Отчет о практике в «Катана-Экспорт»

Отбор подходящих под требуемые параметры конкурсных предложений я проводила на web-площадках: www.zakupki.ru, www.sberbank-ast.ru, www.komtender.ru.

Для оценки конкурсной заявки на предмет наличия авансового платежа, требовалось загружать конкурсную документацию по каждому конкурсу.

В конкурсной документации есть два раздела, где может указываться  наличие или отсутствие авансового платежа: информационная карта и  проект договора.

Информационная карта  – часть конкурсной документации, где приводится свод обо всем конкурсе: заказчик, место, стоимость, состав работ  и поставляемых оборудования, материалов или услуг, наличие или отсутствие авансового платежа, а также сроки  подачи и рассмотрения конкурсных предложений  и место вскрытия конвертов.

В проекте договора есть раздел, где говорится о цене договора. Как правило, там также приводятся сведения о наличии или отсутствии авансового платежа.

Для того чтобы найти конкурсную заявку с низким обеспечение заявки и наличием авансового платежа необходимо было просмотреть порядка 20 конкурсных заявок. Таким образом, статистика отфильтровки заявок составляет около 5%.

После отбора нужных заявок я передавала их сметчику для подготовки технической части. Техническое предложение готовиться индивидуально под каждую заявку и не имеет типовых форм.

Юридическая часть напротив всегда стандартна. Я собирала документы  для технической части по шаблону:

• свидетельство регистрации,
• свидетельство о постановке на налоговый учет,
• выписка о назначении генерального директора,
• устав организации,
• бухгалтерский баланс за последние два года.

После подготовки технической  и юридических частей я отправляла полный пакет документов по электронному адресу, указанному в конкурсной заявке за цифровой подписью.

По факту выигрыша менеджер по продажам готовил договор по форме  проекта, указанного в конкурсной заявке и ехал к заказчику для его  подписания.

Таким образом, весь бизнес – процесс канала продаж «электронные торги» выглядел следующим образом:

Рис.2. Бизнес – процесс канала продаж «электронный торги».

2.3. Прием входящих  звонков и консультации потенциальных  клиентов

Входящие звонки поступают  от прошлых клиентов, людей по рекомендациям  и по рекламе. Входящих звонков в  день порядка 10 – 15.

В процессе консультаций потенциальные  клиенты интересуются стоимостью услуг, порядком оказания услуг, надежностью  компании и ее опытом.  Я принимала входящие звонки, узнавала телефон звонившего и передавала его менеджеру по работе с клиентами.

При входящих и исходящих  звонках основная задача менеджера  по работе с клиентами назначить  встречу с потенциальным клиентом. И уже в процессе встречи обсуждать  условия будущей сделки.

2.4. Подготовка договоров  на оказание услуг

При составлении договоров  используются шаблоны договоров. Суть составления договора заключается  во внесении реквизитов заказчика в  договор.

В качестве приложения к  договору составляется Смета на работы. Сметы первоначально составляются на основании нормативов ОСТ – 15. В смете указывается состав и стоимость работ. В процессе обсуждения сметы с клиентом в смету вносятся, как правило, корректировки.

При проведении строительных работ первоначально составляется предварительная смета. Окончательный  расчет за работы осуществляется на основании  актов КС-2, КС-3. В акте выполненных  работ по форме КС-2 указывается  окончательный состав работ и  перечень израсходованных материалов в процессе проведения работ. В форме  КС-3 (справка о стоимости выполненных  работы) указывается общая стоимость  выполненных работ.

3. Заключение

3.1. Навыки приобретенные в ходе практики

 

Во время проведения практики получены:

• общее представление о структуре и деятельности малого коммерческого предприятия;
• навыки общения с клиентами;
• навыки размещения рекламы на рекламных площадках;
• общее представление о распределении рекламного бюджета;
• общее представление об эффективности разных каналов коммуникаций с потенциальными клиентами;
• навыки составления договоров;
• общее представление о составлении коммерческих предложений и нормативно-сметном расчете;
• представление о порядке закрытия работ и о формах отчетных документов по закрытию работ;
• базовые навыки работы с тендерной документацией;
• представление о составе и содержании учредительной документацией;
• представление о законодательстве, регулирующим государственные закупки;
• представление о правилах работы тендерных площадок;
• представление о внутрикорпоративных процессах участия в аукционах.

3.2. Предложение по увеличению эффективности работы

Во время практики была отработана схема привлечения заказов  через электронные торги и  предложена ввести должность менеджера  по торгам.

Менеджера по торгам предложено ввести в состав коммерческого блока  организационной структуры компании, как показано на рис. 4

Рис. 4 новая организационно-функциональная структура ООО «Каната-Экспорт»

Основные задачи менеджера  по тендерам: поиск и привлечение заказов через канал продаж «электронные торги».

Функции менеджера по торгам:

• Поиск конкурсных предложений на сайтах электронных торгов по соответствующим критериям;
• Организация комиссии для принятия решения об участии в найденных конкурсах – отбор конкурсов для участия;
• Подготовка юридической части конкурсной заявки;
• Компоновка полного пакета документов для подачи конкурсного предложения;
• Непосредственное участие в торгах, в том числе переговоры с заказчиком;
• Подготовка договора в случае выигрыша;
• Заключение договора.

С целью финансовой мотивации  менеджера по тендерам положить ему минимальный базовый оклад и назначить премиальные в виде процента от выручки с заключенных им договоров.

3.2. Анализ эффективности каналов продаж

В ходе практики был проведен экономический анализ работы двух каналов «электронные торги» и «размещение объявлении».

На каждую сотню конкурсных заявок приходится порядка 5% заявок, удовлетворяющих  заданным условиям. В среднем менеджер по торгам тратит на поиск одной  «правильной» заявки 30 мин. В течение 2-3 часов менеджер по торгам находит 5 заявок.

По опыту в 50% случаев  принимается решение об участии  в отобранных конкурсах.

Подготовка юридической  части по шаблону занимает не более 20 мин. Юридические части можно  готовить разом для всех отобранных конкурсов.

Подготовка технической части занимает в среднем 3 часа работы сметчика.

Выигрыш в конкурсах составляет 20/80. т.е. выигрывает каждая пятая заявка.

Если наладить работу в  канале «электронные торги» на потоке, когда сотрудники находятся в  непрерывном процессе отбора заявок и участия в конкурсах, то этот канал окажется значительно более  выгодным, чем канал «реклама объявлении».

Сравнительный анализ двух каналов продаж представлен в  таблицах ниже.

Расчет стоимости  одной заявки в канале  "размещение объявлений"
№ п/п	наименование	ЗП	налоги НДФЛ и  ЕСН	Итого	Сделок в месяц	стоимость одной  заявки
1	менеджер по продажам	15000	8482,759	23482,76	2	30 982,76
3	сметчик	15000	8482,759	23482,76
4	реклама			15000
				61965,5
Расчет стоимости  одной заявки в канале  "электронные торги"
№ п/п	наименование	ЗП	налоги НДФЛ и  ЕСН	Итого	Сделок в месяц	стоимость одной  заявки
1	менеджер по продажам	15000	8482,76	23482,8	20	4 272,41
2	менеджер по тендерам	15000	8482,76	23482,8
3	сметчик	15000	8482,76	23482,8
4	реклама			15000
				85448,3
Расчет стоимости  одной заявки в двух каналах
№ п/п	наименование	ЗП	налоги НДФЛ и  ЕСН	Итого	Сделок в месяц	стоимость одной  заявки
1	менеджер по продажам	15000	8482,76	23482,8	20	3 884,01
2	менеджер по тендерам	15000	8482,76	23482,8
3	сметчик	15000	8482,76	23482,8
4	реклама			15000	2
				85448,3	22

 

В расчет не включались накладные расходы, кроме заработной платы сотрудников.

Если рассматривать канал  продаж «электронные торги» как основой, то канал продаж «размещение объявлений»  дает не существенный прирост эффективности  работы коммерческого блока.

Однако, эти расчеты условны. Компания в настоящий момент не в  состоянии обработать одновременно большой поток сделок.

Поэтому канал «электронные торги», несмотря на свою большую эффективность, не может рассматриваться как основной канал продаж.

Все расчеты были представлены руководству компании на принятия адекватного  решения.