Отчет по производственной практике

      Сервисный инженер (2 чел.):

• Осуществление пуско-наладочных работ;
• Осуществление гарантийного обслуживания и послегарантийного договорного обслуживания;

      Менеджер  по продажам (1 чел.):

• Оперативная работа с клиентами компании филиала, выполнение личных планов продаж;
• Прием заказов;
• Изготовление сопроводительной документации;
• Оформление заявки менеджеру отдела логистики (если такая должность предусмотрена) на доставку товара клиенту;
• Решение технических вопросов возникающих в процессе использования клиентом продукции поставленной компанией филиала;
• Поиск новых клиентов;
• Участие в запланированных маркетинговых мероприятиях;
• Контроль за дебиторской задолженностью своих клиентов;
• Предоставление КДФ информации необходимой для обеспечения наличия в филиале нормативных складских запасов.

      Главный бухгалтер (1 чел.)

• Совмещает функции главного бухгалтера филиала с функциями бухгалтера кассира и финансового контролера филиала;
• Ведение бухгалтерских счетов, осуществление всех необходимых проводок в ИС предприятия;
• Оплата поставщикам, оплата налогов и осуществление всех текущих платежей;
• Ведение кассы предприятия;
• Обработка первичных документов;
• Ведение счета взаиморасчетов с клиентами;
• Ведение расчетов с подотчетными лицами;
• Начисление и выдача заработной платы сотрудникам;
• Контакт с государственными контролирующими организациями (Фискальными органами);
• Ведение бухгалтерской документации в соответствии с законодательством РФ и нормативными документами внутри предприятия;
• Коррекция бюджетов;
• Организация и проведение ежегодного аудита.

      Начальник транспортного отдела(1 чел.):

• Непосредственно подчиняется генеральному директору;
• Осуществляет своевременное обеспечение автотранспортом и выполнение погрузочно-разгрузочных работ.

 

    2. Индивидуальное задание.

       Внутрифирменная информационная система.

    В компании «Апостроф-Юг» работа всех структур осуществляется в единой информационной системе компании «HGS»(далее База), объединяющей несколько крупных компаний: «Апостроф», «Вариант», «Ориентал-pro» и «HGS»

    База  была сформирована и написана программистами исходя из целей и задач, поставленных перед компанией. Она состоит из нескольких блоков, каждый из которых несет свою информационно-аналитическую задачу. 

    2.1 Блок «Фирмы-клиенты».

    Один  из основных блоков Базы – «Фирмы-клиеты» (см. приложение №1). В данном разделе отражается вся необходимая информация по каждому клиенту, включающая в себя основные данные по названию фирмы, юридическому адресу, контактным телефонам, основным представителям компании, электронным адресам, веб.сайту (при наличии), реквизитам компании, установленному оборудованию. При необходимости, через раздел фирмы можно открыть всю историю взаимоотношений с данной фирмой – посмотреть все коммерческие предложения, которые выставлялись анной фирме, все счета, заключенные договора, а также все маркетинговые рассылки, которые отправлялись данной фирме. 

    2.2 Блок «Товары»

    Этот  блок рассматривает «Товары» (см. приложение №2), сгруппированные по принципу построения полиграфического бизнеса: допечатные процессы, печатные процессы, послепечатные процессы. В каждом из этих блоков далее идет распределение по поставщикам оборудования, предназначенного для данных процессов. Каждому товару в базе присвоен idtem-номер. Необходимый товар можно найти либо по его названию, либо по его индивидуальному номеру. Отдельным блоком в базе выделены вспомогательные услуги: сервисные работы, монтаж оборудования, демонтаж оборудования, доставка до клиента и т.д. Принцип поиска необходимого оборудования по поступившей заявке от клиентов очень прост и доступен. 

    2.3 Блок «Движение  товаров»

    Следующим блоком Базы, связанным с товарами является блок отражающий движение товара по заключенным сделкам (см. Приложение №3). При заключении договора и поступлении первого платежа в данном блоке появляется проданный товар, по которому можно отследить его движение «заказ - отгрузка от поставщика - склад первого перевозчика - склад второго перевозчика - основной склад компании в Москве - отгрузка клиенту».  

    2.4 Блок «Коммерческие  предложения»

    Основная  работа менеджеров осуществляется в  блоке «Коммерческие предложения» (см. Приложение №4). В данном блоке менеджер имеет возможность сформировать предложение клиенту, выбрав из блока «Фирмы» конкретного клиента, конкретного представителя клиента и выбрать из блока «Товар» необходимое оборудование. В готовом коммерческом предложении автоматически будет сформирована конечная цена для покупателя. При этом в блоке товар отражена цена закупки товара, себестоимость товара (затраты на доставку, растоможку), затраты на пуско-наладку данного товара. Менеджер имеет возможность, отталкиваясь от имеющейся информации о себестоимости товара корректировать цену в меньшую или большею сторону в случае необходимости (как то конкурентная борьба, эксклюзивность товара, наличие свободным на складе). С данного блока, коммерческое предложение, простым нажатием кнопки, формируется в текстовом варианте, где присутствует вся техническая информация о товаре, цена, условия оплаты, сроки поставки. Далее данное предложение отправляется на указанный электронный адрес либо по факсу. 

    2.5 Блок «Сделки»

    Если  в процессе работы менеджера достигнута договоренность о продаже данного  товара клиенту, из блока «Коммерческие предложения» формируется договор клиенту, который выбирается из нескольких шаблонов, присутствующих в базе, отличающихся количеством платежей по условиям договора, условиями передачи товара клиенту, основными условиями поставки  (Exw, CIP, DDP). После подписания пакета документов, включающего договор, спецификацию, требования к помещению, где будет установлено данное оборудование и получения авансового платежа от клиента, сделка автоматически попадает в блок «Сделки» (см. Приложение №5). В данном блоке отражена вся информация по каждой конкретной сделке: номер договора, сумма договора, дата открытия договора, прибыль, дата отгрузки клиенту, дата закрытия договора. 

    2.6 Блок «Заявки на  отгрузку»

    При поступлении товара по каждой конкретной сделке, на складе компании формируется заявка на отгрузку товара в блоке «Заявки на отгрузку» (см. Приложение №6), в которой отражается номер договора, название клиента, адрес клиента, условия передачи оборудования (доставка до ворот клиента либо самовывоз), затраты на доставку (кем оплачиваются: компанией или клиентом). При появлении в данном разделе заявки, в бухгалтерии готовится пакет сопроводительных документов (накладные, счета-фактуры), на складе компании товар готовиться к отгрузке. После чего данный товар отгружается со склада. 
 
 

    2.7 Блок «Просроченные  документы»

    Данная  база (см. Приложение №7) позволяет помимо основных операций осуществлять контроль за движением денежных потоков по каждому конкретному договору. В случае просрочки платежей или неполному платежу в блоке просроченные документы сразу появляется информация о данной сделке и сути проблемы. 

    2.8 Блок «Заявки на  платежи»

    В отдельном блоке «Заявки на платежи» (см. Приложение №8) формируется заявка на каждый конкретный платеж, в котором возникает потребность по роду компании, как то выплата зарплат, оплата аренды помещение, оплата за пользование междугородней связью и интернетом, оплата поставщикам, оплата транспортных компаний. Каждая из заполненный заявок утверждается вышестоящим руководителем, финансовым контролером, который сверяется с утвержденным бюджетом на данный отчетный период. Только после утверждения всеми структурами данная заявка поступает на оплату. 

    2.9 Блок «Рассылки»

    В этой же информационной системе осуществляется маркетинговая работа с клиентами (см. Приложение №9). В компании принято осуществлять тематические рассылки, направленные на поздравления клиентов с праздниками, приглашения на посещения тематических выставок, продвижение отдельной группы товаров или продвижение поставщиков компании. 
 
 
 
 

Заключение

    Анализируя  данные, отраженные в базе хотелось бы отметить удобство работы с ней, возможность получить всю информацию не только по клиенту, но и по истории  взаимоотношений с клиентом на всем протяжении существовании компании. Одним из недостатков базы является наличие сдвоенного товара, особенно это касается запасных частей, что вызывает неудобство в работе менеджеров, отвечающих за продажу запасных частей  и затраты дополнительного времени. Руководство осведомлено о наличии данной проблемы и в данный момент ведутся работы по совершенствованию системы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №1 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №2 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №3 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №4 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение№5 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение№6 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №7 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №8 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Приложение  №9 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Учредительный договор ЗАО «Апостоф-Юг»
2. Устав ЗАО «Апостоф-Юг»
3. Должностные инструкции ЗАО «Апостоф-Юг»
4. www.hgs.ru
5. Информационная система компании «HGS»