Отчет по практике в ОАО «Насосэнергомаш»

Организационно-управленческая структура отдела внешнеэкономических связей.

Внешнеэкономической деятельностью на предприятии занимается бюро внешнеэкономических связей. Оно является структурным подразделением отдела маркетинга. (рис. 2.2.1.). Бюро ВЭС было создано в начале 90-х годов, когда предприятию пришлось выйти на международные рынки в связи с:

1.      нестабильностью политической и экономической обстановки в стране;

2.      несовершенством законодательства;

3.      нестабильностью национальной валюты;

4.      конкуренцией со стороны действующих на внутренних рынках иностранных компаний.

Кроме того выходу предприятия на мировой рынок посодействовали следующие мотивы самого предприятия:

-         снижение риска потери доходов за счет снижения зависимости от одного внутреннего рынка;

-         расширение рынка сбыта продукции с целью увеличения прибыли;

-         получение за рубежом ноу-хау за счет кооперации с иностранными партнерами;

-         ожидание низкого экономического роста и ухудшения инвестиционного климата;

-         диверсификация источников снабжения материально-техническими ресурсами.

Рис. 2.2.1 Организационно-управленческая структура отдела маркетинга.

              Договорное бюро занимается заключением договоров на поставки продукции в страны СНГ.

              Бюро сбыта оформляет документы, сопровождающие груз.

              Бюро ВЭС осуществляет поставки оборудование в страны дальнего зарубежья (рис. 2.2.2.).

              В функции бюро прогнозирования и рекламы входит маркетинговые исследования рынка.

Рис. 2.2.2. Организационно-управленческая структура бюро внешнеэкономических связей.

Финансист бюро ВЭС занимается пересчетом всех денежных сумм в иностранной валюте в национальную.

Ино-корреспондент производит деловую переписку с иностранными партнерами.

Инженер по подготовке производства осуществляет подготовку производства по текущим заявкам.

Права и обязанности всех работников отдела схожи. Они перечислены в должностной инструкции ведущего специалиста отдела ВЭС.

Должностные инструкции

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Ведущий специалист отдела внешнеэкономических связей назначается на должность и освобождается от занимаемой должности президентом ОАО по представлению начальника отдела маркетинга.

1.2. Непосредственное руководство работой ведущего специалиста ОВЭС осуществляет заместитель начальника отдела маркетинга.

1.3. На должность ведущего специалиста ОВЭС назначаются лица, имеющие высшее инженерно-экономическое или инженерно-техническое образование, свободно владеющие украинским и русским языком, имеющие стаж работы в должности специалиста не менее 2-х лет. Проходит аттестацию 1 раз в пять лет.

1.4. Основной задачей ведущего специалиста ОВЭС является организация и руководство специалистами отдела с целью полного удовлетворения требований потребителей насосного оборудования на внутреннем и внешнем рынках; при минимальных затратах получение максимальной прибыли от реализации продукции .

1.5. Ведущий специалист ОВЭС должен знать:

-         номенклатуру продукции, выпускаемую ОАО;

-         ценовые характеристики на оборудование завода;

-         порядок заключения договоров, контрактов;

-         руководящие материалы по качеству;

-         Стандарты, действующие в отделе маркетинга;

-         Положение о поставках ППТН;

-         методы ведения переговоров с потребителями;

-         Устав ОАО, Колдоговор.

1.6 Ведущий специалист ОВЭС в своей работе руководствуется Законодательством Украины, Постановлениями, Распоряжениями Кабинета Министров Украины, Уставом ОАО, действующими в ОАО СТП, Положением об отделе маркетинга, приказами, стандартами, инструкциями и распоряжениями по ОАО, распоряжениями по отделу, устными распоряжениями начальника отдела и его заместителя.

1.7 Оплата труда производиться согласно действующего Положения в ОАО.

2. ОБЯЗАННОСТИ

Ведущий специалист ОВЭС обязан:

2.1 Руководить работой подчиненных ему специалистов; ставить перед ними конкретные задачи и контролировать их выполнение.

2.2 Разрабатывать и представлять на утверждение зам.начальника отдела маркетинга планы работы отдела на месяц, квартал, год.

2.3 Осуществлять контроль за качественным и количественным оформлением договоров на поставку насосного оборудования, разовых заказов.

2.4 Ежедневно осуществлять контроль за выполнением договрных обязательств по поставке продукции.

2.5 Контролировать оформление и заключение договров в соответствии с утвержденным планом производства, ответы на протокол разногласий.

2.6 На основании полученных заявок от заказчиков активно участвовать в оформлении плана производства.

2.7 Постоянно проводить работу по сбору и обработке информации о потенциальных потребителях насосного оборудования, их пожелания, а также отношению покупателей и трговых фирм, как к продукции завода, так и конкурентов.

2.8 Вести активный поиск клиентов для реализации продукции завода на традиционных и новых рынках; в этих целях широко применять рекламный и информационный материал.

2.9 Осуществлять контроль за правильным открытием заказов, своевременным закрытием их и оперативным внесением изменений в заказы.

2.10 Контролировать выполнение поставок насосного оборудования по прямым связям.

2.11 Осуществлять взаимосвязь с техническими и коммерческими службами завода по вопросам согласования поставки оборудования по прямым связям.

2.12 Прорабатывать, визировать, передавать необходимые материалы по преддоговорным спорам и претензиям в юротдел для передачи их в Арбитраж и участвует, при необходимости, в заседании Арбитража.

2.13 Контролировать своевременную выдачу разнарядок на отгрузку продукции в отделе сбыта. Составлять и выдавать в цеха и службы завода план обязательной поставки оборудования на квартал и следить за его выполнением.

2.14 Осуществлять контроль за своевременными и качественными ответами на поступившую корреспонденцию.

2.15 Вести необходимую подготовительную работу с поступившей корреспонденцией, для обработки ее на ПЭВМ.

2.16 Проверять и визировать плановые документы по поставкам продукции.

2.17 Ежемесячно, 1-го числа, составлять и направлять в экономический отдел, бухгалтерию материалы о выполнении договорных обязательств за прошедший период.

2.18 Составлять отчет по форме 1 вывоз - до 3-го числа первого месяца квартала.

Своевременно предоставлять заявки на перевозку грузов в смешаном ж.д.-водном сообщении в установленный срок (60 дней до начала квартала).

2.19 Осуществлять непосредственную связь с цехами-изготовителями насосного оборудования по вопросам изготовления и поставки насосов.

2.20 В совершенстве владеть знаниями ТУ на насосы по всей номенклатуре выпускаемой продукции.

2.21 Осуществлять деловую переписку, переговоры с заказчиками и коммерческими структурами по вопросам поставки насосного оборудования.

2.22 При осуществлении деловых контактов, в беседах и при проведении переговоров, держаться с достоинством, тактично, не допускать высокомерия или пренебрежения, угодничества и панибратства.

2.23 Соблюдать конфиденциальность сведений, которые стали известны в процессе работы, если они не составляют коммерческую тайну завода.

2.24 Строго хранить коммерческую тайну завода и не использовать ее в собственных целях в ущерб заводу.

2.25 Совместно с другими работниками отдела принимать активное участие в разработке проектов рекламных проспектов, буклетов, листовок, бюллетеней и другой рекламной продукции.

2.26 Подготавливать и выносить на обсуждение инициативные и взаимовыгодные предложения по продаже продукции завода.

2.27 Самостоятельно и систематически повышать свою деловую квалификацию, совершенствовать знания украинского языка и др. языков, постоянно вносить предложения по улучшению организации труда в отделе, повышать свой интеллектуальный уровень. Ежегодно повышать свое профессиональное мастерство на курсах, семинарах, конференциях.

2.28 Совершенствовать свои знания в области пользователя ПЭВМ, современных средств связи и передачи информации, множительной техники.

2.29 В своей работе использовать наиболее экономичные средства связи.

2.30 По требованию руководства завода и отдела готовить необходимые справки, материалы, предложения (по предъявленным формам).

2.31 Выполнять устные и письменные распоряжения и указания начальника отдела.

2.32 Бережно относиться к имеющимся в отделе средствам связи, вычислительной и множительной технике, бытовым приборам и другому инвентарю.

2.33 Содержать в порядке и чистоте свое рабочее место и комнату в целом, соблюдать технику безопасности, пожаробезопасности.

2.34 Постоянно проводить работу по сбору информации о потенциальных потребителях насосного оборудования, их пожеланиях и отношению заказчиков к продукции завода и конкурентов.

2.35         Изучать потребителей и вести ежедневную работу по формированию базы данных «Потребитель».

2.9         По мере необходимости выезжать в командировки для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела. По прибытии, в течение 5 дней оформлять подробный отчет о работе в командировке.

2.10     Принимать активное участие в создании выставочных экспонатов, стендов, участвовать в выставках, ярмарках и др. мероприятиях.

2.11     Активно сотрудничать в оформлении информационного стенда отдела маркетинга.

2.12     Изучать и, по согласованию с руководством отдела, применять на практике новые методы заключения договоров.

2.13     Соблюдать правила и нормы по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.

2.14     Контролировать выполнение специалистами отдела требований системы качества.

3.ПРАВА

Ведущий специалист ОВЭС имеет право:

3.1 С разрешения  руководства отдела вести переговоры с заказчиками по вопросам поставки оборудования.

3.2 Согласовывать с руководством отдела и принимать необходимые решения при оформлении договоров по прямым длительным связям, вытекающие из условий поставки.

3.3 В процессе очных и заочных контактов с заказчиками принимать инициативные решения, предложения, имеющие выгоду для завода, как на текущий момент, так и на перспективу.

3.4 Отдавать распоряжения подчиненным и требовать своевременного их выполнения.

3.5 Требовать от подчиненных своевременного и точного представления сведений, отчетов, связанных с функциями отдела.

3.6 Принимать участие в совещаниях по вопросам изготовления и поставки оборудования, формирования плана производства, заключения договоров и др.

3.7 Требовать от подчиненных работников соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка, правил техники безопасности, пожаробезопасности и промсанитарии.

3.8 Представлять начальнику отдела предложения о подборе, рациональной расстановке кадров, поощрению работников и принятию к ним мер дисциплинарного воздействия.

1.6. Разрабатывать, вносить предложения по изменению должностной инструкции на работников.

1.7. Принимать участие в распределении премий, доведенных отделу администрацией завода.

1.8. Представлять отдел маркетинга в других подразделениях завода по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист несет в установленном порядке ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей и использование предоставленных ему прав, а также:

4.1 За несвоевременное и неправильное заключение хоз.договоров на поставку продукции.

4.2 За несоблюдение сроков и условий поставки продукции в соответствии с заключенными договорами.

4.3 За некачественную, несвоевременную переписку по поставкам продукции.

4.4 За взыскание штрафных санкций по поставкам оборудования, преддоговорным спорам.

4.5 За предоставление недостоверной или лживой информации руководству отдела.

4.6 За распространение коммерческой и служебной тайны ОАО.

4.7 За несоблюдение ценовой политики на ОАО.