с.
3. http://coolreferat.com/Менеджмент%20современная%20система%20управления%20Методологические%20основы%20менеджмента
4. http://examen.od.ua/shpora/page154.html
5. http://www.aup.ru/books/m99/2_8.htm
6. http://www.rostovclimb.narod.ru/content/4_214.html