Планирование работы: перспективное, годовое, текущее

Планирование работы: перспективное, годовое, текущее 

Л.В.Табунидзе, генеральный директор НОУ «Частный детский сад-школа «РОСТ», г. Санкт-Петербург  

Жизнь заключается  не в том, чтобы заполучить козырные карты, а в том, чтобы хорошо сыграть  теми, которые есть.  

Переход на самостоятельную  финансово-хозяйственную деятельность образовательных учреждений заставляет руководителя учреждения посмотреть иным образом на свою управленческую деятельность. Для того чтобы учреждение могло успешно функционировать на рынке образовательных услуг, руководитель должен осознавать свою профессиональную принадлежность к менеджменту, понимать среду образовательного бизнеса (экономическую, правовую, организационную), усвоить ту сумму знаний, которая прямо касается менеджмента, придерживаться некоторых стандартов и даже внешних атрибутов поведения, которые обычно присущи менеджерам, уметь хорошо управлять, добиваться поставленных целей.  

Проясним некоторые  термины  

«Менеджмент» (англ.) или «управление» (русск.) – это  вид деятельности по управлению людьми для достижения определенных целей  в самых разнообразных организациях. Менеджмент в сфере образования - это комплекс принципов, методов, организационных  форм и технологических приемов  управления образовательным процессом, направленный на повышение его эффективности  посредством планирования, организации, мотивация и контроля.  

Вся деятельность топ-менеджера (руководителя) образовательного учреждения должна обеспечить эффективность процесса образования. Для того, чтобы успешно организовать этот процесс, руководителю нужно использовать ряд дополнительных операций, присущих менеджменту любой организации, но не всегда несущих в себе образовательный характер. Т.к. менеджмент сложно разделить на составные независимые друг от друга части, то будем рассматривать компоненты менеджмента в комплексе в виде следующей схемы:  

Управление маркетингом (market-рынок) - процесс изучения рынка  и продвижения товара (услуги) в  нем посредством управленческой концепции, образа мышления, своеобразной философия деятельности на рынке, и  системы практических приемов и  мер, направленных на достижение успеха на рынке:  

•  Реклама - мысль (идея), которую нужно довести  до потребителя.  

Виды рекламы:

реклама в прессе;

печатная реклама;

аудиовизуальная реклама;

радио- и телереклама;

выставки и ярмарки;

рекламные сувениры;

прямая почтовая реклама (директ мейл);

наружная реклама;

компьютерная реклама.  

•  PR ( pablik relations ) - формирование благоприятного общественного мнения в обществе - управленческая деятельность по достижению гармонии интересов фирмы и ее социальной среды на основе правдивой информации, т.е. направлена на продвижение фирмы в обществе.  

Деятельность PR состоит  из четырех основных этапов:

Анализ: какова проблема?

Планирование: что  нужно сделать?

Коммуникация: как  это сообщить людям?

Оценка результатов: дошло ли сообщение до аудитории  и произвело ли нужный эффект?  

•  Стимулирование сбыта включает в себя все виды маркетинговой деятельности, направленные на стимулирование действий покупателя, сделать незамедлительную продажу  услуги. Основные формы стимулирования сбыта: премии; скидки с цены; торговая скидка; купоны; спонсорская поддержка  специальных мероприятий; игры и  конкурсы и др.  

Управление образовательным  процессом – осуществляется на основе принятых в образовательном учреждении и его структурных подразделениях «Образовательных программ». Технологический  процесс включает в себя работу с персоналом, обучающимися и родителями. Эта часть менеджмента наиболее знакома руководителю и на ней мы не будем останавливаться.  

Управление финансами - формирование и регулирование всех финансовых процессов в учреждении, включая инвестиции (бюджетное финансирование оплата за дополнительные платные образовательные  и др. услуги, предоставляемые учреждением, спонсорские средства и др.).  

Механизмы управления финансами:

Финансовый учет (налоговый, бухгалтерский и управленческий учет) - система сбора и обработки  финансовой информации об учреждении, дающая ее пользователям возможность  выносить обоснованные суждения о финансовом положении организации и принимать  экономические решения.

Составление смет и  калькуляций - бухгалтерский расчет затрат в денежном выражении на осуществление  работ и услуг.

Финансовое планирование - процесс оценки и выбора проекта  денежных вложений, а также его  формализация в виде бюджета или  финансового плана. Финансовое планирование подразумевает:

выявление потребностей в средствах;

анализ альтернативных вариантов удовлетворения этих потребностей;

подготовку доклада  для руководителя;

выбор лучшей альтернативы;

распределение имеющихся  ресурсов между различными направлениями  инвестирования.  

Управление персоналом - сфера деятельности руководящего состава организации, руководителей  подразделений, направленная на повышение  эффективности работы учреждения за счет повышения эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами.  

Основные направления  работы с персоналом:

концепция управления персоналом;

привлечение персонала;

подбор персонала;

кадровое делопроизводство;

адаптация персонала;

оценка персонала;

кадровый резерв;

развитие, мотивация  и стимулирование персонала;

охрана труда.  

Логистика – это  организация процессов разного  типа и всех их вместе (кто, что, когда  и в какой последовательности).  

Логистика – это  такая «труба», по которой движутся потоки: материальные, финансовые, информационные, и с ними что-то происходит, меняется их качество. Такие потоки могут быть как внешние, так и внутренние.  

Внешняя логистика  образовательного учреждения регулируется нормативной базой, действующей  на территории Российской Федерации. Принимая управленческие решения по различным  вопросам деятельности учреждения необходимо строго соблюдать иерархию и приоритетность документов:  

1 группа документов - Гражданский кодекс РФ, Трудовой  Кодекс РФ, налоговое законодательство  РФ;  

2 группа документов - Закон об образовании РФ и  другие отдельные законы РФ;  

3 группа документов  – Законы субъектов Федерации;  

4 группа документов - инструкции по применению законов  и иные подзаконные акты;  

5 группа документов - методические указания и рекомендации, ведомственные инструкции;  

6 группа документов - комментарии, консультации, мнения  специалистов и т.п.  

Логистика внутри образовательного учреждения регулируется локальными актами, издаваемыми в учреждении, в которых  прописываются бизнес- и технологические процессы, происходящие в учреждении, в форме следующих документов :

Положения: «О структурном  подразделении», «О персонале», «Об обучающихся», «Об оплате образовательных услуг», «О материальном стимулировании», «О службе охраны труда», «Об оценке персонала» и т.п.;

Правила: «Внутреннего трудового распорядка», «Подготовки  и передачи дел в архив», «Ведения телефонных переговоров» и т.п.;

инструкции: «По делопроизводству», «По работе с кадровыми документами» и т.п.;

приказы административные, по основной деятельности, по кадрам и  т.п. (в соответствии с циклограммой приказов) и распоряжениями руководителя учреждения и т.д.  

Процесс управления учреждением – это процесс  планирования , организации , мотивации и контроля , необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Имеется две общих характеристики связующие эти процессы:

они все требуют  принятия решений;

для всех нужна коммуникация, обмен информацией.  

Коммуникации (связь, сообщение, средство связи, информацию, средство информации, контакт, общение, соединение) – это обмен информацией  между другими системами, ее смысловым  значением между двумя и более  людьми. Информация необходима менеджеру для правильного принятия решения, чтобы сделать это решение понятным для других членов организации.  

Этапы планирования  

Функция планирования должна отвечать на вопросы: где находится  организация в настоящее время, куда должна двигаться организация, каким образом организация собирается сделать это?  

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования.  

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваше учреждение) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.  

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать  разными способами. Какой из них  представляется наилучшим? Какие можно  сразу отбросить как нецелесообразные?  

Этап 3. Составление  перечня необходимых действий. Что  конкретно нужно сделать, чтобы  осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?  

Этап 4. Составление  программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего  выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?  

Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для  реализации плана? Сколько времени  уйдет на его выполнение?  

Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный  план цели, поставленные на этапе 1? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться  к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.  

Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между  собой сроки выполнения отдельных  работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные  участки работы?  

Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости. Контроль, как функция менеджмента, будет рассмотрен этой статье более подробно.  

В практике работы образовательных  учреждений разрабатываются три  основных вида планов: перспективный, годовой и текущий.  

Взгляд на перспективу  

Перспективный план работы учреждения составляется обычно на 5 лет и представляет собой  программу развития организационной  модели учреждения. Организовать –  значит создать некую структуру и определить роли и задачи каждого из элементов этой структуры для достижения целей организации.  

Основная общая  цель организации – четко выраженная причина ее существования – обозначается как ее миссия . Например, миссия НОУ «РОСТ» - « МЫ ЗАБОТИМСЯ О ТЕХ, КТО ЗАБОТИТСЯ О СВОИХ ДЕТЯХ!»  

Стратегия - это сильная  деловая концепция плюс набор  реальных действий, который способен привести эту деловую концепцию  к созданию реального конкурентного  преимущества, способного сохраняться  длительное время.  

Советы:

Начинайте процесс структурирования / реструктурирования с разработки общей стратегической цели, или как ее называют «миссии» и стратегической концепции учреждения.

Разработайте стратегию  того, каким образом организация  собирается добиться успеха, соответствующую  общей стратегической концепции  учреждения.

Прежде чем формулировать  стратегию учреждения, разработайте стратегию каждого подразделения  в ее составе, представив, что все  они являются как бы отдельными компаниями.